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Neue Lieferantenrechnung erstellen
Es gibt 3 Varianten eine Lieferantenrechnung zu erstellen.
- Lieferantenrechnung via bexio Go App erstellen
- Lieferantenrechnung via Posteingang erstellen
- Lieferantenrechnung via «Ausgaben» erstellen
Variante 1
Lieferantenrechnung via bexio Go App erstellen: Die Anleitung finden Sie hier
Wenn Sie daran interessiert sind, dass dieser Prozess noch mehr vereinfacht wird, besuchen Sie unseren Marketplace für Apps wie bspw. Kontera, Triboni und weiteren Angeboten.
Variante 2
Lieferantenrechnung via Posteingang erstellen
- Öffnen Sie «Apps» → «Posteingang».
- Laden Sie den Beleg hoch und klicken Sie auf das «drei-Punkte-Menü».
- Wählen Sie «Neue Lieferantenrechnung».
- Wählen Sie anschliessend den Kontakt aus.
Unter «Apps» → «Posteingang» klicken Sie auf «Hochladen» um einen Beleg direkt hochzuladen. »Weitere Informationen zum Hochladen von Dateien im Posteingang«.
Klicken Sie auf das «drei-Punkte-Menü» und anschliessend auf «Neue Lieferantenrechnung». Damit wird mit dem angewählten Beleg eine Lieferantenrechnung erstellt.
Anschliessend wählen Sie den Kontakt für die Lieferantenrechnung aus.
Wenn der Anhang der Lieferantenrechnung eine QR-Rechnung enthält, werden die Details der Rechnung extrahiert.
Variante 3
Lieferantenrechnung via «Ausgaben» erstellen
- Öffnen Sie «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen».
- Wählen Sie «Neue Lieferantenrechnung».
- Wählen Sie anschliessend den Kontakt aus.
Gehen Sie zu «Ausgaben» → «Lieferantenrechnungen» und klicken Sie auf «Neue Lieferantenrechnung».
Anschliessend wählen Sie den Kontakt für die Lieferantenrechnung aus.
Sie können dann einen Anhang hochladen oder einen Anhang aus dem Posteingang auswählen.
Wenn der Anhang der Lieferantenrechnung eine QR-Rechnung enthält, werden die Details der Rechnung extrahiert.
Bitte beachten: Wenn für den ausgewählten Kontakt bereits eine Lieferantenrechnung erstellt wurde, werden für die neue Lieferantenrechnung standardmässig dasselbe Buchhaltungskonto und derselbe Steuersatz verwendet wie für die letzte Rechnung dieses Lieferanten.
Anschliessend können Sie auf der rechten Seite der Lieferantenrechnung Ihren Beleg hochladen.
Beleg zur Lieferantenrechnung anhängen
Nach dem Grundsatz keine Buchung ohne Beleg können Sie die Originalrechnung der Lieferantenrechnung als Beleg anhängen. Wenn der Beleg nicht bereits über die Variante 1 oder Variante 2 angehängt / verknüpft wurde, können Sie dies auf der rechten Seite der Lieferantenrechnung vornehmen.
- Über «Datei hochladen…» können Belege / Dateien direkt von Ihrem Computer entweder mittels «Drag & Drop» Funktion hineingezogen, oder mit dem Button «Dateien auswählen» hochgeladen werden.
- Über «…oder aus Posteingang wählen» können Belege angehängt werden, welche Sie bereits im Posteingang hochgeladen hatten, über die bexio Go App oder via E-Mail hochgeladen haben. »Weitere Informationen zum Hochladen von Dateien im Posteingang«.
Wurden bereits Belege verknüpft, können Sie trotzdem darunter weitere Belege hochladen und mit der Lieferantenrechnung verbinden.
Sollte die Verknüpfung eines Beleges gelöst werden, können Sie dies unter dem «drei-Punkte-Menü» vornehmen.
Wenn Sie den Beleg nachträglich an die Lieferantenrechnung anhängen, können Sie die Informationen der QR-Rechnung immer noch extrahieren, indem Sie die Option "Daten extrahieren" aus dem Menü auswählen, und Ihre Lieferantenrechnung wird mit den extrahierten Informationen überschrieben.
Eingabefelder der Lieferantenrechnung
Den Titel und auch die Nummerierung der Lieferantenrechnung können Sie direkt in der Lieferantenrechnung selbst anpassen. Sie können das Rechnungsdatum, die Währung, eine Lieferantenreferenz, den Ansprechpartner und das Fälligkeitsdatum direkt in der Lieferantenrechnung definieren. Das Buchungskonto können Sie unter "Buchungskonto" aussuchen und anschliessend den entsprechenden Mehrwertsteuersatz hinzufügen.
Die Option von Steuer befreit gibt es in der Lieferantenrechnung nicht, da diese wenn Sie ohne Steuer sein will mit einem 0% Mehrwertsteuersatz erfasst werden muss.
Standardmässig wird immer das Aufwandskonto genommen, welches unter «Einstellungen» - «alle Einstellungen» - «Funktionen & Module» - «Lieferantenrechnung» hinterlegt ist. Der Mwst-Satz wird immer von den Grundeinstellungen Mehrwertsteuer übernommen, sofern Sie auf dem Kontenplan dem Aufwandskonto keinen spezifischen Mwst-Satz zugeordnet haben.
Unter «Als offen markieren» können Sie die Lieferantenrechnung buchen oder alternativ oben rechts den Entwurf abspeichern. Somit haben Sie eine Lieferantenrechnung erstellt.
Folgende Buchhaltungskonten können in den Lieferantenrechnungen im Feld "Buchungskonto" gewählt werden:
- Alle Buchungskonten die kein Systemkonto sind. (Systemkonten)
- Ausnahme: Das Konto 2201 steht zur Auswahl, obwohl es ein Systemkonto ist.
- Alle Aufwands- & Ertragskonten (einschliesslich Systemkonten).
Bevor Sie eine neue Lieferantenrechnung erstellen können, muss das neue Geschäftsjahr unter „Einstellungen“ – „Alle Einstellungen“ – „Buchhaltung“ – „Geschäftsjahr ändern“ angelegt werden.
Sie haben auch die Möglichkeit direkt in der Lieferantenrechnung, die Einstellungen aus dem vorherigen Steuerzeitraum zu übernehmen.
Mehrere Positionen, Rabatt
Wenn die Lieferantenrechnung über mehrere Posten verfügt, können Sie über «in Positionen aufteilen».
Anschliessend können Sie mehrere Positionen oder auch einen Rabatt hinzufügen. Wenn Sie einen Rabatt vom Lieferanten gewährt bekommen, klicken Sie auf "Position aufteilen" und fügen Sie den Rabatt hinzu. Entweder nutzen Sie dafür das Feld mit % oder tippen den Betrag auf der rechten Seite ein. Wenn Sie den Rabatt in % eingegeben haben, wird der Rabatt als Betrag ausgerechnet.