Inhalt

• Ein neues Dokument scannen
• Das monatliche Kontingent an Extraktionen
• Fragen und Antworten zur intelligenten Dokumentenauswahl
• Mögliche Fehlermeldungen

Ein neues Dokument scannen

Vergewissern Sie sich, dass Sie im richtigen Firmenkonto angemeldet sind. Wenn Sie mehrere Firmen verwalten, können Sie zwischen diesen wechseln, indem Sie "Home" und anschliessend die Schaltfläche "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke wählen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein neues Dokument zu scannen. Sie können zu „Home“ navigieren und auf „Scannen“ tippen, oder „Ausgaben“ wählen und auf die Schaltfläche „+“ in der oberen rechten Ecke tippen. Standardmässig ist der Scanner auf Auto-Modus eingestellt. Das bedeutet, dass Dokumentenränder erkannt werden und der Auslöser automatisch betätigt wird. Legen Sie für optimale Scan-Ergebnisse die Rechnung oder Quittung auf einen dunklen Hintergrund, damit die Ecken leicht erkannt werden. Sie können bei Bedarf in den manuellen Modus wechseln. Tippen Sie nach dem Scannen auf "Speichern", um das Dokument in Ihren Posteingang hochzuladen.

Bei mehrseitigen Rechnungen oder Belegen scannen Sie die erste Seite und warten Sie, bis diese in der Bibliothek unten links erscheint, bevor Sie die nächste Seite scannen. In der Dokumentenbibliothek können Sie gescannte Seiten nach Bedarf löschen oder bearbeiten. Wenn Sie mehrere Rechnungen scannen, tippen Sie für jedes neue Dokument auf „Nächster Scan“. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie „Scan verarbeiten“, und der letzte Scan wird sofort verarbeitet. Zuvor gescannte Dokumente verbleiben zur weiteren Bearbeitung in Ihrem „Posteingang“. Um auf gescannte Dokumente zuzugreifen, wählen Sie „Ausgaben“, woraufhin sich Ihr „Posteingang“ öffnet.

Bei der Verarbeitung des Scans müssen Sie angeben, ob es sich um eine Lieferantenrechnung oder eine Auslage handelt.

Rechnung - Erstellt direkt eine Rechnung mit dem angehängten Dokument. Wenn es sich um eine QR-Rechnung handelt, werden die Zahlungsdetails automatisch extrahiert.
Auslage - Erstellt direkt eine Auslage mit dem angehängten Dokument.

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie einen Kontakt aus. Unser System erkennt intelligent, ob der ausgewählte Kontakt zuvor mit Auslagen oder Rechnungen verknüpft war. In solchen Fällen werden relevante Daten, wie z. B. das Bankkonto, automatisch ausgefüllt. Wenn Sie einen neuen Kontakt hinzufügen oder zum ersten Mal einen auswählen, können nur begrenzte Informationen automatisch ausgefüllt werden.

Der Extraktionsprozess kann einige Sekunden bis zu einer Minute dauern. Sobald er abgeschlossen ist, wählen Sie das Dokument aus, das nun den Status "Entwurf" hat. Überprüfen Sie die automatisch ausgefüllten Daten auf Richtigkeit. Nach der Verifizierung:

Für Rechnungen: Geben Sie die erforderlichen Felder ein, um einen Zahlungsauftrag zu erstellen. Der Dokumentenstatus ändert sich direkt nach der Erstellung des Zahlungsauftrags in „Zahlung erstellt“.
Für Auslagen: Wählen Sie „Als erledigt speichern“, und der Dokumentstatus ändert sich automatisch in „Erledigt“.

Dokumente hochladen

Um ein Dokument (z. B. PDF) in bexio Go hochzuladen, öffnen Sie es in Ihren Aufnahmen, Ihrer Bibliothek oder an einem anderen Speicherort. Wählen Sie dann die Option "Teilen" und suchen Sie nach der App "bexio Go". Der Vorgang muss direkt von dem Dokument aus gestartet werden, das Sie teilen möchten, und nicht von der bexio Go App.

Mehrere Seiten scannen

Beim Scannen der zweiten Seite einer Rechnung, wenn diese aneinandergeheftet sind, kann es vorkommen, dass der Rahmen nicht korrekt erfasst wird. Dieses Problem lässt sich leicht beheben, indem Sie den Rahmen manuell anpassen, wenn Sie den Scan nach dem Scannen unten links wieder aufrufen. Ziehen Sie dazu die Ecken oder Kanten des Rahmens an die gewünschte Position, um das Dokument optimal zu beschneiden. Falls erforderlich, können Sie kleine Korrekturen vornehmen, um das beste Scan-Ergebnis zu erzielen.

Automatisches Speichern von Dokumenten im Posteingang

Gescannte Dokumente werden automatisch im Posteingang gespeichert. Das bedeutet, dass Ihre Dokumente unmittelbar nach dem Scannen im Posteingang der Mobil- und Web-Anwendung zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Das monatliche Kontingent an Extraktionen

Je nach Ihrem Abonnementspaket stehen Ihnen die folgenden Extraktionen zur Verfügung.

Wenn dieses Kontingent aufgebraucht ist, können Sie die Daten manuell eingeben. Sie können auf ein höheres Abonnementspaket upgraden, um von mehr Extraktionen für das automatische Auslesen zu profitieren. Wenn Sie Fragen zu den Abonnementspaketen haben, hilft Ihnen unser Account Management gerne unter accountmanagement@bexio.com weiter.

Fragen & Antworten zur intelligenten Dokumentenauswahl

Warum erkennt die intelligente Dokumentenauslesung Informationen manchmal nicht?
Das System im Hintergrund ist intelligent und „lernt“ aus früheren Auslagen und Lieferantenrechnungen für bestimmte Kontakte. Es wird also mit der Zeit besser. Stark verknitterte Belege können bei der Extraktion der Informationen Schwierigkeiten bereiten.

Funktioniert die intelligente Beleglesung auch in der Web-Anwendung?
Aktuell können nur QR-Rechnungen in der bexio Web-Anwendung hochgeladen und ausgelesen werden. Andere Belege und Quittungen können bisher nur in der mobilen App „bexio Go“ automatisch gelesen werden. Belege und Quittungen können in der Web-App natürlich manuell verarbeitet werden, d. h. Sie geben alle Informationen manuell in eine Lieferantenrechnung oder Auslage ein.

Wann „zählt“ eine Extraktion?
Wenn Daten automatisch ausgelesen wurden, zählt dies immer als Extraktion. Dies ist auch dann der Fall, wenn das Dokument wieder gelöscht oder Korrekturen manuell vorgenommen wurden.

Wie kann ich einen Beleg mit mehreren MwSt-Sätzen erfassen?
Dies ist derzeit in der mobilen Anwendung nicht möglich. Diese Funktion steht nur in der Web-Anwendung und nur für Lieferantenrechnungen (nicht für Auslagen) zur Verfügung.

Mögliche Fehlermeldungen