Inhalt

1. Wo befindet sich der Buchhaltungs-Einrichtungs-Assistent?
2. Schritte der Einrichtung
   1. Schritt 1 von 8 - Zahlkonten individualisieren
   2. Schritt 2 von 8 - Mehrwertsteuersätze individualisieren
   3. Schritt 3 von 8 - Kontenplan festlegen
   4. Schritt 4 von 8 - Startdatum
   5. Schritt 5 von 8 - Offene Posten
   6. Schritt 6 von 8 - Bilanz Vorjahr übernehmen
   7. Schritt 7 von 8 - Erfolgsrechnung Vorjahr übernehmen
   8. Schritt 8 von 8 - Einrichtung abschliessen

Wo befindet sich der Buchhaltungs-Einrichtungs-Assistent?

Wenn Sie in bexio bisher unter «Buchhaltung» noch nichts gemacht haben, klicken Sie auf «Buchhaltung einrichten» und Sie gelangen in den Einrichtungs-Assistenten.

Wenn dieser Menü-Punkt bereits nicht mehr ersichtlich ist, gehen Sie auf «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» und von da auf «Bilanz und Erfolgsrechnung übernehmen». 

Wenn Sie nun mit dem Einrichten Ihrer bexio-Buchhaltung starten möchten, klicken Sie unten links auf «Buchhaltung einrichten». So gelangen Sie in den Einrichtungs-Assistenten.

Schritte der Einrichtung

Schritt 1 von 8 - Zahlkonten individualisieren

Erfassen Sie hier sämtliche Geldkonten (Kasse, Post, Bank), damit diese beim Verbuchen von Zahlungen zur Verfügung stehen. Diese Konten werden in Ihrem Kontenplan in der Gruppe "Flüssige Mittel" angelegt. Sie haben in Schritt 4 die Möglichkeit, die Kontennummern und Bezeichnungen zu diesen Konten zu editieren. Standardmässig ist schon ein Konto angelegt, das Musterbankkonto. Als Erstes müssen Sie dieses bearbeiten und vervollständigen. Am besten machen Sie daraus Ihr erstes richtiges Bankkonto. Klicken Sie einfach auf das Konto und ergänzen Sie die nötigen Angaben. Wie das geht, erfahren Sie im Beitrag "Wie lege ich ein neues Kasse-/Post-/Bankkonto an?". 

Wenn Sie während der Arbeit mit der bexio-Buchhaltung ein neues Bankkonto benötigen, können Sie dieses im Bereich "Banking" anlegen. Wichtig bei den Bankkonten ist, dass diese Systemkonten sein müssen, damit Sie sie diese in den Dokumenten (Rechnungen etc.) aussuchen können.

Schritt 2 von 8 - Mehrwertsteuersätze individualisieren

bexio stellt Ihnen standardmässig alle in der Schweiz üblichen Steuersätze zur Verfügung. Sie werden nicht alle benötigen. Die, welche Sie nicht benötigen, können Sie deaktivieren. Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Steuersatz und deaktivieren Sie diesen über den Knopf „Löschen“ oder setzen Sie ein «Gültig von»- und «Gültig bis»-Datum, bevor Sie mit bexio starten.

Sie können auch nachträglich Ihre Steuersätze noch anpassen und erweitern. Genauere Details erfahren Sie im Beitrag "Wie füge ich einen neuen Mehrwertsteuersatz hinzu?"

Schritt 3 von 8 - Kontenplan festlegen

Erstellen Sie Ihren individuellen Kontenplan. Wählen Sie dazu eine Vorlage aus unserer Liste aus. Ist der Kontenplan einmal erstellt, können Sie jederzeit Konten hinzufügen, bearbeiten und entfernen. Alle bexio-Kontenpläne basieren auf dem Kontenrahmen KMU, wurden aber an die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmensformen angepasst. Unter dem Punkt «Vorschau auf alle Vorlagen» können Sie die unterschiedlichen Kontenpläne einsehen und gleich verwenden.

Sobald Sie die richtige Sprache sowie Vorlage für sich ausgesucht haben, können Sie den Kontenplan laden.

Nun können Sie den für Sie richtigen Standard-MWST-Satz wählen und weiterfahren. In der nächsten Maske sehen Sie nochmals den Kontenplan. Dieser Kontenplan basiert auf der Vorlage, die Sie ausgewählt haben. Sie können ihn nach Belieben anpassen.

Falls Sie Zahlen aus Vorjahren oder aus anderen Buchhaltungsprogrammen übernehmen, achten Sie darauf, dass die beiden Kontenpläne übereinstimmen.

Sie können die Konten Ihren Bedürfnissen entsprechend bearbeiten, kopieren, deaktivieren oder löschen. Zum Löschen der Konten klicken Sie einfach auf die drei Punkte rechts vom Konto und auf „Konto löschen“. Es lassen sich nur Konten löschen, denen noch keine Untergruppe zugeordnet ist und welche keine Systemgruppen sind, also nicht mit einem Schloss gekennzeichnet sind.

Zusätzliche Konten können jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt oder bearbeitet werden. Wie das geht erfahren Sie im Beitrag: "Wie verwalte ich meine Kontengruppen- und Kontenplan?".

Schritt 4 von 8 - Startdatum

In diesem Schritt definieren Sie, wann Ihre Buchhaltung mit bexio startet. bexio bietet aktuell nur Geschäftsjahre an, welche einem Kalenderjahr entsprechen. Aus diesem Grund können Sie immer den ersten Januar des entsprechenden Jahres wählen.

Möchten Sie die Buchhaltung für ein vergangenes Geschäftsjahr nachführen? Kein Problem! wählen Sie einfach ein vergangenes Jahr als Startdatum.

Wenn Sie Ihre Zahlen des Vorjahres noch nicht bereit haben, können Sie hier den Assistenten unterbrechen, bis Sie so weit sind.

Schritt 5 von 8 - Offene Posten

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre offenen Posten in bexio einzutragen.

1. Sie erfassen diese hier und tragen sie nach, dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie sie direkt verbuchen können, denn die Belege sind in bexio vorhanden.

2. Sie erfassen die Schlussbestände im nächsten Schritt. So haben Sie keine Belege dazu in bexio.

Schritt 6 von 8 - Bilanz Vorjahr übernehmen

Nun tragen Sie die Werte Ihrer Vorjahresbilanz ein. Falls Sie diese noch nicht bereit haben, gehen Sie zwei Schritte zurück und dort auf "Speichern und später weiterfahren". Die Spalte "IST Saldo" berechnet sich aus den bereits im System existierenden Buchungen. Sie haben die Möglichkeit diese Zahlen in der Spalte "Saldo SOLL" zu überschreiben. Es werden dann automatisch die notwendigen Korrekturbuchungen angelegt. Wichtig: Mit diesem Schritt werden die Vorjahreszahlen (provisorisch) vorgetragen, bzw. die Eröffnungsbuchungen generiert. Sie finden diese anschliessend im Journal.

Bitte beachten Sie, dass die Summe der Aktiven und die Summer der Passiven ausgeglichen sein muss, um zum nächsten Schritt zu gelangen. In einem definitiven Jahresabschluss ist dies in der Regel sichergestellt.

Schritt 7 von 8 - Erfolgsrechnung Vorjahr übernehmen

Geben Sie auch Ihre Saldi der Vorjahreserfolgsrechnung ein. Die Spalte „IST-Saldo“ berechnet sich aus allfällig bereits im System existierenden Buchungen. Sie haben die Möglichkeit, diese Zahlen in der Spalte "Saldo SOLL" zu überschreiben. Es werden dann automatisch die notwendigen Korrekturbuchungen angelegt.

Mit diesem Schritt werden die Vorjahreszahlen (provisorisch) vorgetragen. Sie finden diese anschliessend im Journal.

Bitte beachten Sie, dass die Summe der Aufwandskonten und die Summe der Ertragskonten ausgeglichen sein muss, um zum nächsten Schritt zu gelangen. In einem definitiven Jahresabschluss ist dies in der Regel sichergestellt.

Schritt 8 von 8 - Einrichtung abschliessen

Gleich haben Sie es geschafft! Wenn Sie auf "Abschliessen" klicken, beenden Sie die Einrichtung und haben anschliessend Zugriff auf den vollen Funktionsumfang der bexio-Buchhaltung. Sie sind nun bereit, Ihre Geschäftsfälle zu verbuchen.