In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den automatischen Mahnlauf in bexio deaktivieren – entweder für alle Rechnungen oder individuell für eine bestimmte Rechnung.
Inhalt:
- Alle automatischen Mahnungen deaktivieren
- Automatische Mahnungen für eine bestimmte Rechnung deaktivieren
- Wichtige Hinweise
Alle automatischen Mahnungen deaktivieren
Wenn Sie den automatischen Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen für alle Ihre Kunden vollständig deaktivieren möchten:
- Gehen Sie zu «Einstellungen» - «Alle Einstellungen» - «Funktionen & Module» - «Mahnstufen».
- Klicken Sie auf die Mahnstufe, die Sie bearbeiten möchten (z. B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung).
- Entfernen Sie das Häkchen im Bereich Automatische Zahlungserinnerungen per E-Mail senden.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Mahnstufe, die Sie deaktivieren möchten.
Hinweis: Wenn Sie die automatischen Mahnungen am selben Tag deaktivieren, an dem ein Versand bereits geplant ist, wird dieser dennoch ausgeführt. Um dies zu verhindern, müssen Sie direkt die betreffende Rechnung öffnen und die Mahnung dort manuell deaktivieren.
Mahnungen werden nun nicht mehr automatisch versendet. Sie können jedoch weiterhin jederzeit manuell Mahnungen erstellen und versenden.
Wie versende ich manuelle Mahnungen?
Wenn die Automatisierung ausgeschaltet ist, können Sie Mahnungen auf zwei Arten erstellen:
- Eine manuelle Mahnung direkt aus einer Rechnung erstellen
- Sammelmahnungen über den Mahnlauf erstellen
Automatische Mahnungen für eine bestimmte Rechnung deaktivieren
Wenn Sie die automatische Mahnung nur für eine einzelne Rechnung deaktivieren oder verschieben möchten (z. B. aufgrund einer individuellen Vereinbarung mit Ihrem Kunden):
- Öffnen Sie die betreffende Rechnung.
- Wechseln Sie in den Reiter "Mahnungen". (oberhalb der Positionen)
- Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der entsprechenden Mahnstufe.
- Entfernen Sie das Häkchen für die Automatisierung oder passen Sie das geplante Versanddatum an.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Funktionsweise der sequenziellen Mahnungen (Mahnungen 2 und 3)
Aufgrund der chronologischen Verwaltung der Fälligkeiten:
- Initial ist nur die 1. Mahnung bearbeitbar.
- Die 2. Mahnung wird erst nach dem tatsächlichen Versand der 1. Mahnung bearbeitbar.
- Sie können eine Mahnung erst anpassen, wenn die vorherige ausgelöst wurde.
Wichtige Hinweise
Bitte beachten Sie vor und nach dem Deaktivieren der automatischen Mahnungen folgende Punkte:
- Manuelle Überwachung erforderlich: Nach dem Deaktivieren des automatischen Versands liegt die Überwachung der Fälligkeiten wieder in Ihrer Verantwortung. Prüfen Sie Ihre offenen Rechnungen regelmässig, um Mahnungen manuell auszulösen (direkt aus der Rechnung oder über den Sammelmahnlauf).
- Doppelversand vermeiden: Wenn Sie von der automatischen zur manuellen Abwicklung wechseln, prüfen Sie stets den Reiter "Mahnungen" auf der Rechnung, um sicherzustellen, dass Sie keine manuelle Mahnung parallel zu einer bereits geplanten automatischen senden.
- Vorlagen bleiben erhalten: Das Deaktivieren der Automatisierung löscht Ihre individuellen Texte nicht. Ihre konfigurierten E-Mail-Vorlagen unter «Einstellungen» - «Dokument-Vorlagen» bleiben gespeichert und stehen sofort wieder zur Verfügung, falls Sie die Funktion später erneut aktivieren.