In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren eigenen bexio Account für Ihre Treuhandfirma mit dem Cockpit verbinden können und welchen Nutzen diese Funktion hat.
Inhalt
Warum wurde diese Funktion implementiert?
Die Funktion wurde implementiert, damit die Daten von Ihrem bexio Account im Cockpit auch verfügbar sind. Zum Beispiel benötigt man die Kontaktdaten vom bexio Account, um non-bexio-Mandanten im Cockpit zu erstellen. Der Vorteil ist hierbei, dass die Daten nicht mehr doppelt geführt werden müssen.
Wie richtet man den bexio Account im Cockpit ein?
Für das erstellen der non-bexio-Mandanten ist eine Verbindung mit einem bexio Account des Treuhandbüros notwendig. Es gibt verschiedene Szenarien beim Erstellen der Verbindung mit dem bexio Account über das bexio Cockpit. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, welche Optionen und Voraussetzungen dazu notwendig sind.
Um den Verbindungsprozess zu starten gibt es zwei Möglichkeiten. Gehen Sie im Cockpit auf die Mandantenübersicht beim Reiter "Mandanten". Dort klicken Sie auf "Mandant hinzufügen" und wählen anschliessend "Non-bexio-Konto".
Die andere Möglichkeit ist über die Einstellungen (Zahnrad-Symbol), dann wählen Sie "Firma" und auf der rechten Seite klicken Sie auf "bexio-Konto verbinden".
Sobald die Verbindung hergestellt werden konnte, können Sie mit der Erfassung der non-bexio-Mandanten beginnen.
Szenario 1 - Sie sind nicht Admin im Cockpit:
Wenn Sie im Cockpit nicht als Admin hinterlegt sind, wenden Sie sich bitte an einen Benutzer, welcher als Admin hinterlegt ist. Die bexio Account-Verbindung kann nur durch einen Admin erstellt werden.
Die Anleitung, wie Sie die Rolle eines Teammitglieds bearbeiten können, finden Sie in der folgenden Anleitung: Cockpit Benutzerprofil.
Szenario 2 - Sie sind Admin im Cockpit, es konnte aber kein verfügbarer bexio Account gefunden werden:
Wenn Sie zwar im Cockpit als Admin hinterlegt sind, aber kein verfügbarer bexio Account gefunden werden konnte, kann dies folgende Gründe haben:
- Sie haben keinen gültigen bexio Account (Testphase abgelaufen oder keinen erstellt)
- Sie haben keine Superadmin-Rechte
- Sie sind nur in Besitz eines Treuhänder-Pakets
- Sie verwenden eine andere E-Mail Adresse
Wenn Sie keinen gültigen bexio Account haben oder nur ein Treuhänder-Paket mit limitierten Funktionen (z.B. kein Kontakt-Modul), können Sie auf den Button klicken, um ein bexio Konto zu erstellen. Somit können Sie ein bexio-Konto erstellen, damit die Verbindung hergestellt werden kann. Nach erfolgreicher Erstellung des Kontos erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Die Verbindung wird automatisch hergestellt und Sie können gleich mit der Erfassung von neuen Mandanten beginnen.
Wenn Sie die Superadmin-Rechte nicht haben, kontaktieren einen bestehenden Superadmin, damit dieser Ihnen die Rechte freischalten kann. Mehr zu den Benutzerrechten finden Sie unter folgendem Helpcenter-Artikel: Benutzerrechte definieren.
Wenn Sie für das Cockpit und das Office eine unterschiedliche E-Mail-Adresse verwenden, findet es die Verbindung nicht. Stellen Sie sicher, dass an beiden Orten dieselbe E-Mail Adresse verwendet wird.
Szenario 3 - Sie sind Admin im Cockpit und es wurden mehrere verfügbare bexio Accounts gefunden:
Wenn beim Verbindungsprozess mehrere bexio Accounts angezeigt werden, können Sie eine davon auswählen und bestätigen. Ist das korrekte bexio Konto nicht aufgeführt, kann das an den im Szenario 2 genannten Gründen liegen.
Szenario 4 - Sie sind Admin im Cockpit und es wurde 1 bexio Account gefunden:
Wenn Sie Admin im Cockpit sind und nur ein übereinstimmender bexio Account gefunden wurde, überprüfen Sie, ob es sich dabei um das richtige Konto handelt. Falls das korrekte Konto nicht aufgeführt ist, überprüfen Sie die möglichen Gründe gemäss Szenario 2.
Wenn das korrekte Konto gefunden wurde, bestätigen Sie dies. Danach erscheint die Maske, um einen non-bexio-Mandanten hinzuzufügen.
Szenario 5 - Sie haben noch keinen eigenen bexio Account für Ihr Treuhandbüro:
Wenn Sie noch keinen eigenen bexio Account für Ihr Treuhandbüro besitzen, können Sie ein bexio-Konto erstellen, um im Anschluss die non-bexio-Mandanten anlegen zu können.
Wichtig: Hierzu benötigen Sie ebenfalls die Admin-Rolle im Cockpit.
Wenn keine bexio Account-Verbindung gefunden wurde, klicken Sie auf den Button "bexio-Konto erstellen". Bestätigen Sie im Anschluss nochmals, dass Sie ein Konto erstellen möchten. Sobald das Konto erstellt wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung und eine Bestätigung per E-Mail, dass das Konto erfolgreich erstellt und verbunden wurde. Im Anschluss können Sie den non-bexio-Mandanten anlegen.
Wie kann ich die non-bexio-Mandanten im Cockpit erfassen?
Die Voraussetzung, um einen non-bexio-Mandanten im Cockpit zu erfassen, ist die bestehende Verknüpfung zwischen dem bexio Account und dem Cockpit (siehe oberes Kapitel). Um einen non-bexio-Mandanten zu erstellen, gehen Sie zur Mandantenübersicht und klicken Sie "Mandant hinzufügen". Dort können Sie "Non-bexio-Konto" auswählen und diesen entsprechend einrichten. Die detaillierte Anleitung zum Erstellen der non-bexio-Mandanten finden Sie im folgenden Helpcenter-Artikel: Non-bexio-Mandanten im Cockpit.