Sommaire:

1. Créer des modèles d'e-mail
2. Préparer l'envoi du document
3. Gérer les destinataires et les copies
4. Document en ligne (bexio network link) vs pièce jointe PDF
5. Finaliser l'envoi et suivi du statut
6. Historique des envois (centre d'envoi)
7. Option : Envoyer via votre logiciel de messagerie
8. Envoi groupé

Créer des modèles d'e-mail

Vous pouvez personnaliser vos modèles d'e-mail en insérant des espaces réservés (champs dynamiques) pour remplir automatiquement les informations du destinataire.

Préparer l'envoi du document

1. Lorsque votre document est prêt, cliquez sur le bouton Envoyer la facture par e-mail (ou devis / commande) situé dans le panneau latéral droit.
2. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, l'adresse e-mail du contact principal s'affiche automatiquement.
3. L'aperçu du document apparaît sous le formulaire, vous permettant de vérifier à nouveau toutes les informations avant l'envoi.

Gérer les destinataires et les copies

• Destinataires principaux : Ajoutez jusqu'à 5 destinataires dans le champ d'envoi.
• Copie (CC) : Cliquez sur CC pour ajouter jusqu'à 4 destinataires supplémentaires.
• Séparateurs acceptés : Pour valider la saisie d'une adresse, utilisez un point-virgule (;), une virgule (,), une espace, la touche Entrée ou changez de champ.
• Option « M'envoyer une copie » : Cochez la case « Envoyer une copie à [votre-adresse] » pour recevoir un double. Le message sera envoyé à l'adresse définie dans le champ « Répondre à ».

Document en ligne (bexio network link) vs pièce jointe PDF

Par défaut, l'e-mail contient un lien vers le document en ligne (bexio network link) ainsi que le fichier PDF en pièce jointe pour les envois individuels.

• Supprimer le PDF : Si vous préférez envoyer uniquement le lien en ligne, cliquez sur la croix à côté de la pièce jointe pour la supprimer.

• Avantages du lien du réseau bexio :

  • Suivi de lecture : Sachez exactement quand votre client consulte le document.
  • Messagerie intégrée : Permettez à votre client de vous répondre directement depuis le document.
  • Paiement en ligne : Proposez le paiement immédiat par carte de crédit ou via Worldline, Stripe et PayPal.
  • Fichiers supplémentaires : Donnez accès à des pièces jointes complémentaires.

Comment ajouter des pièces jointes supplémentaires ?

Si vous téléchargez d'autres fichiers sur le document dans bexio et les marquez comme « Visible », vos clients pourront les télécharger directement depuis le lien du réseau bexio.

Finaliser l'envoi et suivi du statut

1. Cliquez sur Envoyer la facture.
2. Le message est envoyé et le statut de la facture passe automatiquement de « Brouillon » à « En attente ».
3. Une coche verte apparaît à côté du statut « En attente » pour confirmer la bonne distribution.

Historique des envois (centre d'envoi)

Le centre de communication vous permet de conserver une vue d'ensemble de tous les documents envoyés et de leurs modes de transmission.

• Accès : Paramètres > Tous les paramètres > Centre d'envoi.
• Filtres : Vous pouvez filtrer les résultats par type de document (offres, commandes, factures, rappels).
• Statut de réception : Dès que le destinataire clique sur le lien vers le document en ligne, le statut passe automatiquement de « Envoyé » à « Reçu ».

Option : Envoyer via votre logiciel de messagerie

Si vous préférez utiliser votre propre programme d'e-mail (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.) :

1. Allez sur la flèche située à droite du bouton Envoyer la facture par e-mail.
2. Sélectionnez Envoyer la facture via le logiciel de messagerie.
3. Choisissez si vous souhaitez marquer le document comme « Envoyé » (faisant passer le statut de Brouillon à En attente).
4. Cliquez sur Envoyer : votre application de messagerie par défaut s'ouvrira avec le destinataire, l'objet et le corps du texte pré-remplis. Vous pourrez revoir le message avant de l'envoyer.

Envoi groupé

Lors d'un envoi groupé, vos clients recevront uniquement le lien vers le document en ligne (network link). Les fichiers PDF sont automatiquement joints uniquement lors des envois individuels.