Welche Dokumentenvorlage soll jeweils für welches Dokument verwendet werden? Welche Bank? Wie kann die Nummerierung invidivuell angepasst werden? Genau diese Fragen und noch weitere werden Ihnen in diesem Beitrag erklärt.
Für jeden Dokumenttyp in bexio können Sie bestimmte Standardeinstellungen vornehmen, die automatisch ausgewählt werden, wenn Sie ein neues Dokument erstellen.
Unter "Einstellungen" -> "Alle Einstellungen" -> "Funktionen & Module" verwalten Sie alle Einstellungen, die für die verschiedenen Dokumente gelten.
Einstellungen für Modul Verkauf
Zunächst wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus. Die jeweiligen Einstellungsseiten sind dann für jeden Dokumenttyp gleich aufgebaut. Das bedeutet, dass Sie für jeden Dokumenttyp eigene Standards definieren können, zum Beispiel eine Dokumentenvorlage für Angebote sowie eine weitere, welche nur bei Rechnungen verwendet wird.
Standardeinstellungen
Die hier gesetzten Einstellungen werden nun standardmässig geladen, wenn Sie ein Dokument in bexio erstellen. Über den Tab "Einstellungen" oberhalb der Positionen im Dokument können Sie die Werte für die Standardeinstellungen aber individuell auf das einzelne Dokument anpassen.
Zahlungskonditionen
Hier definieren Sie, welche Zahlungsvorlage standardmässig verwendet werden soll. Wie Sie neue Zahlungskonditionen hinterlegen, erfahren Sie im Beitrag "Zahlungsvorlagen bearbeiten - Individuelle Zahlungskonditionen". Die Zahlungskonditionen können Sie über den Tab "Konditionen" auf dem entsprechenden Dokument auch nachträglich anpassen.
Nummernkreise festlegen
Um einen individuellen Nummernkreis anzulegen können Sie verschiedene Platzhalter verwenden, welche zwischen zwei Prozentzeichen dargestellt werden. Sie können folgende Platzhalter verwenden:
| %nummer% | Fortlaufende Nummer |
|
%kunde%
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Kundennummer
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%jahr%
|
aktuelles Jahr
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%monat%
|
aktueller Monat
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%tag%
|
aktueller Tag
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Weitere Optionen für die Nummernkreise sind die Startnummer, Mindestlänge der Nummer, jährlich neu beginnender Nummernkreis oder aber die komplett manuelle Eingabe der Dokumentnummern beim Erstellen eines neuen Dokuments.
Kopf- und Fusstexte anpassen
Um die Kopf- und Fusstexte für eine bestimmte Sprache anzupassen, klicken sie einfach auf die gewünschte Sprache, damit sich die Eingabefelder öffnen. Nachdem Sie den Text angepasst haben, brauchen Sie Ihre Eingabe nur noch zu Speichern.
Sie können Kopf- und Fusstexte über den Tab "Texte" auf dem entsprechenden Dokument auch nachträglich anpassen.
