In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie bexio konfigurieren, um Barverkäufe schnell zu erfassen – mit oder ohne Lagerverwaltung und ohne die vollständigen Kontaktdaten anonymer Kunden eingeben zu müssen.
Inhalt:
- Vorbereitung für Ihre Barverkäufe
- Barverkäufe im Alltag abwickeln
- Fall A: Produkte ohne Lagerverwaltung (Dienstleistungen oder einfache Artikel)
- Fall B: Produkte mit Lagerverwaltung im Geschäft
Vorbereitung für Ihre Barverkäufe
Um bei Ihren täglichen Verkäufen Zeit zu sparen, bereiten Sie die folgenden 4 Elemente in Ihrem bexio-Konto vor:
1. Zahlungsvorlage «Barzahlung» erstellen
Gehen Sie in die Einstellungen Ihrer Zahlungsvorlagen und erstellen Sie die entsprechende Zahlungskondition:
- Name der Vorlage: Barzahlung
- Zahlungsfrist: 1 Tag
- Zusatztext: Zum Beispiel: Diese Rechnung wurde bar beglichen.
Der Zusatztext ist wichtig, damit für den Kunden auf dem Beleg klar ersichtlich ist, dass der Betrag bereits beglichen wurde.
2. Kontakt «Barverkauf» erstellen
Für Laufkundschaft, die ihre Kontaktdaten nicht angeben möchte:
- Erstellen Sie einen Firmenkontakt mit dem Namen «Barverkauf».
- Dieser dient als Sammelkontakt, da bexio zwingend einen Kontakt benötigt, um eine Rechnung zu erstellen.
3. Kassenkonto / Bankkonto einrichten
Um zu verhindern, dass unnötigerweise ein QR-Einzahlungsschein auf der Rechnung ausgedruckt wird:
- Erstellen Sie im Bereich «Banking» ein Kassenkonto (Option «Ist ein Kassenkonto» aktivieren) oder wählen Sie ein Bankkonto ohne automatischen QR-Einzahlungsschein aus.
Drucktipp: Sie können in den Druckeinstellungen Ihres PDF-Readers auch die Option «Seite 1 von 1 drucken» wählen oder unter den Dokumentenvorlagen das Häkchen bei «QR-Rechnung auf separater Seite» entfernen.
4. Rechnungsvorlage erstellen (Entwurf)
Damit Sie den Kontakt und die Konditionen nicht bei jedem Verkauf neu eingeben müssen:
- Erstellen Sie eine Vorlage (Rechnung oder Auftrag): Wählen Sie den Kontakt «Barverkauf» und die Zahlungskondition «Barzahlung» aus.
- Kassenkonto zuweisen: Wählen Sie in den Rechnungseinstellungen unter Bankkonto Ihr Kassenkonto aus.
- Im Status «Entwurf» belassen: Kopieren Sie dieses Dokument einfach bei jedem neuen Verkauf.
Barverkäufe im Alltag abwickeln
Fall A: Produkte ohne Lagerverwaltung (Dienstleistungen oder einfache Artikel)
- Kopieren Sie Ihre Rechnungsvorlage im Status Entwurf.
- Fügen Sie die verkauften Produkte oder Standardpositionen hinzu.
- Setzen Sie den Status der Rechnung auf «Offen» und anschliessend direkt auf «Bezahlt» (Zahlungseingang auf dem Kassenkonto erfassen).
- Drucken Sie das Dokument aus oder senden Sie es dem Kunden per E-Mail als Beleg.
Fall B: Produkte mit Lagerverwaltung im Geschäft
Wenn Sie die Lagerverwaltung nutzen, erstellen Sie einen Auftrag, um die Artikel korrekt zu reservieren und auszubuchen (Mehr zu Lagerartikeln erfahren).
- Kopieren Sie Ihre Auftragsvorlage im Status Entwurf.
- Fügen Sie die vom Kunden gekauften Lagerartikel hinzu (Artikel werden im Lager reserviert).
- Erstellen Sie die Rechnung direkt aus diesem Auftrag.
- Setzen Sie den Status der Rechnung auf «Offen» und verbuchen Sie die Zahlung auf «Bezahlt». Sie können die Rechnung ausdrucken oder per E-Mail senden.
- Erstellen Sie den Lieferschein aus dem ursprünglichen Auftrag.
- Setzen Sie den Status des Lieferscheins auf «Geliefert»: Der Lagerbestand wird nun automatisch in bexio ausgebucht.