bexio ermöglicht Ihnen die Verbuchung von Gutschriften auf verschiedene Arten. In diesem Artikel werden alle Ihnen zur Verfügung stehenden Methoden detailliert beschrieben.
Inhalt
- Gutschrift direkt aus einer Rechnung verbuchen
- Gutschrift erstellen und auf eine Rechnung anrechnen
- Gutschrift über «Zahlung (manuell) erfassen» verbuchen
- Gutschrift direkt an einen Kunden zurückerstatten
- Gutschrift aus einem Kontakt erstellen
Gutschrift direkt aus einer Rechnung verbuchen
Sie haben die Möglichkeit, eine Gutschrift direkt aus der Benutzeroberfläche einer unbezahlten Rechnung auf diese anzuwenden.
- Öffnen Sie die betreffende Rechnung.
- Wechseln Sie in den Reiter Zahlungseingänge & Gutschriften.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Gutschrift erstellen.
- Das System fordert Sie anschliessend auf, die Erstellungsmethode zu wählen:
- Nach Positionssortierung: Um bestimmte Positionen der Rechnung gutzuschreiben.
- Nach Festbetrag: Um einen pauschalen Gutschriftsbetrag einzugeben.
- Bestätigen Sie: Die Gutschrift wird automatisch erstellt und von der Rechnung abgezogen.
Wo finde ich die verknüpfte Rechnung?
Wenn Sie die neu erstellte Gutschrift öffnen und den Reiter Zahlungsausgänge & Rechnungen konsultieren, finden Sie dort die Nummer der zugehörigen Rechnung.
Buchungsdatum: Für die buchhalterische Erfassung der Gutschrift wird das tagesaktuelle Datum (das Datum, an dem Sie die Aktion ausführen) herangezogen und nicht das Datum der ursprünglichen Rechnung.
Gutschrift erstellen und auf eine Rechnung anrechnen
bexio ermöglicht es Ihnen, eine Gutschrift zu erstellen und diese direkt auf eine offene Rechnung desselben Kunden anzurechnen.
Gutschrift erstellen
- Wechseln Sie ins Menü Verkauf ➔ Gutschriften ➔ Neue Gutschrift erstellen.
- Wählen Sie den richtigen Kontakt aus
Wählen Sie den betreffenden Kontakt aus, damit bexio dessen offene Rechnungen automatisch erkennen kann. - Geben Sie die erforderlichen Informationen ein:
- Die Positionen
- Beträge und MwSt.-Satz
- Alle weiteren notwendigen Angaben
- Speichern Sie die Gutschrift.
Gutschrift auf eine Rechnung anrechnen
Es gibt zwei Szenarien, je nachdem, welches Dokument Sie gerade verwenden:
Szenario A: Sie befinden sich in der Gutschrift
Sobald die Gutschrift gespeichert ist und der Kunde offene Rechnungen hat, erscheint automatisch ein gelber Hinweistext am oberen Bildschirmrand.
- Klicken Sie auf die angezeigte Schaltfläche, um die Gutschrift direkt mit der offenen Rechnung zu verrechnen.
Szenario B: Sie erstellen oder konsultieren eine Rechnung
Wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden öffnen/erstellen, für den bereits ein Guthaben oder eine ausstehende Gutschrift vorhanden ist:
- Wird am oberen Rand der Rechnung die Schaltfläche « + Gutschriften verbuchen » angezeigt.
- Klicken Sie darauf, um die Gutschrift (oder das verfügbare Guthaben) automatisch auf diese Rechnung anzurechnen.
Wo finde ich die Details der Verrechnung?
Wechseln Sie bei der Rechnung in den Reiter « Zahlungseingänge & Gutschriften », um die genauen Beträge zu sehen, die gutgeschrieben wurden.
Gutschrift über «Zahlung erfassen (manuell)» verbuchen
Sie können eine Gutschrift auch mithilfe des Assistenten für manuelle Zahlungen mit einer Rechnung verknüpfen:
- Verkauf ➔ Weitere ➔ Zahlung erfassen (Manuell).
- Suchen Sie im Bereich Suchoptionen nach der Transaktion, indem Sie eine Rechnungsnummer oder den Kontaktnamen eingeben.
- Suchen Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Gutschrift.
- Wählen Sie in der Spalte Optionen (rechts) aus dem Dropdown-Menü die Rechnung aus, auf die die Gutschrift angewendet werden soll.
- Klicken Sie auf das Diskettensymbol, um Ihre Auswahl zu speichern.
- Klicken Sie auf Verbuchen, um den Abzug der Gutschrift zu bestätigen.
Gutschrift direkt an einen Kunden zurückerstatten
Wenn Sie eine Gutschrift erstellt haben und deren Betrag direkt an Ihren Kunden zurückerstatten möchten (z. B. per Banküberweisung), sind zwei Schritte erforderlich: die buchhalterische Erfassung der Rückerstattung und die Ausführung der Zahlung.
1. Zahlungsausgang erfassen (Verbuchung)
- Öffnen Sie die betreffende Gutschrift.
- Wechseln Sie in den Reiter Zahlungsausgänge & Rechnungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Zahlungsausgang.
- Geben Sie das Datum, den Betrag sowie das verwendete Finanzkonto ein und klicken Sie anschliessend auf Speichern.
2. Banküberweisung ausführen
Sie können die Rückerstattung an Ihren Kunden auf zwei Arten vornehmen:
- Direkt aus bexio: Navigieren Sie zu Banking ➔ Zahlungsausgänge ➔ Neue Zahlung erstellen. Geben Sie die Bankverbindung des Kunden ein und übermitteln Sie den Zahlungsauftrag an Ihre Bank.
- Über Ihr E-Banking: Führen Sie die Überweisung direkt über das Online-Portal Ihres Bankinstituts aus.
Gutschrift aus einem Kontakt erstellen
Sie können eine Gutschrift direkt für einen bestimmten Kontakt erfassen, um diese zu einem späteren Zeitpunkt auf eine Rechnung anzurechnen.
- Gehen Sie zu Kontakte und wählen Sie den betreffenden Kunden aus.
- Wechseln Sie in den Reiter Finanzen und klicken Sie auf die Schaltfläche Konto anzeigen.
- (Diese Ansicht listet alle Ein- und Auszahlungen sowie den Finanzverlauf dieses Kunden auf).
- Klicken Sie oben rechts auf + Kundenbuchung.
- Geben Sie die Gutschrift ein, indem Sie die gewünschten Parameter (Betrag, Gegenkonto usw.) ausfüllen, und bestätigen Sie.
Nach dem Speichern wird die Gutschrift als verfügbares Guthaben auf dem Kundenkonto verbucht und kann später auf eine offene Rechnung angewendet werden.