Mitarbeiterspesen können in Kontera können Mitarbeiter mit Namen, E-Mail-Adresse und einem zugeordneten Transferkonto erfasst werden. In diesem Artikel erklären wir, wie Mitarbeiterspesen schnell und einfach verbucht werden können.
Dieses Feature ist verfügbar ab Kontera Silber oder Kontera Treuhand 300.
Die Integration "Mitarbeiterspesen" kann unter "Einstellungen -> Addons" in Kontera aktiviert werden.
Nach dem Aktivieren des Addons, erhältst du unter "Einstellungen" einen neuen Menupunkt namens "Mitarbeiter:innen". Erfasse dort all deine Mitarbeiter für welche du Spesen auf ein entsprechendes Kontokorrent / Transferkonto buchen möchtest.
Beim Erfassen eines neuen Mitarbeiters benötigt Kontera deren Name, E-Mail Adresse sowie ihr zugeordnetes Transferkonto / Kontokorrent in der Buchhaltung. Im Falle von bexio, muss dies zwingend ein sogenanntes Kassenkonto sein.
Mittels der Checkbox "Via E-Mail als Privat bezahlt" kannst du festlegen, ob Belege welche von der hinterlegten E-Mail Adresse geschickt werden, automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden sollen.
Schickt der Mitarbeiter den Spesenbeleg nun an die Kontera Inbox von der angegebenen Adresse, wird der Beleg automatisch bereits als "Privatauslage Mitarbeiter" markiert.
Der Beleg wird dann via dem hinterlegten Transferkonto bezahlt, womit die Buchhaltung den ausstehenden Betrag kennt.
Rückerstattung an den Mitarbeiter
Das Begleichen des offenen Betrages wird von Firma zu Firma sehr unterschiedlich gehandhabt. Es gibt mehrere Möglichkeiten:
- Die Rückzahlung der Spesen erfolgt via Lohnzahlung
- Die Rückzahlung der Spesen erfolgt via Bankzahlung (z.B. auf monatlicher Basis)
Kontera bietet deshalb keinen direkten Prozess dafür an. Auf dem Kontokorrent des entsprechenden Mitarbeiters findet sich aber immer der entsprechende Saldo. So ist immer klar, um welchen Betrag es sich handelt.