Kontera verbucht Kreditkartenabrechnungen über ein Transferkonto. Erforderlich sind Transaktionen der Kreditkarte, ein Transferkonto pro Karte im Kontenplan und Belege. In diesem Beitrag erklären wir dir, wie man Kreditkartenabrechnung schnell und einfach in Kontera verbucht.
Einführung
Um deine Kreditkartenabrechnungen mit Kontera zu verbuchen, brauchst du folgende Dinge:
- Transaktionen deiner Kreditkarte
- In Form einer papierbasierten Monatsabrechnung (PDF, als Scan oder digital generiert)
- Im digitalen Format deines Anbieters (siehe Schritt 1)
- Ein Transferkonto pro Kreditkarte in deinem Kontenplan
- In folgendem Beispiel nutzen wir Konto 1092
- Belege (Bilder / PDF)
Wie verbucht Kontera deine Kreditkarte
In Kontera verbuchst du Kreditkarten über ein sogenanntes Transferkonto. Dieses Konto bildet den Saldo deiner Kreditkarte in deiner Buchhaltung ab.
Deshalb bucht Kontera alle Aufwände / Einkäufe welche du mit deiner Kreditkarte getätigt hast, von Kontera automatisch auf dieses Kreditkarten-Transferkonto.
| Soll | Haben | Betrag | Beschreibung |
| 1092 | 1020 | 1000 | Kreditkartenrechnung |
| 1092 | 1020 | 1000 | Beleg A |
| 1092 | 1020 | 1000 | Beleg B |
| 1092 | 1020 | 1000 | Beleg C |
Zum einen ermöglicht es dir eine Kontrolle, ob du alle Belege verbucht hast, zum anderen stellt es die Schuld dar, welche deinem Kreditkartenanbieter gegenüber noch besteht (oder das Guthaben, welches du noch hast, wenn es sich um eine Prepaid Karte handelt).
bexio Nutzer aufgepasst: Lies bitte folgenden Artikel, um dein Transferkonto in bexio einzurichten:
bexio vorbereiten zur Verbuchung einer Kreditkarte
Entsprechende Konten finden sich im Kontenplan oft unter dem Kürzel "1090" oder "2190". Wir empfehlen, pro physischer Kreditkartenabrechnung ein dediziertes Konto in deiner Buchhaltung anzulegen.
Schritt 1: Erste Abrechnung hochladen und Kreditkarte einrichten
Dieser Schritt hängt davon ab, wer dein Kreditkartenanbieter ist. Wenn du eine papierbasierte Abrechnung erhältst, dann lies einfach weiter.
Keine papierbasierte Abrechnung?
Nutzer eines unserer speziellen Addons zum Import deiner digital verfügbaren Transaktionen:
Du kannst deine papierbasierte Abrechnung sowohl direkt unter "Belege" hochladen, als auch unter "Kreditkartenabrechnungen". Kontera wird automatisch erkennen, dass es sich um eine Kreditkartenabrechnung handelt.
Kontera verarbeitet alle gängigen, papierbasierten Kreditkartenabrechnungen von Schweizer Anbietern.
Wenn Kontera deine Abrechnung erkennt, landet sie zum einen unter Belege, zum anderen werden die entsprechenden Transaktionen auch in den Kreditkartenabrechnungen aufgeführt:
Du erhältst eine Übersicht deiner hochgeladenen Abrechnungen. Wenn du auf eine einzelne Abrechnung klickst, erhältst du auch die detaillierte Auflistung aller ausgelesenen Transaktionen.
Wenn du eine Abrechnung öffnest und Kontera erkennt eine neue Kreditkarte, wirst du automatisch aufgefordert, diese einzurichten:
Drücke auf die entsprechend erkannte Karte, um sie einzurichten:
Du wirst dabei aufgefordert, zum einen das der Kreditkarte zugeordnete Buchhaltungskonto (oft 21XX / 10XX) anzugeben ("Konto"), zum anderen das Aufwandskonto (6XXX) auf welches du angefallene Gebühren buchen möchtest ("Gebührenkonto"). Wähle für Kreditkarten nicht dein Bankkonto, sondern erstelle ein eigenständiges Konto in der Buchhaltung pro Kreditkarte. Falls du unsicher bist, kontaktiere bitte deinen Treuhänder*in. Der Steuersatz für Gebühren ist ein optionales Feld und muss normalerweise nicht gesetzt werden (da auf den Gebühren keine Steuer anfällt).
Erweiterte Einstellungen
Kontera erlaubt dir einige zusätzliche Einstellungen für spezielle Arten von Kreditkartenabrechnungen vorzunehmen.
Transaktionsbeträge sind kaufmännisch gerundet
Wenn du feststellst, das alle Transaktionen auf deiner Abrechnung z.B. auf 5 Rappen gerundet sind (XX.00 / XX.50), obwohl die Belege rappengenau vorliegen, kannst du mit dieser Einstellung Kontera helfen deine Belege trotzdem mit deinen Transaktionen abzugleichen.
Beispiel:
- Deine Kontera Rechnung hat 15.09 CHF betragen
- Auf deiner Kreditkarten Abrechnung findet sich eine Belastung ausgewiesen von 15.10 CHF
In diesem Falle muss diese Einstellung aktiviert werden, um den Abgleich zu ermöglichen.
Negative Transaktionen werden als Belastungen importiert
Wenn deine Kreditkarten-Abrechnung nach dem Einlesen all deine Transaktionen als Gutschrift anstelle als Belastung erkannt hat (erkennbar an grünen Beträgen), kann es sein, dass dein Anbieter Belastungen als negative Beträge ausweist. Dies ist manchmal der Fall, wenn du deine Prepaid Kreditkarte hast, wobei du vorgängig einen Betrag auflädst, und einzelne Belastungen dann abgebucht werden.
Wenn du diese Einstellung aktivierst, musst du die bereits hochgeladene Abrechnung nochmals löschen und erneut in Kontera einlesen damit die Vorzeichen korrekt gedreht werden.
Schritt 2: Kreditkartenabrechnung verbuchen
Als Erstes kannst du die Kreditkartenabrechnung selbst verbuchen. Wechsle dafür in die "Belege", und wähle die kürzlich hochgeladene Kreditkartenabrechnung aus.
Du solltest folgenden Hinweis sehen:
Kontera wird dir als Konto für den Totalbetrag das entsprechende Konto der Kreditkarte vorschlagen:
Dies entspricht der Zahlung, welche (oft direkt via Lastschrift) zum Kreditkartenprovider gemacht wird, um die Belastungen zu begleichen. Beachte:
Wähle dann, wie dieser Betrag beglichen wurde.
Ich arbeite mit bexio und nutze den Bankabgleich
Wenn dir deine Kreditkarten-Abrechnung via Lastschrift auf dem Konto eingezogen wird, wähle offen. Ansonsten kannst du hier den Zahlungsauftrag für deine Kreditkarten Abrechnung erfassen.
Ich arbeite mit einem anderen Buchhaltungssystem und möchte nur meine Kreditkarten in Kontera verbuchen
Vergewissere dich, dass deine Kreditkarten-Abrechnung bereits in deinem Buchhaltungssystem "bezahlt" wurde und dein Transferkonto entsprechend bebucht wurde. Deine Abrechnung kannst du in diesem Fall einfach löschen, weil du sie in deinem Buchhaltungssystem verbuchst.
Ich arbeite mit einem anderen Buchhaltungssystem und verbuche auch meine Banktransaktionen in Kontera
In diesem Falle wähle "Abgleich mit Transaktion". Falls Kontera dir die entsprechende Banktransaktion noch nicht vorgeschlagen hast, kannst du sie manuell auswählen. Du kannst den Beleg auch ohne Transaktion bereits kontieren, falls deine Banktransaktionen noch nicht importiert worden sind.
Du hast den Beleg zur Abrechnung nun verbucht. Kommen wir zum spannenderen Teil, und zwar, den Belegen für die einzelnen Transaktionen.
Schritt 3: Lade deine passenden Belege hoch
Lade jetzt unter "Belege" die passenden Belege hoch, welche du mit deiner Kreditkarte bezahlt hast.
Kontera wird dann deine hochgeladenen Belege auslesen und analysieren. Deine Belege werden dabei automatisch den dazugehörigen Transaktionen zugeordnet. Hast du noch nicht alle Belege ready? Kein Problem, du kannst deine Abrechnung auch nur teilweise verbuchen und einfach alle bereits vorhanden Buchungen vornehmen. Dabei kannst du auch entscheiden, ob du die verarbeiteten Belege bereits in deine Buchhaltung übertragen möchtest oder nicht. Du kannst deinen Beleg dann ganz normal verbuchen. Sie werden bereits automatisch als "Bezahlt via Kreditkarte" markiert und mit der entsprechenden Transaktion abgeglichen sein.
Wenn du Belege verarbeitest, welche abgeglichen werden, wird Kontera dir auch die Möglichkeit geben, diese in Zukunft voll automatisiert von unserer AI verarbeiten zu lassen.
Du kannst dies auf einer pro-Beleg-Basis (sprich, Belege desselben erkannten Lieferanten / Kontakts) aktivieren. Kontera wird dann zukünftige Belege (oder bereits im Konto vorhandene, welche den Kriterien entsprechen) automatisch für dich verarbeiten.
Schritt 4: Buchungen exportieren
Du findest die verbuchten Belege / Buchungen nun unter "Export für Buchhaltung".
Hier warten nun 2 Belege im Export:
- Die Kreditkartenabrechnung selbst, welche in Schritt 1 verbucht wurde
- Ein dazugehöriger Beleg, welcher in Schritt 3 verbucht wurde
Eine Übersicht über deine noch ausstehenden Transaktionen findest du unter "Kreditkartenabrechnungen".