In Kontera existieren Belege und Transaktionen. Buchungen via Beleg ohne Transaktion werden für den Export ins Buchhaltungssystem erstellt. Die Zahlungsart bestimmt, ob eine Buchung mit einer Transaktion verknüpft ist. Bei Zahlungsarten wie "Zahlungsauftrag" oder "Offen" besteht keine Verbindung zu einer Transaktion. Bei "Abgleich mit Kreditkarte" oder "Abgleich mit Transaktion" erfolgt eine Verknüpfung in Kontera. Transaktionen können manuell oder regelbasiert ohne Beleg verbucht werden. Eine automatische Belegzuordnung ist nur vor der Verbuchung möglich.
In Kontera gibt es zwei wichtige Arten von Daten:
Je nachdem wie du Kontera nutzt, kommst du entweder nur mit Belegen, oder auch mit Belegen und Transaktionen in Kontakt. In diesem Artikel lernst du, wie Belege und Transaktionen in Kontera miteinander interagieren und wie daraus Buchungen entstehen.
Buchung via Beleg (ohne Transaktion)
Wenn du in Kontera Belege hochlädst und verarbeitest, entstehen daraus Buchungen für den Export in dein Buchhaltungssystem.
Wenn du den Button "Kontieren" siehst, bedeutet dies, dass du eine neue Buchung via einem Beleg erstellst.
Eine Buchung besteht dabei aus verschiedenen Komponenten:
- Optional: Beleg / Dokument
- Optional: Kontakt
- Buchungsdetails
- Kontierung
- Zahlungsart
Ob eine Buchung zu einer Transaktion gehört, wird aufgrund ihrer Zahlungsart / Abgleich bestimmt.
Zahlungsarten: Abgleich im Buchhaltungssystem
Wählst du "Zahlungsauftrag" oder "Offen" ist deine Buchung nicht mit einer Transaktion in Kontera verbunden.
Wähle diese Option wenn du beispielsweise einen Zahlungsauftrag in deinem ERP (z.B. eine Lieferantenrechnung in bexio mit Zahlung, OP in Infoniqa) erstellen möchtest, oder wenn du deine Bank bereits mit deinem ERP / Buchhaltungssystem verbunden hast und den Bankabgleich dort vornimmst.
Kontera bucht offene Kreditoren oder Debitoren auf das entsprechende Sammelkonto, wobei die Möglichkeit zu offenen Debitoren nicht für alle Systeme zur Verfügung steht.
Zahlungsarten: Abgleich in Kontera
Falls die Buchung eine Rechnung ist welche bereits bezahlt ist, und du diese mit der dazugehörigen Transaktion abgleichen möchtest (beispielsweise gezahlt via Bank / Kreditkarte), kann der Abgleich auch in Kontera erfolgen. Wähle dafür entweder "Abgleich mit Kreditkarte" falls es sich um eine physische Kreditkartenabrechnung handelt, oder "Abgleich mit Transaktion" für alle anderen Transaktionen.
In diesem Falle wird die Buchung mit einer sogenannten Transaktion verbunden. Eine Buchung kann dabei mit mehreren Transaktionen abgeglichen werden.
Buchung via Transaktion
Transaktionen manuell und ohne Beleg verbuchen
Du kannst in Kontera auch Buchungen ohne dazugehörige Belege erstellen.
Sollte die Transaktion keinem Beleg zugeordnet sein, kannst du sie via "Ohne Beleg kontieren" in eine Buchung umwandeln.
Du kannst zwar im Nachhinein noch Belege anhängen, allerdings nur noch manuell. Die automatische Zuordnung von Belegen zu Transaktionen funktioniert nur, solange die Transaktion nicht bereits verbucht wurde.
Transaktionen automatisch und ohne Beleg verbuchen
Du kannst Transaktionen auch regelbasiert verbuchen. Wirf dafür einen Blick in "Transaktionen ohne Beleg automatisiert verbuchen"