Kontera automatisiert Buchungsregeln für Transaktionen mit und ohne Beleg. Buchungsregeln für Transaktionen mit Beleg werden automatisch angewendet, wenn Kontera eine passende Transaktion für einen Beleg findet und eine eindeutige Buchungsregel existiert. Für Transaktionen ohne Beleg können Regeln direkt aus der Transaktionsübersicht erstellt werden, indem Kriterien und Buchungsanweisungen festgelegt werden. Der Verarbeitungsprozess umfasst das Importieren von Transaktionen, das Suchen und Anwenden von Buchungsregeln und den Export. Falls mehrere Regeln auf eine Transaktion zutreffen, ist eine manuelle Anpassung erforderlich.
Inhalt
Buchungsregeln für Transaktionen mit Beleg
Buchungsregeln für Transaktionen ohne Beleg
Buchungsregeln für Transaktionen mit Beleg
Wenn du Kontera zur Verarbeitung von Transaktionen nutzt, kannst du von folgenden Vorteilen dank Kontera profitieren.
Unter "Einstellungen > Buchungsregeln" findest du die in Kontera hinterlegten Buchungsregeln für deine Kontakte. Diese Regeln bauen sich automatisch während der Benutzung von Kontera auf.
Während des Verbuchens von Belegen, welche du mit einer Transaktion abgleichst, findest du die Möglichkeit, diese automatisiert zu kontieren.
Wenn du das Häkchen "Automatisiert kontieren" anwählst, passiert Folgendes bei zukünftigen Transaktionen, welche neu importiert werden:
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Findet Kontera eine passende Transaktion für einen Beleg (Transaktion gefunden), wird automatisch nach einer passenden Buchungsregel gesucht. Falls eine einzige, passende Buchungsregel gefunden wird, kontiert Kontera den Beleg automatisch.
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Im GIF sieht man die automatische Kontierung für die peoplefone-Buchung
Das funktioniert natürlich sowohl für wartende Belege, als auch für wartende Transaktionen. Die Reihenfolge des Hochladens ist daher irrelevant.
Damit kannst du das Verbuchen von Belegen zusammen mit einer Transaktion vollständig automatisieren. Belege landen danach wie gehabt in der Synchronisierung, und können dort nochmals geprüft werden, bevor du sie in dein verbundenes Buchhaltungssystem überträgst.
In Kontera kannst du viele Transaktionen, die keinen physischen Beleg haben (z.B. Bankgebühren, PayPal-Umsätze, bestimmte Posten aus CAMT-Dateien), automatisch verbuchen.
Buchungsregeln für Transaktionen ohne Beleg
Kontera kann Buchungsregeln auf Transaktionen ohne Beleg anwenden, um diese für dich zu kontieren.
So erstellst du eine Buchungsregel direkt aus einer Transaktion:
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Geh in die “Belege und Transaktionen”-Übersicht und wähle die Transaktion aus, für die du eine Regel erstellen möchtest.
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Klicke auf das Pfeil-Symbol rechts neben der Transaktion.
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Kontera öffnet ein Fenster, in dem die Transaktionsdaten bereits vorausgefüllt sind. Passe die Kriterien bei Bedarf an (z.B. Text, Betrag). Du kannst überprüfen, ob die Kriterien korrekt gewählt sind, wenn deine Transaktionen unter “Vorschau Transaktionen” erscheinen.
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Unter “Buchungsanweisungen” kannst du bestimmen, wie diese Transaktionen verbucht werden:
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Du kannst einen Kontakt für diese Transaktionen zuordnen, dies ist allerdings optional. Beachte, dass Transaktionen ohne Kontakt in deinem Buchhaltungssystem eventuell anders als von dir gewohnt verbucht werden
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"Konto" bestimmt dein gewünschtes Buchhaltungskonto, auf welches die Position kontiert werden soll.
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"Steuersatz" bestimmt den gewählten Steuersatz für die Position.
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Unter “Zusätzliche Einstellungen” kannst du auch “Automatisiert kontieren” auswählen, wenn du möchtest, dass die Regel automatisch angewandt.
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Klicke auf "Regel speichern".
Wenn du Transaktionen ohne physischen Beleg automatisieren möchtest, darf die “Beleg nötig”-Option NICHT ausgewählt werden.
Tipp: Du kannst Regeln auch über "Einstellungen -> Buchungsregeln" erstellen und verwalten. Das ist sinnvoll, um einen Überblick über alle Regeln zu behalten oder komplexere Regeln zu definieren. Die direkte Erstellung aus der Transaktion ist jedoch der schnellste Weg.
Der Verarbeitungsprozess in Kontera
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Importiere deine Transaktionen in Kontera. Diese erscheinen dann im Tab “Belege und Transaktionen”:
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Kontera versucht, passende Buchungsregeln zu finden.
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Alle Transaktionen, für welche eine Buchungsregel gefunden worden ist, kannst du mittels "Buchungsregeln anwenden" verbuchen. Hierzu kannst du alle Buchungen auswählen und dann über den “Buchungen…(x)”-Button auf “Buchungsregeln anwenden” gehen:
Oder du kannst bei einzelnen Transaktionen die Buchungsregel anwenden, indem du den grünen Haken drückst:
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Wechsel zu "Bereit zum Export" oder zum “Exportieren”. Detaillierte Informationen zum Export findest du im Artikel “Buchungen exportieren”.
Achtung: Wenn mehrere Regeln auf eine Transaktion passen, nimmt Kontera keine automatische Zuweisung vor. Du musst dann manuell eingreifen oder deine Regeln präzisieren.
Eine Transaktion erscheint erst im Tab “Bereit zum Export", wenn die Buchungsregel angewendet oder wenn manuell kontiert wurde.
Häufige Szenarien und Lösungen
Verarbeite den Beleg nicht erneut in Kontera, da sonst eine doppelte Buchung entsteht. Der Kontera-Prozess ist mit dem Export abgeschlossen.
Tipp: Erwartest du einen Beleg in der Zukunft, erstelle keine explizite Buchungsregel für die Transaktion, sondern verbuche Beleg und Transaktion wie gewohnt zusammen. Kontera wird sich deine gewählte Kontierung dann automatisch merken.