Um Abrechnungen mit Kontera verbuchen zu können, benötigst du eine Monatsabrechnung deiner Kreditkarte als PDF (Scan oder Digital). Wenn in bexio Account bereits ein Transit-/Transferkonto als Kassenkonto konfiguriert ist, kannst du direkt zu Schritt 2 springen. Falls du nicht sicher bist, beginne mit Schritt 1 und prüfe, ob dein bexio Konto entsprechend dieser Anleitung eingerichtet ist.
Inhalt
Schritt 1: bexio zur Verbuchung vorbereiten
Um eine Kreditkarte in der Buchhaltung korrekt abbilden zu können, wird ein sogenanntes Transit-/Transferkonto verwendet. Dies bildet den Saldo des Kreditkartenkontos ab, ganz ähnlich wie auch Konten in der Buchhaltung für die verschiedenen Bankkonten existieren.
Um dieses Konto zur Verbuchung einer Kreditkarte vorzubereiten, muss dieses in bexio als sogenanntes Kassenkonto hinterlegt werden. Erst dann können Lieferantenrechnungen von Kontera mit "bezahlt via Kreditkarte" synchronisiert werden.
In bexio kann unter "Banking" mit einem Klick auf die 3 Punkte und "Neues Kassenkonto" ein neues Kassenkonto angelegt werden.
Tipp: Falls du keinen Banking-Tab siehst – prüfe, ob du
genügend Rechte in bexio hast, und setze diese Rechte bei Bedarf.
Wichtig: Falls eine IBAN erforderlich ist, hast du aus Versehen nicht "Neues Kassenkonto" sondern "Bankkonto hinzufügen" gewählt. Stelle sicher, dass du auf die 3 Punkte neben "Bankkonto hinzufügen klickst" und "Neues Kassenkonto" wählst.
Danach kann das Kassenkonto benannt werden und entweder ein bestehendes Buchhaltungskonto (z.B. 1090, falls es bereits existiert) oder ein neues Konto angehängt werden.
Falls das gewünschte Konto (z.B. 2190) nicht in der Liste von "Bestehendes Buchhaltungskonto" auftaucht: in bexio lassen sich nur Aktiv-Konten (1xxx) als Kassenkonto anlegen. Um ein 2000er Konto zu benutzen muss die Art des Kontos zuerst im Kontenplan von Passiv auf Aktiv geändert werden.
Das neu angelegte Kassenkonto taucht nun zusammen mit den Bankkonten im Bankingbereich von bexio auf. Ist dies erledigt, ist bexio bereit um Kreditkarten verbuchen zu können.
Wurde dieser Schritt erst nach dem Verbinden von Kontera mit bexio durchgeführt, muss der Kontenplan in Kontera nochmals kurz aktualisiert werden. Dies kann unter "Einstellungen -> Konten -> Kontenplan aus bexio importieren" erledigt werden. Danach ist der Transit-/Transferkonto als "Ist Bank-/Kassenkonto" gekennzeichnet.
Schritt 2: Erste Abrechnung hochladen und Kreditkarte einrichten
Nun kann die Abrechnung im PDF Format unter "Kreditkarten Abrechnungen" in Kontera hochgeladen werden. Nach dem erfolgreichen Auslesen der Abrechnung, sollte es folgendermassen aussehen:
Nach einem Klick auf die Abrechnung, folgt die Aufforderung, die erkannte Kreditkarte einzurichten. Beim Einrichten der Kreditkarte, ist Folgendes zu beachten:
- Das "Gebührenkonto" ist meistens 6940 oder ähnlich (Bankspesen).
- Das "Transitkonto" muss auf das vorher eingerichtete Kassenkonto 1090 gesetzt werden
Wurde das Konto für die Kreditkartengebühren sowie das Transit-/Transferkonto ausgewählt, geht es mit ein Klick auf Speichern zurück in die Abrechnung.
Schritt 3: Kreditkartenabrechnung verbuchen
Als Erstes kann jetzt die Abrechnung selbst verbucht werden.
Nach dem Hochladen einer Kreditkartenabrechnung generiert Kontera automatisch einen Beleg, welcher dann "normal" verbucht werden kann (inkl. Lieferant).
Falls der Abrechnung ein Einzahlungsschein angehängt wird, kann der Auftrag auch direkt aus Kontera via bexio mittels Bankauftrag bezahlt werden.
Im Beispielfall handelt es sich um eine Abrechnung, welche mittels Lastschriftverfahren automatisch vom Konto abgebucht wird. Daher ist kein Zahlungsauftrag nötig, und die ins bexio synchronisierte Rechnung wird danach mittels des Bankabgleichs in bexio als bezahlt markiert.
Als Aufwandskonto wählen wir das der Kreditkarte zugehörige Konto "1090 - Transferkonto". Somit wird das Kassenkonto "aufgeladen" und erhält ein positives Saldo, von dem wir in einem zweiten Schritt die einzelnen Belastungen wieder abziehen werden.
Die Kreditkartenabrechnung selber ist dabei VSF - Mehrwertssteuerfrei.
Die kontierte Abrechnung wandert jetzt ins Menü "Belege" und ist bereit, mit bexio synchronisiert zu werden.
Nach der Synchronisation ins bexio erhält das Transferkonto 1090 korrekt den Saldo von "2097.80 CHF":
Schritt 4: Einzelne Positionen verbuchen
Nun können die einzelnen Belege, welche zu den Positionen auf der Kreditkarte passen, einfach unter "Belege" hochgeladen werden. Kontera wird diese automatisch der entsprechenden Kreditkartenposition zuordnen.
Diese werden normal kontiert, inkl. MwSt. (falls vorhanden). In diesem Falle besitzt Amazon Web Services eine Schweizer Niederlassung und weist die MwSt. auch auf der ursprünglich in USD gestellten Rechnung entsprechend aus.
Wenn Kontera den Beleg selbst zu einer Belastung auf der Kreditkarte zuordnen konnte, sind die Bezahlmethode sowie die Position bereits wie im Bild sichtbar korrekt gewählt ("Bezahlt per Kreditkarte"), ansonsten kann dies manuell korrigiert werden.
Wird der Beleg gespeichert, findet er sich ebenfalls unter "Belege" wieder und ist bereit zum Übertrag ins bexio.
Im Gegensatz zum Verbuchen von Hand kann Kontera einige komplexe Kniffe automatisch und ohne Hilfe umsetzen.
Kontera vebucht die Kreditkartengebühren korrekt und getrennt vom effektiven Aufwand, inkl. der korrekten MwSt.
Nach der Synchronisation ins bexio sinkt der Saldo vom Transit-/Transferkonto:
In der Kreditkartenabrechnung werden die so verbuchten Positionen entsprechend gekennzeichnet.
Dies macht es einfach, noch ausstehende Belege zu identifizieren und in Kontera hochzuladen.
Nach einem initialen Setup sinkt die Zeit fürs korrekte Verbuchen einer Abrechnung extrem. Kontera bietet dabei:
- Eine Übersicht über die noch offenen Positionen ohne Beleg
- Korrekte MwSt.-Abrechnung von via Kreditkarte bezahlten Rechnungen
- Ausweisen der Kreditkartengebühr in der Erfolgsrechnung
- Automatisiertes Matching von Positionen, unabhängig von der Währung