bexio Pay bietet Ihnen eine vollständig automatisierte und kontaktlose Verbuchung von Ihren Spesen und Ausgaben. Bezahlen Sie Ihre Spesen einfach mit der virtuellen oder physischen Debitkarte und diese werden direkt in Ihrem bexio-Konto verbucht. Zudem können gebührenfreie Auslandszahlungen in über 20+ Währungen getätigt werden.
Inhalt
Onboarding in amnis
Während dem Onboarding in amnis werden alle für die Verbuchung relevanten Einstellungen festgelegt.
Wichtig: Für ein erfolgreiches Onboarding und damit die Transaktionen in bexio verbucht werden können, muss der Benutzer, der das Konto in amnis erstellt, über folgende Berechtigungen in bexio verfügen:Banking Belegupload Buchhaltung Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig?
Gemäss Ihren MWST-Grundeinstellungen in bexio müssen Sie allenfalls auch für die Kartentransaktionen in amnis die Mehrwertsteuer erfassen.
Sind Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig, ist kein Vorsteuerabzug möglich und für die Kartentransaktionen ist keine Mehrwertsteuer zu erfassen. Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig nach der Saldosteuersatzmethode, ist kein Vorsteuerabzug möglich und für die Kartentransaktionen ist keine Mehrwertsteuer zu erfassen. Sind Sie Mehrwertsteuerpflichtig nach der effektiven Besteuerung, ist ein Vorsteuerabzug möglich und für die Kartentransaktionen ist Mehrwertsteuer zu erfassen. bexio Konten und amnis Kategorien zuordnen
Damit die Kartentransaktionen in amnis kategorisiert und danach korrekt an bexio übermittelt werden können, müssen die Kategorien dem jeweiligen bexio Buchhaltungskonto zugeordnet werden. Für die Zuordnung stehen alle aktiven Aufwandskonten aus bexio zur Auswahl. Die Kategorien und Konto-Zuordnung kann jederzeit in den Administrator-Einstellungen in amnis angepasst werden.
Wählen Sie Ihr Transferkonto
Für die Synchronisierung der Kartentransaktionen zwischen amnis und bexio muss ein Transferkonto definiert werden. Das Transferkonto dient als Durchlaufkonto für die Kartentransaktionen. Standardmässig wird das Buchhaltungskonto “1090 - Transferkonto” dafür vorgeschlagen. Es kann auch ein anderes Konto als Transferkonto ausgewählt werden. Wichtig dabei ist, dass das Transferkonto der Kontengruppe “109” zugeordnet ist, damit es in amnis ausgewählt werden kann. Wenn kein geeignetes Transferkonto in bexio gefunden wird, muss ein neues Konto im Kontenplan erstellt. Bei Unsicherheiten oder Fragen zur Wahl des Transferkontos empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Treuhänder abzustimmen.
Sie können das Transferkonto auch abändern in den amnis-Einstellungen unter "Buchhaltung und Spesenmanagement".
Definieren Sie Ihre relevanten Mehrwertsteuersätze
Wenn Sie am Anfang vom Onboarding-Prozess ausgewählt haben, dass Sie MWST-pflichtig sind und bei den Transaktionen Mehrwertsteuer erfassen möchten, erscheint der Schritt zur Auswahl der Mehrwertsteuersätze. Hier können Sie aus allen aktiven Vorsteuersätzen und Bezugssteuersätzen aus bexio auswählen. Selektieren Sie die für Sie relevanten Sätze und löschen Sie Sätze, welche Sie nicht benötigen. Die gespeicherten Steuersätze stehen dann bei der Kategorisierung der Kartentransaktionen zur Auswahl. Die Mehrwertsteuersätze können jederzeit in den Firmen-Einstellungen in amnis angepasst werden.
Einstellungen in amnis
Unter "Firmen-Einstellungen" - "Buchhaltung und Spesenmanagement" in amnis können Sie die folgenden Bereiche verwalten:
Voraussetzungen für Spesenbearbeitung und Buchhaltung
Hier kann definiert werden, welche Informationen für die Spesenbearbeitung erforderlich sind. Erst wenn alle benötigten Details erfasst wurden, wird die Kartentransaktion in amnis als vollständig markiert und wird nach bexio synchronisiert.
Unter "Voraussetzung für Spesenbearbeitung und Buchhaltung" können folgende für bexio relevante Kriterien festgelegt werden:
Beleg Kategorie (Pflicht, kann nicht deaktiviert werden) Mehrwertsteuersatz Mit der Option "Mehrwertsteuersatz anfordern" wird gesteuert, ob für die Kartentransaktionen in amnis Mehrwertsteuer erfasst werden muss. Ändert sich bei Ihnen die Mehrwertsteuerpflicht, kann dies über diese Option abgebildet werden.
Kategorien
Hier finden Sie die Kategorien und verknüpften bexio-Buchhaltungskonten. Es können jederzeit neue Kategorien hinzugefügt, angepasst oder bestehende entfernt werden. Für die Zuordnung stehen alle aktiven Konten mit der Kontoart "Aufwand" aus dem bexio Kontenplan zur Auswahl.
Was ist der Unterschied zwischen Kategorien und Kostenstellen?
Kategorien sind bexio Buchhaltungskonten zugeordnet und relevant für die Verbuchung in bexio. Kostenstellen hingegen sind eine amnis-spezifische Einstellung und können nur für Analysezwecke innerhalb von amnis verwendet werden.
Mehrwertsteuersätze
Im Bereich "Mehrwertsteuersätze können die benötigten Mehrwertsteuersätze aus bexio hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden. Es stehen alle aktiven Mehrwertsteuersätze vom Typ "Vorsteuer" und "Bezugssteuer" zur Auswahl.
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Benutzerverwaltung
Wie Sie Ihre Benutzer in Amnis verwalten (hinzufügen oder entfernen) können, erfahren Sie in der folgenden Anleitung: Benutzer zum amnis Konto hinzufügen oder entfernen.
Wie funktioniert die Verbuchung der Kartentransaktionen?
Die Verbuchung der Kartentransaktionen in bexio erfolgt über zwei Schritten.
Schritt - Karteneinsatz: Transferkonto (Guthaben) an amnis Bankkonto (Belastung) Schritt - Kategorisierung: Aufwandskonto (Belastung) an Transferkonto (Belastung) Erster Schritt: Karteneinsatz
Wenn Sie Ihre amnis Debitkarte einsetzen und die Transaktion in amnis den Status “ausgeführt” erhält, wird der Karteneinsatz automatisch in bexio verbucht.
Zweiter Schritt: Kategorisierung
Für den zweiten Schritt der Verbuchung in bexio, den Ausgleich des Transferkontos, muss die Kartentransaktion in amnis kategorisiert werden. Klicken Sie dafür bei der Transaktion auf “Beleg hinzufügen”, laden Sie den Beleg der Transaktion hoch und ordnen Sie eine Kategorie und je nach Einstellung einen Mehrwertsteuersatz zu. Nachdem alle benötigten Informationen der Transaktion in amnis hinzugefügt wurden, wird auch der Ausgleich des Transferkontos in bexio verbucht.
Die Kategorisierung muss pro Händler einmalig manuell vorgenommen werden. Danach kann die Kategorisierung mit der Auto-Accounting Funktion in amnis automatisiert werden. Mehr Details dazu finden Sie im nächsten Abschnitt.
Tipp: Nutzen Sie die amnis App zum Hochladen Ihrer Belege und für eine einfache und schnelle Kategorisierung.
Gut zu wissen: Die Transaktionen werden alle 5 Minuten von amnis nach bexio synchronisiert. Wenn eine Buchung oder ein Beleg nicht sofort in bexio ersichtlich ist, warten Sie ein paar Minuten und prüfen dann erneut, ob die Buchung nun ersichtlich ist.
FAQ
Im folgenden Artikel werden die häufigsten Fragen rund um bexio Pay beantwortet: FAQ bexio Pay .