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Transaktionen in bexio abgleichen
In unserem Banking-Bereich bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre Banktransaktionen (Gutschriften & Belastungen) mit Ihren Buchhaltungstransaktionen abzugleichen. Sie können Ihre Rechnungen, Ihre Lieferantenrechnungen, Ihre Aufwendungen und Ihre Lohnzahlungen mit den entsprechenden Buchhaltungskonten in bexio abgleichen.
Der grosse Vorteil ist, dass Sie den vollen Überblick über Ihre Finanzen haben und eine fehlerfreie Buchhaltung führen können. So haben Sie Ihre Finanzen jederzeit im Griff und Sie sparen sich den mühsamen händischen Abgleich.
Videoanleitung
Schauen Sie sich doch unser Video an, hier erfahren Sie die wichtigsten Informationen zum Bankabgleich.
Wie lade ich meine Banktransaktionen ins bexio?
Transaktionen abholen über Bankenschnittstelle
- Gehen Sie zum Bereich Banking und scrollen Sie zum entsprechenden Bankkonto
- Klicken Sie auf den blauen Button "Transaktionen abholen"
- Melden Sie sich mit den E-Banking Benutzerdaten inklusive Verifizierungsmethode (Secure Sign oder Mobile) an
- Die Transaktionen werden nun ins bexio geladen
Die Transaktionen erscheinen nun automatisch in Ihrem Banking Bereich und Sie können den Abgleich vornehmen.
Transaktionen mit Datei manuell importieren
- Exportieren Sie zuerst einen elektronischen Kontoauszug im Format camt.053 in Ihrem E-Banking
- Gehen Sie zu Ihrem gewünschten Bankkonto im Banking
- Klicken Sie den Button "Banktransaktionen importieren"
- Wählen Sie eine Datei (unterstützt werden camt.053, camt.054 sowie auch ZIP) aus mittels Klick auf "Datei auswählen"
- Importieren Sie die Transaktionen mit einem Klick auf "Banktransaktionen importieren"
Anschliessend erhalten Sie eine Übersicht wie viele Transaktionen ins bexio geladen werden. Der angezeigte Kontostand aktualisiert sich, wenn die Bank den Kontostand auch im File mitgibt.
Wählen Sie Ihre Datei(en) aus mit einem Klick auf "Datei auswählen". Unterstützt werden bis zu 30 camt.053 oder camt.054 oder 1 ZIP Datei, die bis zu 30 camt.053 / camt.054 enthält.
Buchungs- oder Valutadatum
Standardmässig verwenden wir bei Transaktionen das Buchungsdatum. Dieses entspricht dem Datum der Bewegungen in Ihrem E-Banking.
Wenn Sie das Valutadatum verwenden möchten, können Sie das umstellen. Die Option finden Sie in Ihrem Bankkonto in bexio unter dem Bereich "Banking". Klicken Sie auf den Button "Bankkonto bearbeiten". Dort sehen Sie danach ganz unten rechts die Option "Valutadatum verwenden".
Aktivieren Sie die Option "Valutadatum verwenden", wird ab diesem Moment für Transaktionen das Valutadatum verwendet. Das Transaktionsdatum beim Abgleich weicht dadurch manchmal vom Datum Ihres E-Bankings ab.
Sobald Sie die Option aktivieren, werden Sie gefragt, ob Sie diese Änderung direkt für alle Bankkonten anwenden möchten. Beantworten Sie diese Frage mit ja, wird es direkt für alle Bankkonten geändert.
Deaktivieren Sie die Option, können Sie dies ebenfalls für Bankkonten wieder ändern.
Automatischer Abgleich
Bei QR Rechnungen erhalten wir von den Banken genügend Informationen um in bexio einen automatischen Abgleich zu ermöglichen. Auch wenn Sie den Import von Banktransaktionen manuell vornehmen, werden die QR-Gutschriften automatisch abgeglichen.
Sie haben auch die Möglichkeit den automatischen Abgleich neu anzustossen wenn der automatische abgleich nicht funktioniert hat.
Ein automatischer Abgleich kann nur durchgeführt werden, wenn eine passende Debitoren- oder Kreditorenrechnung im System vorhanden ist.
Transaktionen abgleichen Debitoren
Klicken Sie nun auf "Transaktionen abgleichen" und schon gelangen Sie zur Abgleichsübersicht von bexio.
Sie finden auf der linken Seite Ihre Banktransaktionen und auf der rechten Seite Ihre bexio-Buchungen. Alles Weitere erfahren Sie in den nachfolgenden Punkten.
Wie gleiche ich Gutschriften mit den Rechnungen (Debitoren) ab?
Sie haben in der linken Spalte eine Gutschrift eines Kunden (positiver Betrag). Rechts finden Sie die bexio Transaktionen.
Wenn:
- Datum
- Betrag
- QR-Referenz-Nummer
übereinstimmen, ordnen wir die Zahlung automatisch zu und nach dem Sie den Vorschlag von bexio überprüft haben und alles stimmt, können Sie nur noch auf "Jetzt abgleichen" klicken und schon wird die Rechnung in bexio mit dem entsprechenden Datum auf bezahlt gesetzt.
Wenn die Zahlung nicht eindeutig zugewiesen werden kann, können Sie über das Suchfeld nach dem entsprechenden Kontakt oder einer Rechnungsnummer suchen, anschliessend werden Ihnen alle offenen Rechnungen des Kontakts angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Rechnung aus und tätigen den Abgleich. Es werden nur Rechnungen berücksichtigt, die den Status Offen & Teilweise haben.
Wenn ein Kunde eine Zahlung macht, mit der mehrere Rechnungen beglichen werden, haben Sie die Möglichkeit den Betrag aufzuteilen und alle entsprechenden Rechnungen abzugleichen. Beachten Sie dabei, dass der Total Betrag in beiden Spalten übereinstimmen muss, damit ein Abgleich möglich ist.
Betrag aufteilen
Wie gleiche ich Belastungsanzeigen mit den Lieferantenrechnungen (Kreditoren) ab?
Sie habe in der linken Spalte eine Belastung, Sie haben Geld überwiesen (Minus Betrag). Rechts finden Sie wieder die bexio Transaktionen.
Wenn:
- Datum
- Betrag
- QR-Referenz-Nummer
übereinstimmen, machen wir automatisch einen Vorschlag für den Abgleich. Sollte dies auch für Sie stimmen, klicken Sie nur noch auf "Jetzt abgleichen". Die Funktion funktioniert im Grundsatz gleich wie bei den Debitoren. Mit "Jetzt abgleichen" wird automatisch die Lieferantenrechnung auf bezahlt gesetzt mit dem entsprechenden Datum. Ein automatischer Abgleich der Lieferantenrechnung ist möglich, sobald die Zahlungen im Ausgabenmodul erfasst und an die Bank übermittelt wurden.
Wenn die automatische Erkennung nicht anschlägt, können Sie über das Suchfeld nach Kontakten und Nummern suchen, anschliessend werden Ihnen alle offenen Lieferantenrechnungen des Kontakts angezeigt. Die können Sie auswählen und abgleichen. Es werden Lieferantenrechnungen berücksichtigt, die Status Offen & Teilweise bezahlt haben. Alle anderen werden nicht berücksichtigt.
Automatischer Abgleich Kreditoren
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit der automatische Abgleich der Lieferantenrechnungen funktioniert.
- Lieferantenrechnung im Ausgabenmodul erstellen.
- Zahlung direkt auf der Lieferantenrechnung in bexio erfassen.
- Übermittlung der Zahlungen an die Bank – entweder per bexio-Interface oder via pain.001-Datei.
- Import der Kontobewegungen in bexio – automatisch per Interface oder durch Hochladen einer camt.053- oder ZIP-Datei.
Wichtig: Die Bank muss beim Import die korrekten IDs bereitstellen (dies ist in der Regel der Fall, kann aber je nach Bank variieren)
Fremdwährungen
Tragen Sie unter «Neuer Zahlungsausgang» den Wert der Zahlung in der Fremdwährung ein. Anschliessend setzen Sie darunter den entsprechenden Währungskurs und können somit, den Abgleich vornehmen.
Wie verbuche ich Aufwendungen (Kreditoren)?
Aufwendungen können ebenfalls abgeglichen werden. Klicken Sie im Reiter auf "Aufwendungen" und suchen Sie nach Kontakt, Beschreibung oder Betrag und wir listen Ihnen mögliche Aufwendungen auf. Wie bereits oben beschrieben, nehmen Sie nun den Abgleich vor, in dem Sie die entsprechende Aufwendung anwählen und "Jetzt abgleichen" klicken.
Wie werden Fremdwährungstransaktionen behandelt?
Bei Fremdwährungstransaktionen, wird immer der Fremdwährungsbetrag ausgewiesen.
Bei der Verbuchung wird der Umrechnungskurs von der Bank angewendet. Den entsprechenden Betrag in der Bankwährung finden Sie in der Ansicht der Transaktion. Sofern die Bank den Kurs innerhalb der Transaktionsdatei nicht mitliefert, müssten Sie sicherstellen, dass in den Einstellungen unter "Funktionen und Module -> Währungen und Umrechnungskurse" der korrekte Kurs hinterlegt ist, damit der richtige CHF-Betrag verbucht wird.
Wichtig: Im Bereich Banking wird der Monatsmittelkurs nicht berücksichtig.
Was mache ich, wenn keine passende Buchung in bexio vorhanden ist?
In diesem Fall empfehlen wir Ihnen die Transaktion über die manuelle Buchung zu erfassen, damit diese buchhalterisch im System erfasst ist und Ihre Finanzbuchhaltung am Ende vollständig und korrekt ist.
Klicken Sie im Reiter auf manuelle Buchung. Diese Maske unterscheidet sich nur etwas von der Maske, die Sie auch im Reiter "Buchhaltung" - "Journal" finden. Sie können hier folgende Daten eingeben:
- Belegnummer
- Buchhaltungskonto
- Bezeichnung (Beschreibung)
- Betrag
- MwSt. Satz
- Beleg hochladen
Klicken Sie anschliessend auf abgleichen.
Was ist eine Kundenbuchung?
Wenn Sie eine Gutschrift oder eine Belastung haben, die auf einen Kunden aufgeschlüsselt werden soll, aber kein entsprechendes Dokument in bexio erfasst ist, können Sie auch eine sogenannte "Kundenbuchung" erfassen. Der Unterschied zur manuellen Buchung ist, dass hier ein "Kontakt" zwingend ist und die Buchung auf diesen Kontakt vorgenommen wird.
In der Detailansicht vom Kontakt im Reiter "Finanzen" wird die Buchung anschliessend ersichtlich sein. Ebenso im Journal.
Wie kann ich einen Abgleich bearbeiten / rückgängig machen?
Sie können einen Bankabgleich erneut bearbeiten, wenn zum Beispiel beim Abgleich ein falsches Buchhaltungskonto verwendet haben oder Sie einen bestehenden Text verändern möchten.
Gehen Sie dafür zum Bereich "Banking" und klicken Sie auf "Banktransaktionen anzeigen".
Wenn Sie die entsprechende Buchung gefunden haben, klicken Sie auf "Aktionen" und auf "Abgleich bearbeiten" oder “Abgleich rückgängig” machen.
- Bei “Abgleich bearbeiten” bleiben die Buchungen bestehen und können einfach verändert werden.
- Bei “Abgleich rückgängig” wird der komplette Abgleich entfernt und Sie können diesen neu erfassen.
Abgleich bearbeiten:
Die Transaktion öffnet sich und Sie sehen alle erfassten Informationen, welche Sie nun bearbeiten können. Einzelne Positionen können jetzt entfernt und neu hinzugefügt werden. Speichern Sie die Änderung ab und die Transaktion ist erneut verbucht und abgeglichen.
Einzelne Position entfernen:
Einzelne Position hinzufügen:
Der veränderte Abgleich kann erst erneut gespeichert werden, wenn der linke und rechte Betrag wieder übereinstimmen (Button “Jetzt abgleichen” wird aktiviert).
Wichtig:
alls Sie die Transaktion auf mehrere Buchungen (Rechnungen, Lieferantenrechnungen Aufwendungen, etc.) aufgeteilt haben, beachten Sie bitte, dass beim "Abgleich rückgängig machen" alle Buchungen verloren gehen
Wie kann ich eine Transaktion ignorieren?
Wenn Sie eine Transaktion ignorieren, wird diese nicht abgeglichen und nicht in Ihrer Buchhaltung verbucht. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie mit der Transaktionen umgehen sollen oder auf welches Buchhaltungskonto die Buchung getätigt werden soll, können Sie sich zuerst Rat von Ihrem Treuhänder holen und die Transaktion ignorieren und erst zu einem späteren Zeitpunkt verbuchen.
In der Liste der Banktransaktionen erhält diese Zeile nun den Status "ignoriert". Wenn Sie auf "Aktionen" klicken, können Sie den Status rückgängig machen und die Verbuchung erneut vornehmen.
Was für einen Status kann eine Transaktion haben?
Eine Bank-Transaktion kann folgende Status haben:
- Nicht abgeglichen: Diese Transaktionen stehen für Sie zum Abgleich bereit. Diese sind noch nicht verbucht und können über den Transaktions-Abgleich abgeglichen werden.
- Automatisch abgeglichen: Diese Transaktionen wurden automatisch und erfolgreich abgeglichen. Diese sind in der Finanzbuchhaltung von bexio verbucht.
- Abgeglichen: Diese Transaktionen wurden erfolgreich abgeglichen und sind in der Finanzbuchhaltung von bexio verbucht.
- Ignoriert: Diese Transaktionen haben Sie ignoriert und haben keinen Einfluss auf die Finanzbuchhaltung in bexio und erscheinen auch in der Transaktionsliste nicht mehr.
Sie können über "Banktransaktionen anzeigen" den Status der jeweiligen Transaktionen einsehen. Mittels dem Button "Aktionen" den Sie auf der rechten Seite finden, können Sie den Status der Transaktion anpassen.
Zahlungen übermitteln
Sie wollen nicht nur Banktransaktionen abgleichen, sondern auch Zahlungen übermitteln? Hier lesen Sie wie.
Zur Übersicht «Banking mit bexio».