Eine Proforma-Rechnung ist ein Handelsdokument, das vor allem im internationalen Warenverkehr (ausserhalb der Schweiz) eingesetzt wird. Obwohl sie optisch einer regulären Rechnung gleicht, dient sie ausschliesslich als Beleg (insbesondere für Zollformalitären) und stellt keinesfalls eine Zahlungsaufforderung dar.
Da sie keinen buchhalterischen Wert hat, muss sie in bexio auf eine ganz bestimmte Weise gehandhabt werden, um weder Ihre Buchhaltung noch Ihre MWST-Abrechnungen zu verfälschen.
Hier finden Sie weitere Details: Proforma-Rechnung
Inhalt:
- Proforma-Rechnung
- Dokumenten-Vorlage erstellen
- Rechnung erstellen
- Status des Dokuments verwalten
1. Proforma-Rechnung
a) Dokumenten-Vorlage erstellen
Wenn Sie häufig Proforma-Rechnungen erstellen, können Sie in Ihren Einstellungen eine spezifische Dokumenten-Vorlage einrichten, damit der Titel "Proforma-Rechnung" automatisch angewendet wird.
Gehen Sie dazu unter Einstellungen > Dokumenten-Vorlagen > Neue Vorlage erstellen mit dem Namen "Proforma" und Ihrem Firmennamen. Weitere Informationen finden Sie hier: Wie erstelle ich Dokumenten-Vorlagen?
b) Rechnung erstellen
Öffnen Sie zunächst das Verkaufsmodul:
- Gehen Sie auf den Reiter Verkauf.
- Wählen Sie Rechnungen aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rechnung.
- Tragen Sie im sich öffnenden Pop-up-Fenster im Feld Titel den Begriff "Proforma-Rechnung" ein.
Falls die Rechnung bereits erstellt wurde: Sie können auf Weitere Positionen > Textposition klicken. Erfassen Sie anschliessend den Titel «Proforma-Rechnung» sowie die zusätzlichen Informationen direkt in diesem Textblock.
Gehen Sie danach im Dokument auf den Reiter Einstellungen, um die spezifische Dokumenten-Vorlage anzuwenden.
c) Status des Dokuments verwalten
Damit diese Rechnung keinerlei Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung hat, befolgen Sie bitte diese Schritte:
- In den Status "Offen" wechseln: Sobald alle Positionen erfasst sind, setzen Sie die Rechnung auf den Status "Offen". Dadurch können Sie das PDF generieren.
- Senden oder Herunterladen: Laden Sie das Dokument herunter oder senden Sie es per E-Mail an Ihren Kunden.
- "Stornieren" wählen: Direkt nachdem Sie das Dokument generiert haben, nutzen Sie die Aktion Rechnung stornieren.
Warum muss die Rechnung storniert werden?
Proforma-Rechnungen dürfen keinen Einfluss auf Ihren Umsatz oder Ihre steuerlichen Pflichten haben. Indem Sie die Rechnung zuerst auf den Status "Offen" setzen und direkt im Anschluss "Stornieren", erhalten Sie das erforderliche Dokument für den Zoll, während gleichzeitig sichergestellt bleibt, dass Ihre Konten, Ihre MWST-Abrechnungen und Ihre Debitoren korrekt sind.