Empfohlene Vorgehensweise für Szenarien, wenn der Rechnungsempfänger eine Überzahlung leistet oder andersherum, zu wenig bezahlt.
Inhalt
Vorab Information zum Kundenkonto: In bexio hat jeder Ihrer Kontakte eine Art Konto. Dieses fällt ins Minus wenn Sie Rechnungen stellen (dieser hat eine Schuld bei Ihnen) und das Kundenkonto gleicht sich aus oder fällt ins Plus wenn Ihr Kunde Ihnen Rechnungen bezahlt oder überzahlt. Wir buchen diese Kundenbuchungen auf das Kundenkonto «2030 - Erhaltene Anzahlungen von Dritten». Mehr dazu erfahren »
Überzahlung
Betrag von der nächsten Rechnung abziehen
Ausgangslage: Der Kunde bezahlt Ihnen möglicherweise aus Versehen einen höheren Betrag als der effektive Rechnungsbetrag, oder bezahlt diesen sogar doppelt. → Die Überzahlung wird nicht ausbezahlt, sondern im Kundenkonto verbucht für die nächste Rechnung, die der Kunde erhalten wird.
Empfohlene Vorgehensweise:
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Erhaltene Zahlung inkl. Überzahlung auf die Rechnung abgleichen. (Die Überzahlung wird als Guthaben automatisch auf «2030 - Erhaltene Anzahlungen von Dritten» verbucht.)
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Sobald eine neue Rechnung auf den selben Kunden erstellt wird, kann das Guthaben direkt in dieser Rechnung wieder abgebucht werden, sofern sich die Rechnung im Status «Offen» befindet.
Abgeglichene Zahlung inkl. der Überzahlung.
Neue Rechnung auf den selben Kunden im Status «Offen» - Guthaben kann gleich wieder abgebucht werden.
Betrag wird rückerstattet (Überzahlung oder doppelte Zahlung)
Ausgangslage: Der Kunde bezahlt Ihnen möglicherweise aus Versehen einen höheren Betrag als der effektive Rechnungsbetrag, oder bezahlt diesen sogar doppelt. → Die Überzahlung wird entsprechend zurückerstattet.
Empfohlene Vorgehensweise:
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Erhaltene Zahlung inkl. Überzahlung auf die Rechnung abgleichen. (Die Überzahlung wird automatisch auf «2030 - Erhaltene Anzahlungen von Dritten» verbucht.)
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Erfassen Sie entweder über das bexio-Banking oder direkt in Ihrem E-Banking eine Zahlung in Höhe des Betrages, welcher den Rechnungsbetrag überschritten hat.
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Nach dem Erhalten der Transaktion im bexio-Banking, können Sie diese mittels «Kundenbuchung» wieder gegen das Kundenkonto des Rechnungsempfängers buchen. → Damit wird die Überzahlung wieder ausgeglichen.
Abgeglichene Zahlung inkl. der Überzahlung.
Abgleich der Auszahlung mit dem Kundenkonto.
Alternative zum Kundenkonto: Eine zweite Variante wäre, dass bereits beim Bank-Abgleich des zu hohen Betrages, der Betrag «aufgeteilt» wird. Den effektiven Rechnungsbetrag auf die Rechnung und die Überzahlung / Doppelzahlung auf ein «Durchlaufkonto» wie z.B. «1099 - Unklare Beträge». Nachdem die Auszahlung der Überzahlung wieder abgeglichen werden muss, kann dieser nun lediglich statt mit dem Kundenkonto, mit dem selben Durchlaufkonto wieder gegengebucht werden.
Betrag wird nicht rückerstattet (Als Ertrag verbuchen)
Ausgangslage: Der Kunde bezahlt Ihnen mit Absicht einen höheren Betrag als der effektive Rechnungsbetrag für Ihre ausserordentlichen Leistungen. → Diese Überzahlung soll entsprechend als ausserordentlicher Ertrag verbucht werden.
Empfohlene Vorgehensweise:
- Beim Bank-Abgleich der erhaltenen Zahlung, nutzen Sie die Funktion «Betrag aufteilen».
- Die erste Buchung machen Sie unter «Übereinstimmend». → Suchen Sie die Rechnungs-Nr. oder den Rechnungsempfänger in der Suche und geben Sie unter «Neuer Zahlungseingang» nur die effektive Höhe des Rechnungsbetrages ein. Bestätigen Sie dies kurz mit Enter / Tabulator, dann wählen Sie «Betrag aufteilen».
- Für die nächste Buchung klicken Sie auf «Manuelle Buchung» und wählen hier das passende Ertragskonto für den ausserordentlichen Ertrag aus. (Beachten Sie, dass das ausgewählte Ertragskonto im Screenshot nur ein Beispiel ist. Holen Sie sich eine Empfehlung Ihres Treuhänders für die Wahl des für Sie richtigen Kontos.) Der Betrag der Überzahlung sollte automatisch berechnet worden sein, und Sie können dies mit «Jetzt abgleichen» bestätigen
Aufteilen des gesamten Zahlungsbetrages auf die Rechnung + ein von Ihrem Treuhänder empfohlenes Ertragskonto.
Unterzahlung
Kunde bezahlt zu wenig (Gerechtfertigt)
Ausgangslage: Der Kunde bezahlt Ihnen weniger, als die Höhe des Rechnungsbetrages. → Sofern die Unterzahlung gerechtfertigt ist, kann der fehlende Restbetrag mittels Skonto oder einer Gutschrift ausgebucht werden, damit die Rechnung ausgeglichen ist.
Empfohlene Vorgehensweise:
- Der effektiv bezahlte Betrag wird wie üblich mit der Rechnung abgeglichen.
- Der fehlende Restbetrag kann unter «Zahlungseingänge & Gutschriften» verbucht werden.
Beachten Sie, dass bei Rechnungen die einen minderen Ertrag erwarten, kann in bexio entweder der Restbetrag als «Skonto» verbucht werden, dies hat aber Einfluss auf die MWST. Oder, wenn die Buchung keinen Einfluss auf die MWST haben darf, kann in bexio der Restbetrag als «Gutschrift» verbucht werden. Wenn dieser als Debitorenverlust gebucht werden soll, müsste eine Korrekturbuchung unter «Manuellen Buchungen» gemacht werden.
Welche Buchungssätze Sie für das korrekte Verbuchen verwenden müssen, können wir Ihnen nicht mitteilen, weil wir keine Buchhalter oder Treuhänder sind und keinen buchhalterischen Support anbieten. Für diese Fragen bitten wir Sie, sich direkt mit Ihrem Buchhalter oder Treuhänder des Vertrauens in Verbindung zu setzen.
Betrag wird unter «Zahlungsausgänge & Gutschriften» entweder mittels «Skonto» oder «Gutschrift» ausgebucht.
Betrag wird nicht bezahlt - Rechnung ausgleichen (Ertrag wird zurückgebucht)
Ausgangslage: Der Kunde bezahlt den offenen/überfälligen Rechnungsbetrag nur teilweise oder gänzlich nicht. → Die Rechnung wird auf «Nicht bezahlt» gesetzt und eine Korrekturbuchung wird manuell erfasst. Oder die Rechnung wird mittels Gutschrift ausgeglichen und eine Korrekturbuchung wird manuell erfasst. (Ertragsminderung / Debitorenverlust)
Empfohlene Vorgehensweise:
- Öffnen Sie die unbezahlte Rechnung und gehen Sie zum Reiter «Mahnungen».
- Dann können Sie die den Button «Rechnung auf "nicht bezahlt" setzen» klicken.
- Folglich wird eine "Rückbuchung" des ursprünglich gebuchten Ertrags gemacht. → Bei Rechnungserstellung wurde bspw. 1100/3200 gebucht. Diese Buchung wird lediglich mit einer Umkehrbuchung korrigiert.
- Sollte die Umkehrbuchung nicht ausreichen, können Sie unter «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung» eine Korrekturbuchung vornehmen.
Wurde bereits eine Teilzahlung des Rechnungsbetrages bezahlt? oder wurde die betroffene MWST Periode bereits abgerechnet? - In diesem Fall lässt sich die Umkehrbuchung mittels «Rechnung auf "nicht bezahlt" setzen» nicht vornehmen. → Erstellen Sie alternativ unter dem Reiter «Zahlungseingänge & Gutschriften» eine Gutschrift, um eine Umkehrbuchung des Ertrags vorzunehmen. Korrekturbuchungen können folglich wie üblich unter «Manuelle Buchungen» getätigt werden.
Mehr zu «Rechnung nicht bezahlt» im Detail erfahren. »
Rückerstattung
Betrag wird bezahlt - Rückerstattung wird gewährt (Gutschrift erstellen)
Ausgangslage: Der Kunde bezahlt den korrekten Rechnungsbetrag. Der Betrag wird aber aus Kulanz ganz oder Teilweise rückerstattet. → Sie erstellen einen Zahlungsausgang und eine dazugehörige Gutschrift.
Empfohlene Vorgehensweise:
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Der Kunde bezahlt die Rechnung vollständig. Die Transaktion wird mit der entsprechenden Rechnung abgeglichen.
- Erfassen Sie eine Zahlung des auszubezahlenden Betrages über bexio-Banking oder direkt über Ihr E-Banking.
- Die abgeholte Transaktion nach der Ausführung kann in diesem speziellen Fall «ignoriert» werden, da Transaktionen nicht mit Gutschriften abgeglichen werden können.
- Erstellen Sie eine Gutschrift. (Fügen Sie in der Gutschrift unter «Texte» → «Referenz» optional die Rechnungs-Nr. ein für die Nachvollziehbarkeit.) Klicken Sie auf «Gutschrift ist gestellt».
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Fügen Sie anschliessend unter «Zahlungsausgänge & Rechnungen» einen neuen Zahlungsausgang zum entsprechenden Valuta-Datum ein über das entsprechende Bankkonto.
Ignorieren Sie die Banktransaktion, weil diese nicht mit der Gutschrift abgeglichen werden kann.
Erfassen Sie in der erstellten Gutschrift einen neuen manuellen Zahlungsausgang und setzen Sie die Zahlungsangaben der erledigten Zahlung.