In bexio ist es nicht möglich, direkt Anzahlungsrechnungen zu erstellen. Sie können diese Vorgänge jedoch auf zwei Arten verwalten:
- Über das Modul Verkauf (empfohlen): indem Sie Teilrechnungen direkt aus einem Auftrag erstellen.
- Über das Modul Banking / Kontakte: indem Sie eine Buchung auf dem Kundenkonto erfassen und diese anschliessend mit der Schlussrechnung verknüpfen.
Inhalt:
1. Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Teilrechnung (mit Beispiel)
Wann wird eine Anzahlungsrechnung verwendet?
Ein Kunde leistet eine Anzahlung vor der vollständigen Erbringung der Dienstleistung oder Lieferung des Produkts (z. B. verlangt ein Bauunternehmer eine Erstüberweisung von CHF 50'000 auf ein insgesamt geschätztes Projekt vor der Schlussabrechnung).
Wann wird eine Teilrechnung verwendet?
Der endgültige Gesamtbetrag steht bereits fest, die Zahlung erfolgt jedoch in Raten (z. B. Schulungskosten von CHF 1'000, zahlbar in 3 Raten).
Zusammenfassend:
Führt die Zahlung zu einem Abzug auf einer späteren Schlussrechnung, handelt es sich um eine Anzahlung. Ist der Gesamtbetrag auf mehrere im Voraus festgelegte Fälligkeiten verteilt, handelt es sich um eine Ratenzahlung / Teilrechnung.
Option 1: Teilrechnung aus einem Auftrag erstellen
Diese Methode ist die einfachste und wird empfohlen, da bexio die MWST und den Abgleich der Transaktionen auf Ihren Teilrechnungen automatisch verwaltet.
- Auftrag erstellen: Gehen Sie zu Verkauf → Aufträge und erstellen Sie Ihren Gesamtauftrag.
- Teilrechnung erstellen: Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf Teilrechnung erstellen. Geben Sie den Betrag oder den Prozentsatz für jede Teilrechnung an.
- Senden und verbuchen: Senden Sie die Teilrechnungen an Ihre Kunden. Sobald die Zahlung eintrifft, gleichen Sie diese direkt im Banking-Modul mit der Teilrechnung ab.
Option 2: Direkte Einnahme auf dem Kundenkonto, anschliessend Verrechnung mit der Rechnung
Wenn der Kunde Ihnen eine Anzahlung geleistet hat, ohne dass Sie zuvor eine Rechnung gestellt haben:
- Zahlung erfassen: Verbuchen Sie die erhaltene Transaktion im Modul Banking über eine Kundenbuchung oder erstellen Sie eine Buchung im Kontakt des betreffenden Kunden.
- Erstellen Sie die Rechnung für Ihren Kunden und verrechnen Sie diese mit der Kundenbuchung.
Es ist in bexio nicht möglich, mehrere separate Rechnungen im Voraus zu erstellen und diese später zu einer einzigen Gesamtrechnung zusammenzufügen.