Erfahren Sie, welche Dokumenttypen in bexio mit Ihrem Dokumentenarchiv synchronisiert werden und wann deren Übertragung ausgelöst wird. Die automatische Synchronisierung stellt sicher, dass Ihre Geschäftsdokumente ohne manuellen Aufwand sicher archiviert werden, sobald Schlüsselaktivitäten stattfinden.
Eine detaillierte Einrichtung, Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und System-Ordnerstrukturen finden Sie in unserem Help-Center-Artikel. Dokumenten-Archiv: Synchronisation & Rechteverwaltung
Inhalt
Aktuelle Verfügbarkeit & Zeitplan für die Einführung
Wichtiger Hinweis zur Verfügbarkeit: Derzeit ist die automatische Synchronisierung ausschliesslich für Lohnbuchhaltung verfügbar. Unterstützte Dokumenttypen aus Verkauf, Einkauf und Buchhaltung werden im Laufe des Jahres 2026 verfügbar sein.
Wenn Sie die automatische Synchronisierung aktivieren, werden nur die aktuell unterstützten Dokumenttypen nach Erreichen vom Auslöser in Ihr Archiv übertragen.
Rückwirkende Archivierung & Historische Dateien
Keine rückwirkende Synchronisierung: Eine rückwirkende Archivierung ist nicht möglich. Nur unterstützte Dokumenttypen, die nach der Aktivierung der automatischen Synchronisierung erstellt oder aktualisiert werden, werden synchronisiert.
- Vor der Aktivierung erstellte Dateien: In der Vergangenheit erstellte Dokumente werden nicht automatisch synchronisiert, selbst wenn dieser Dokumenttyp derzeit unterstützt wird.
- Manuelle Upload-Anforderung: Alle Dokumente oder Dateien, die vor dem Einschalten der automatischen Synchronisierung erstellt wurden, können manuell in das Dokumentenarchiv hochgeladen werden, wenn Sie diese archivieren möchten.
Allgemeine Grundsätze
- GeBüV-Fokus: Wir haben bewusst Dokumenttypen ausgewählt, die nach der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) relevant sind. Nicht jedes einzelne in bexio generierte Dokument wird synchronisiert.
- Feste Systemspeicherung: Bei jeder automatisierten Synchronisierung erstellt das System automatisch einen strukturierten Dokumentenordner im bexio-Hauptverzeichnis. Der Zielspeicherpfad ist von bexio vorgegeben und kann nicht geändert werden.
- Manuelle Uploads: Sie können jederzeit weiterhin zusätzliche Dateien oder historische Dokumente manuell in das Dokumentenarchiv hochladen.
Dokumenttypen, Auslöser für die Archivierung & Verfügbarkeit
Nachfolgend finden Sie die Liste aller Dokumente, die automatisch synchronisiert werden, sowie den Zeitpunkt, zu dem die automatische Synchronisierung ausgelöst wird.
| Modul | Dokumenttyp | Auslöser |
| Lohnbuchhaltung | Lohnabrechnungen | Monatsabschluss |
| Lohnbuchhaltung | AHV-Bescheinigung | Versenden der monatlichen AHV-Meldung |
| Lohnbuchhaltung | QST-Abrechnung | Versenden der monatlichen QST-Meldung |
| Lohnbuchhaltung | Lohnausweis | Erstellen der jährlichen Lohnausweise |
| Lohnbuchhaltung | Jahresberichte | Erstellen der jährlichen Lohnausweise |
| Lohnbuchhaltung | Firmenstammdaten | Erstellen der jährlichen Lohnausweise |
| Lohnbuchhaltung | Mitarbeiterstammdaten | Erstellen der jährlichen Lohnausweise |
| Lohnbuchhaltung | Individuelles Lohnkonto | Erstellen der jährlichen Lohnausweise |
| Lohnbuchhaltung | Lohnkonto – Firma | Erstellen der jährlichen Lohnausweise |