Automatisieren Sie Ihren Archivierungsprozess, indem Sie die direkte, nahtlose Synchronisation zwischen bexio und Ihrem Dokumenten-Archiv aktivieren. Nach der Konfiguration werden unterstützte Dokumente automatisch in Ihr sicheres Archiv übertragen, sobald sie bestimmte Phasen ihres Lebenszyklus erreichen. Dies macht manuelles Hochladen überflüssig und gewährleistet gleichzeitig eine kontinuierliche, GeBÜV-konforme Aufbewahrung.
Inhalt
- Vorteile der automatischen Synchronisation
- Benutzerrechte & Zugriff
- Zugriff auf das Archivierungs-Dashboard
- Automatische Synchronisation verwalten
- Unterstützte Dokumenttypen & Verfügbarkeit
- Ordnerstruktur & Revisionen
- Dashboard-Übersicht
1. Vorteile der automatischen Synchronisation
- Automatisierte Compliance: Stellt sicher, dass Dokumente an kritischen Meilensteinen ihres Lebenszyklus umgehend und ohne manuelles Eingreifen archiviert werden.
- Echtzeit-Tracking: Bietet über eine dedizierte Dashboard-Ansicht vollständige Transparenz über synchronisierte Dateien und deren aktuellen Archivierungsstatus.
- Transparenter Audit-Trail: Enthält ein integriertes Verlaufsprotokoll, das nachverfolgt, wann die automatische Synchronisation ein- oder ausgeschaltet wurde.
2. Benutzerrechte & Zugriff
Um auf das Archivierungs-Dashboard zuzugreifen und die Einstellungen für die automatische Synchronisation zu verwalten, müssen den Benutzenden in bexio mindestens eine der folgenden Berechtigungen zugewiesen sein:
- Berechtigung «Dokumenten-Archiv»
- Berechtigung «Dokumenten-Archiv Admin»
3. Zugriff auf das Archivierungs-Dashboard
Sobald das Dokumenten-Archiv für Ihr Unternehmen initialisiert und aktiviert wurde, steht das Dashboard für die Archivierungsverwaltung zur Verfügung:
- Gehen Sie zu «Einstellungen» - «Alle Einstellungen» - «Dokumenten-Archiv».
- Das Dashboard zeigt zwei Haupt-Tabs an: Übersicht und Details.
4. Automatische Synchronisation verwalten
Synchronisation aktivieren und deaktivieren
Die automatische Synchronisation wird über einen einfachen Ein- und Ausschaltbutton auf dem Tab «Übersicht» des Archivierungs-Dashboards unter «Automatische Archivierung» gesteuert:
- Einschalten (Aktiviert): Wenn aktiv, sendet bexio unterstützte Dokumente automatisch an das Archiv, sobald sie ihre vorgesehene Phase im Dokumenten-Lebenszyklus erreichen.
- Ausschalten (Deaktiviert): Wenn deaktiviert, werden keine Dokumente automatisch synchronisiert.
Archivierungsdauer festlegen
Beim Aktivieren der automatischen Synchronisation müssen Sie die Standard-Aufbewahrungsfrist auswählen, die für Ihre synchronisierten Dokumente gelten soll:
- 10 Jahre (Standard): Nach Schweizer Recht (GeBÜV) müssen Geschäftsbücher im Allgemeinen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
- 20 Jahre: Wählen Sie diese Option, wenn für Ihre spezifische Branche, Rechtsform oder Dokumentenart längere Aufbewahrungsfristen erforderlich sind.
Rechtlicher Hinweis: Die Aufbewahrungspflichten variieren je nach geschäftlicher Situation und branchenspezifischen Vorschriften. Wenn Sie unsicher sind, welche Archivierungsdauer Sie wählen sollen, wenden Sie sich bitte an Ihre Treuhand- oder Rechtsberatung.
Umgang mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen:
Das Erreichen des Endes einer Archivierungsdauer führt nicht zur automatischen Löschung. Sobald ein Dokument sein vorgesehenes Ablaufdatum erreicht:
- Wird es im Archiv als löschbar markiert.
- Können Sie das Dokument anschliessend überprüfen und entscheiden, ob Sie es manuell löschen oder die Archivierungsdauer verlängern möchten, falls eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
5. Unterstützte Dokumenttypen & Verfügbarkeit
Nicht alle Dokumenttypen stehen von Anfang an für die automatische Synchronisation zur Verfügung. Auf dem Tab «Übersicht» ist explizit aufgeführt, welche Dokumenttypen derzeit die automatische Synchronisation unterstützen und welche als «Demnächst verfügbar» markiert sind.
- Derzeit unterstützte Typen: Nur Dokumenttypen, die als verfügbar markiert sind, werden automatisch synchronisiert
- Zukünftige Dokumenttypen: Dokumenttypen, die noch nicht verfügbar sind, werden erst ab dem Zeitpunkt automatisch synchronisiert, ab dem die Funktion für diesen spezifischen Typ verfügbar wird
Vergangene & bestehende Dokumente
Die automatische Synchronisation gilt nur für Dokumente, die ihre Archivierungsphase erreichen, nachdem die Funktion aktiviert wurde.
Wichtig: Das System kann zuvor erstellte Dokumente oder Dateien, die während der Deaktivierung der automatischen Synchronisation generiert wurden, nicht rückwirkend senden. Wenn Sie bereits bestehende Dateien vorliegen haben, können Sie diese direkt und manuell in das Archiv hochladen und dort die individuelle Archivierungsdauer festlegen.
Umschalt-Verlauf (Toggle History)
Um eine nachvollziehbare Dokumentation von Systemänderungen zu gewährleisten, wird neben dem Bereich «Automatische Archivierung» ein Verlaufssymbol angezeigt. Durch Klicken auf dieses Symbol können Sie ein Protokoll mit genauen Zeitstempeln einsehen, das anzeigt, wann die automatische Synchronisation aktiviert oder deaktiviert wurde.
6. Ordnerstruktur & Revisionen
Automatische Ordnerstruktur
Wenn die automatische Synchronisation aktiviert ist und Dokumente im Archiv synchronisiert werden, werden sie automatisch in einem Stammordner namens bexio abgelegt.
Innerhalb des bexio-Ordners erstellt das System eine standardisierte, verschachtelte Ordnerhierarchie. Alle vom System generierten Ordnernamen sind immer auf Englisch:
| Ordnername | Ordnerbeschreibung
| Platzierung |
| bexio | "bexio" (Stammordner) | Hauptordner |
| Year | "2026" (Jahr, in dem das Dokument erstellt wird) | Unterordner 1 |
| Document Type | "Invoice" (immer auf Englisch) | Unterordner 2 |
| Month | "5" (Monat im Jahr) | Unterordner 3 |
| Day | "1" (Tag im Monat) | Unterordner 4 |
| Document name/reference | "RE-00001" | Unterordner 5 |
| Revision date | "01.05.2026-10:15" | Unterordner 6 |
Vom System erstellte Ordner ändern
Wenn Sie einen der automatisch von bexio generierten Ordner umbenennen oder ändern, erstellt das System beim nächsten Synchronisationsvorgang den ursprünglichen Ordnerpfad neu. Um unerwünschte Ordnerduplikate zu vermeiden, empfehlen wir dringend, alle vom System erstellten Ordner in ihrem ursprünglichen Zustand und an ihrem ursprünglichen Ort zu belassen.
Zusätzliche Dokumente hinzufügen
Es steht Ihnen frei, manuell zusätzliche Dateien in einen der von bexio automatisch erstellten Ordner einzufügen, wenn Sie zusammengehörige Unterlagen gruppieren möchten.
Dokumentrevisionen & Anhänge
- Revisionen: Wenn ein Dokument in bexio Office zwischen bestimmten Lebenszyklus-Phasen hin- und hergeschoben wird, wird jedes Mal eine neue Version gesendet, wenn es eine Archivierungsphase erreicht. Das System verarbeitet dies, indem es einen neuen Revisions-Unterordner mit Datum und Uhrzeit erstellt (z. B. 01.05.2026-10:15), wodurch jede Version der Datei erhalten bleibt.
- Mehrere Anhänge: Enthält ein einzelnes Dokument mehrere Dateien (z. B. eine Lieferantenrechnung oder Aufwendung im Einkauf mit mehreren Anhängen), werden alle zugehörigen Dateien zusammen im selben Revisionsordner gruppiert und gespeichert.
7. Dashboard-Übersicht
Tab «Übersicht»
Der Tab «Übersicht» dient als zentrale Anlaufstelle zur Überwachung des Archivierungsstatus und der unterstützten Dateikategorien:
- Status: Zeigt den aktuellen Betriebsstatus Ihrer Archiv-Synchronisation in Echtzeit an (z. B. mit einem Hinweis, falls Dokumente derzeit nicht archiviert werden).
- Automatische Archivierung: Enthält den Haupt-Button zum Aktivieren/Deaktivieren, Konfigurationsoptionen und die Verknüpfung zum Verlaufsprotokoll.
- Unterstützte Dokumenttypen: Rufen Sie die folgende Seite auf, um Informationen darüber zu erhalten, welche Dokumenttypen unterstützt werden und in welcher Phase ihres Dokumenten-Lebenszyklus sie mit dem Archiv synchronisiert werden.
Tab «Details» (Listenansicht & Datei-Status)
Der Wechsel zum Tab Details öffnet eine umfassende Listenansicht aller einzelnen Dateien, die in die Warteschlange gestellt oder an das Dokumenten-Archiv gesendet wurden.
In dieser Listenansicht können Sie Folgendes überwachen:
- Jedes über die automatische Synchronisation gesendete Dokument.
- Den Verarbeitungs- und Synchronisationsstatus jeder Datei.