In dieser Anleitung erfährst du, wie du den AI Agenten einrichtest, seine Vorschläge steuerst und welche Informationen er für präzise Buchungen nutzt. Idealerweise richtest du dies ein, bevor du deine ersten Belege verarbeitest, um direkt von der Automatisierung zu profitieren.
Voraussetzungen
- Aktivierung: Der Kontera AI Agent muss im entsprechenden Mandanten aktiviert sein.
- Kontenplan: Dein Kontenplan sollte sich an der Logik des Schweizer Kontenrahmens KMU orientieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. AI Agent aktivieren
- Navigiere in Kontera zu Einstellungen > AI Agent.
- Aktiviere im Bereich Addons die Option AI Agent.
- Sobald diese Option aktiviert ist, verarbeitet der AI Agent neue Belege automatisch und erstellt dynamische Buchungsvorschläge.
2. Unternehmenskontext hinterlegen
Je genauer der AI Agent dein Unternehmen kennt, desto präziser sind seine Kontierungsvorschläge. Anstatt für jede Situation Einzelregeln zu definieren, beschreibst du dein Unternehmen zentral im Unternehmenskontext:
- Gehe zu Einstellungen > AI Agent > Unternehmenskontext.
- Fülle folgende Felder aus:
- Unternehmenszweck: Beschreibe kurz und präzise die Haupttätigkeit und das Ziel deines Unternehmens.
- Produkte, welche die Firma herstellt: Falls deine Firma Produkte herstellt, erstelle eine detaillierte Liste (ideal inklusive der verwendeten Rohmaterialien, z. B. Turnschuhe aus Leder und Gummi).
- Produkte, mit denen gehandelt wird: Liste alle Produkte auf, die du einkaufst und unverändert weiterverkaufst.
- Beschreibung der Dienstleistungen: Fasse die Services zusammen, die dein Unternehmen anbietet.
Gut zu wissen: Fehlt der Unternehmenszweck, agiert der AI Agent bei Direktkosten-Konten zurückhaltender. Ein vollständig ausgefüllter Kontext verbessert die Genauigkeit spürbar!
3. Kontierung anpassen
- Unter Einstellungen > AI Agent > Kontierung kannst du steuern, in welchen Bereichen der AI Agent Buchungen vornehmen darf (z. B. Materialeinkauf, Einkauf Handelsware, Einkauf für Dienstleistungen).
- Über eine optional hinterlegte Aktivierungsgrenze legst du fest, ab welchem Betrag Anschaffungen aktiviert statt direkt als Aufwand verbucht werden.
4. Kontextbasierte Informationen nutzen
Der AI Agent analysiert nicht nur das Belegdokument selbst, sondern bezieht auch ergänzenden Kontext mit ein:
- Handschriftliche Notizen: Notizen direkt auf dem Beleg (z. B. «Kundengeschenk» oder «Personalanlass») werden automatisch erkannt.
- WhatsApp-Kommentare: Bei Belegen, die per WhatsApp weitergeleitet werden, verarbeitet der Agent mitgeschickte Texte (z. B. «Verpflegung Kunde Zürich»).
- E-Mail-Inhalte: Wenn du Belege per E-Mail weiterleitest, analysiert der Agent den E-Mail-Text (z. B. «Rechnung für Mietauto Geschäftsreise Basel»).
5. Buchungsvorschläge prüfen und freigeben
- Öffne einen verarbeiteten Beleg in der Detailansicht.
- Der Buchungsvorschlag des AI Agents ist am blauen Kontera AI Symbol erkennbar.
- Überprüfe das vorgeschlagene Konto sowie den MwSt-Steuersatz (der Agent berücksichtigt automatisch die MwSt-Pflicht deines Unternehmens gemäss den Stammdaten).
- Unterhalb der Kontierung findest du die Begründung des AI Agents, warum dieses Konto gewählt wurde.
- Bestätige die Buchung oder passe die Werte bei Bedarf an.
Hinweis für Bestandsnutzer (Von Arbeitsanweisungen zu Skills):
Falls du bisher mit Arbeitsanweisungen gearbeitet hast: Das System wird fortlaufend auf vordefinierte Skills (unter Einstellungen > AI Agent > Skills) umgestellt. Spezifische Automatisierungen (z. B. Zuweisung von Standard-Zahlungskonten oder Auslesen von Belegnummern) werden künftig direkt über die entsprechenden Skills gesteuert. Veraltete Artikel zu den alten Arbeitsanweisungen werden schrittweise archiviert oder leiten direkt auf diesen Guide weiter.
Wichtig: Globale Buchungsregeln (z. B. «Verpflegung immer auf Konto 4400») gehören zwingend in die Skill-Einstellungen des «Kontierungs»-Skills. Sie dürfen auf keinen Fall im allgemeinen Unternehmenskontext eingetragen werden, da dies zu Fehlern in der Verbuchung führen kann!
FAQ & Fehlerbehebung
Warum schlägt der AI Agent ein falsches Konto vor?
Prüfe, ob der Unternehmenskontext unter Einstellungen > AI Agent ausreichend und mit den korrekten neuen Bezeichnungen (z. B. "Produkte, welche die Firma herstellt") ausgefüllt ist. Fehlen Angaben, fehlen dem Agenten wichtige Grundlagen für die korrekte Zuordnung.
Wie merkt sich der Agent Korrekturen oder Rückfragen?
Stellt dir der Agent bei Unklarheiten eine Rückfrage oder korrigierst du einen Vorschlag, speichert das System deine Entscheidung. Künftige, ähnliche Belege werden automatisch basierend auf diesem Feedback verarbeitet («einmal geklärt, dann gemerkt»).
Kann der AI Agent Belege ohne Aktivierung verarbeiten?
Nein, die Funktion muss im jeweiligen Mandanten zwingend als AI Agent in den Addons aktiviert sein.