1. Voraussetzungen

Bevor Sie die Zulagen im Lohnmodul erfassen, stellen Sie bitte sicher, dass:

• Die Anmeldung bei der zuständigen Familienausgleichskasse (FAK) erfolgt ist.

• Ihnen der offizielle Entscheid über den Anspruch und die Höhe der Zulage vorliegt.

2. Erfassung im Mitarbeiterstamm

Um eine Kinderzulage zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Mitarbeiter und wählen Sie die entsprechende Person aus.
2. Klicken Sie auf den Reiter Kinder.
3. Erfassen Sie den Namen, das Geburtsdatum des Kindes und das Geschlecht. Die AHV-Nr. ist nicht zwingend notwendig.
4. Wählen Sie die Zulagenart aus (z.B. Kinderzulage, Ausbildungszulage).
5. Geben Sie den monatlichen Betrag gemäss dem FAK-Entscheid ein.
6. Speichern Sie die Angaben.

3. Automatische Abrechnung im Lohnlauf

Sobald die Zulage im Mitarbeiterstamm hinterlegt ist, wird sie in jedem neuen Lohnlauf automatisch auf der Lohnabrechnung aufgeführt.

• Steuerpflicht: Kinderzulagen sind quellensteuerpflichtig, aber sozialversicherungsfrei (keine Abzüge für AHV/IV/EO/ALV). bexio berücksichtigt diese Logik automatisch.

• Teilzeitpensen: In den meisten Kantonen werden Kinderzulagen bei Teilzeitmitarbeitenden nicht mehr gekürzt (Volle Zulage ab einem gewissen Mindestlohn). Bitte prüfen Sie dies im Zweifelsfall mit Ihrer Ausgleichskasse.

4. Häufige Fragen (FAQ)

Was mache ich bei einem untermonatigen Ein- oder Austritt?

in bexio erfolgt keine automatische Kürzung (Pro-rata-Berechnung) der Kinderzulagen. Dies hat einen rechtlichen Hintergrund, da die Bestimmungen je nach Kanton und Familienausgleichskasse (FAK) variieren.

Das Kind ist in Ausbildung – wie stelle ich auf Ausbildungszulage um?

Sobald der Anspruch auf die Kinderzulage endet und eine Ausbildungszulage beginnt, ändern Sie bitte die Zulagenart auf Ausbildungszulagen und passen manuell den Betrag an. 

Wo sehe ich die Zusammenfassung für die FAK-Abrechnung?

Unter dem Menüpunkt Dokumente > Jahresmeldungen finden Sie die FAK Abrechnung. Dieser zeigt Ihnen die Summe aller ausgezahlten Zulagen, die Sie mit der FAK verrechnen können.

5. Rechtlicher Hinweis

Bitte beachten Sie, dass bexio den technischen Rahmen für die Abrechnung bietet. Die Prüfung, ob ein rechtlicher Anspruch auf Kinderzulagen besteht, liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Wenden Sie sich bei fachlichen Fragen zur Anspruchsberechtigung bitte direkt an Ihre kantonale Ausgleichskasse oder Ihren Treuhänder.

6. Kinderzulagen (Genf)

Besonderheit Kanton Genf: Kinderzulagen bei Direktauszahlung

Im Kanton Genf werden Kinderzulagen in der Regel direkt von der Ausgleichskasse (OCAS) an den Mitarbeiter ausgezahlt, anstatt über den Arbeitgeber zu fliessen. Dennoch müssen diese Beträge zwingend auf der Lohnabrechnung erscheinen.

Warum müssen die Zulagen auf die Lohnabrechnung? Obwohl Sie als Arbeitgeber das Geld nicht auszahlen, sind Kinderzulagen quellensteuerpflichtig. Damit der Quellensteuerabzug gesetzeskonform auf das gesamte Einkommen berechnet werden kann, muss der Betrag im Lohnsystem erfasst werden.

Für diesen Fall werden die Kinderzulagen nicht unter "Kinder" erfasst, sondern man fügt die Lohnart 3002 Kinderzulagen bezahlt durch FAK (Genf) auf dem Mitarbeiter unter "Grundlohndaten" hinzu. Hier gibt man auch den monatlichen Betrag ein. In diesem Fall dient der Betrag der Kinderzulage lediglich als Basis für die Quellensteuerberechnung. Die Zulage wird zwar auf der Lohnabrechnung aufgeführt, damit sie korrekt besteuert werden kann, sie wird jedoch nicht zum Auszahlungsbetrag addiert, da die Auszahlung bereits direkt durch die Ausgleichskasse erfolgt.

 

7. Freiwillige Kinderzulagen

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Familienzulagen zahlen einige Arbeitgeber freiwillige Kinderzulagen. In bexio Lohn stehen Ihnen hierfür zwei verschiedene Lohnarten zur Verfügung. Die Wahl der richtigen Lohnart hängt davon ab, ob der Betrag sozialversicherungspflichtig ist oder nicht.

1. Freiwillige Kinderzulagen (AHV-pflichtig)

In der Regel gelten freiwillige Zulagen des Arbeitgebers als massgebender Lohn. Das bedeutet, sie werden wie der normale Lohn behandelt.

• • Sozialabzüge: Auf diesen Betrag werden alle Sozialversicherungen (AHV, IV, EO, ALV, NBU und KTG) abgezogen.

  • Steuern: Der Betrag ist voll quellensteuerpflichtig.

  • Anwendung: Wählen Sie diese Lohnart, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden einen Bonus oder eine Zulage gewähren, die über das kantonale Minimum hinausgeht und gesetzlich als Lohnbestandteil gilt.

2. Freiwillige Kinderzulagen (AHV-frei)

Es gibt spezifische Konstellationen (je nach Reglement oder kantonalen Vorgaben), bei denen freiwillige Zulagen von den Sozialversicherungen befreit sind, solange sie einen bestimmten Charakter aufweisen.

• • Sozialabzüge: Es werden keine Abzüge für AHV, IV, EO, ALV etc. vorgenommen.

  • Steuern: Der Betrag bleibt jedoch quellensteuerpflichtig.

  • Anwendung: Diese Lohnart wird verwendet, wenn die Zulage gemäss den Richtlinien Ihrer Ausgleichskasse ausdrücklich als „nicht beitragspflichtig“ eingestuft wird.

Hierzu fügt man die Lohnart 3005 oder 3006 freiwillige Kinderzulagen auf dem Mitarbeiter unter "Grundlohndaten" hinzu. Hier gibt man auch den monatlichen Betrag ein.