Um den Einstieg in die Stammdaten-Verwaltung zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Punkte zur Synchronisation zwischen bexio und Kontera zusammengefasst. Während die Ersteinrichtung automatisch erfolgt, erfordern spätere Anpassungen – mit Ausnahme der Steuersätze – einen gezielten manuellen Abgleich in den Einstellungen.
Beim initialen Aufsetzen der Verbindung von bexio und Kontera synchronisiert Kontera folgende Stammdaten einmalig, da diese für die Verbuchung wichtig sind:
- Lieferanten
- Kontenplan
- (Mehrwert-)Steuersätze und Steuerperioden
- Währungen
Wichtig: Da bexio keine Zuordnung der Lieferantenrechnungen oder Positionen der Lieferantenrechnungen auf Projekte zulässt, übernimmt Kontera diese Daten nicht.
Grundsätzlich müssen Stammdaten von Hand synchronisiert werden, sollte sich etwas in bexio geändert haben. Eine Ausnahme bilden die Steuersätze und Steuerperioden (sollten diese Daten zuletzt vor über einem Monat synchronisiert worden sein): Kontera synchronisiert diese Daten für dich im Hintergrund automatisch nach.
Solltest du etwas an deinen Lieferanten, deinem Kontenplan etc. geändert oder etwa einen neuen MWST-Satz eingeführt haben und möchtest du deine Steuersätze sofort aktuell haben, um diese in Kontera auswählen zu können, so musst du diese Daten manuell synchronisieren. Dafür klickst du unter Einstellungen → Stammdaten auf die Daten, die du gerne synchronisieren möchtest. Dann kannst du im oberen rechten Bereich z.B. auf den Button "Kontenplan aus bexio importieren" klicken. Dein Kontenplan wird in diesem Fall für dich neu synchronisiert.
Zusätzliche Informationen zu den (Mehrwert-)Steuersätzen
Kontera importiert nur Steuersätze, die in bexio auf "sichtbar" gestellt wurden. Nachdem ein Steuersatz in bexio von "nicht sichtbar" auf "sichtbar" geändert wurde oder beispielsweise auch die Werte von "Gültig von" / "Gültig bis" verändert wurden, ist es wichtig, die Stammdaten neu zu importieren.
Währung fehlt in Kontera resp. bexio
Fehlt dir beim Verbuchen in Kontera eine Belegwährung? Meist ist das Problem, dass diese Währung auch in bexio fehlt, da bexio standardmässig nur die wichtigsten Währungen überhaupt für dich eröffnet.
- Prüfe in bexio, ob du diese Währung erfasst hast. Hier findest du die Information, wie du zusätzliche Währungen in bexio erfasst: Währung hinzufügen in bexio.
- Im Anschluss kannst du in Kontera gemäss oben stehender Anleitung unter Stammdaten die Währungen neu importieren – ab sofort kannst du diese Währung dann auch in Kontera nutzen!