Die Aktivierung erfolgt unter "Einstellungen" → "Addons" pro Mandant. Danach erscheint der Tab "Freigabe" unter "Belege und Transaktionen" und direkt im Hauptmenü. Individuelle Freigaben können bei der Bearbeitung einer Buchung angefordert werden, indem Benutzer ausgewählt werden. Freigaben erfolgen direkt in der Übersicht oder in der Detailansicht, wo Ablehnungsgründe erfasst werden können. Abgelehnte Belege erscheinen im To-Do, freigegebene Belege wechseln zu "Bereit zum Export". Freigaberegeln werden unter "Einstellungen" → "Freigaberegeln" erstellt und bestimmen, welche Benutzer Belege freigeben müssen, ob eine Einzel- oder Mehrfachfreigabe erforderlich ist und wann die Regel Anwendung findet.
Dieses Feature ist verfügbar ab Kontera Gold oder Kontera Treuhand 900.
Wie aktiviere ich den Freigabeprozess?
Du kannst den Freigabeprozess unter "Einstellungen -> Addons" pro Mandant aktivieren. Nach dem Aktivieren des Freigabeprozesses wirst du folgende Änderungen in Kontera bemerken:
Neu findest du im Bereich "Belege und Transaktionen" den Tab "Freigabe". Zusätzlich erscheint der Bereich „Freigabe“ auch direkt im Hauptmenü:
Dort findest du alle Belege und Transaktionen, welche eine Freigabe erfordern.
Wie fordere ich eine individuelle Freigabe an?
Wenn du eine Buchung bearbeitest, erhältst du eine zusätzliche Option, eine Freigabe anzufordern.
Du kannst dort individuell einen oder mehrere Benutzer wählen, welche diesen Beleg freigeben müssen. Nach einem Klick auf den gewünschten Benutzer siehst du, wer zur Freigabe nötig ist:
Du kannst die Buchung jetzt speichern.
Wie erteile ich eine Freigabe?
Belege und Transaktionen, welche eine Freigabe benötigen, findest du unter dem Tab "Freigabe":
Du kannst die entsprechenden Belege entweder:
- Direkt auf der Übersicht freigeben oder ablehnen
- Mit einem Klick auf den Beleg die Freigabe in der Detailansicht vornehmen
Bei einer Freigabe in der Detailansicht hast du bei der Ablehnung zusätzlich die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund zu erfassen.
Abgelehnte Belege landen zurück im To-Do und müssen erneut bearbeitet werden. Freigegebene Belege wechseln in den Status "Bereit zum Export".
Wie erstelle ich eine Freigaberegel?
Unter "Einstellungen -> Freigaberegeln" kannst du neue Freigaberegeln erfassen. Du kannst dabei folgende Einstellungen vornehmen:
- Welche Benutzer die Belege, welche von dieser Regel betroffen sind, freigeben müssen.
- Mit dem Zustimmungstyp kannst du entscheiden, ob alle gewählten Benutzer die Belege freigeben müssen, oder ob eine Einzelfreigabe reicht.
- Wann die Regel zur Anwendung kommt.
Wenn du keine Einschränkungen angibst, müssen alle Belege von den gewählten Benutzern freigegeben werden.
Nach dem Speichern der Regeln tritt diese automatisch in Kraft, und wenn Belege kontiert werden, wird Kontera prüfen, ob eine Freigabe gemäss den hinterlegten Regeln notwendig ist oder nicht. Vor erfolgter Freigabe können Belege ansonsten nicht in dein Buchhaltungssystem exportiert werden.