Für die Nutzung von Kontera ist die Erstellung eines persönlichen Benutzerkontos mit einer individuellen E-Mail-Adresse erforderlich. Nach dem ersten Login muss der Mandant, also die Firma, eingerichtet werden. Hierbei kann man entweder einer bestehenden Firmenstruktur beitreten oder einen neuen Mandanten erstellen. Das System führt durch die Einrichtung des Buchhaltungssystems. Kontera bietet eine Übersicht mit Funktionalitäten wie Mandantenwechsel und Benutzerprofil.
Dieser Guide wurde für den neuen Buchungsprozess angepasst.
Der erste Schritt um Kontera zu nutzen, ist das Anlegen eines persönlichen Benutzerkontos. Indem du zur Kontera App navigierst kannst du dich registrieren, falls du noch kein Benutzerkonto hast.
Erstellen eines Benutzerkontos
Bitte beachte beim Erstellen eines Benutzerkontos Folgendes:
- Nutze eine persönliche E-Mail Adresse (vorname.nachname@firma.ch). Dies erhöht deine Sicherheit, da nur du selbst Zugriff auf deine E-Mail Inbox hast
- Wenn du mit anderen Personen innerhalb von Kontera zusammenarbeiten möchtest, können diese ein eigenes Konto eröffnen. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für zusätzliche Nutzer in Kontera.
Der erste Login: Mandant / Firma einrichten
Deine Firma ist im buchhalterischen Jargon von Kontera ein sogenannter Mandant. Wenn du dich das erste Mal in Kontera einloggst, ist dein Benutzer noch mit keinem Mandanten verknüpft. Du hast nun 2 Möglichkeiten:
- Wenn bereits andere Mitarbeiter deiner Firma mit Kontera arbeiten, dann lasse dich von diesen Nutzer*innen in den Kontera Mandanten einladen. So verhinderst du, dass du denselben Mandanten aus Versehen doppelt in Kontera erstellst.
- Falls du neu bist in Kontera, wird Kontera dich nach deinem genutzten Buchhaltungssystem Fragen. Folge den Anweisungen durch die Einrichtung zur Erstellung deines Mandanten.
Tipp: Du kannst sowohl vor der Registrierung eines eigenen Kontos in einen Mandanten eingeladen werden, als auch danach.
Übersicht über Kontera
Nach der abgeschlossen Einrichtung deiner Firma, bist du bereit um mit Kontera loszulegen. Du wirst folgende Ansicht sehen:
Im blauen Bereich links findest du folgende Funktionalitäten von oben nach unten:
- Aktiver Mandant
- Mandant wechseln
- Treuhand Portal (falls vorhanden)
- Benutzerprofil
Die Funktionalitäten in deinem Hauptmenu können sich dabei aufgrund unterschiedlicher Addons unterscheiden:
Deinen aktiven Mandanten findest du zuoberst. Danach sind die Funktionalitäten thematisch gegliedert. Der normale Arbeitsfluss erfolgt dabei von Oben nach Unten (Import -> Verarbeitung -> Export). Mandantenspezifische Einstellungen findest du dabei immer am Ende der Navigation.
Addons
Kontera kann mit zusätzlicher Funktionalität erweitert werden. Die meisten dieser Funktionalitäten stehen allen Benutzern zur Verfügung, unabhängig vom gewählten Abo. Du findest alle zusätzlichen Funktionalitäten unter "Addons".
Du kannst Addons jederzeit Ein- oder Ausschalten. Addons gelten immer für den aktiven Mandanten und werden daher für alle Benutzer ein- oder ausgeschalten.
Beachte allerdings: Wenn du ein Addon ausschaltest, stehen dessen Funktionen nicht mehr zur Verfügung. Das bedeutet zum Beispiel, dass du Transaktionen mit Anbietern, die über dieses Addon angebunden waren, nicht mehr über das Addon verwalten kannst. Auch das Deaktivieren vom Freigabeprozess kann dazu führen, dass Buchungen, welche sich noch in der Freigabe befinden, dort bleiben. Stelle daher sicher, dass du alle notwendigen Arbeiten erledigt hast, bevor du ein Addon deaktivierst.
Preview-Funktionalitäten
Einige Funktionalitäten sind als "Preview" markiert. Dies sind Funktionen, für welche teilweise noch Erfahrungswerte fehlen. Insbesondere bei Transaktionsimporten sind die Formate der Anbieter oft nicht abschliessend dokumentiert, weshalb wir diese Funktionalitäten oft in direkter Zusammenarbeit mit unseren Nutzern entwickeln. Du kannst die Funktionalitäten ohne Umschweife nutzen.