Die E-Mail-Inbox ermöglicht das Hochladen von Belegen ins Kontera über eine individuelle @
inbox.kontera.ch Adresse. Dies ist nützlich für den Empfang von Rechnungen als PDF, das Sammeln von Mitarbeiterbelegen oder das Scannen via Scan-to-Email Funktion.
Die E-Mail-Inbox erlaubt es dir, mittels deiner eigenen @inbox.kontera.ch Adresse Belege direkt ins Kontera zu laden.
Du kannst die E-Mail-Inbox auf verschiedene Arten nutzen:
- Wenn du oft Rechnungen direkt per E-Mail erhältst (als PDF Anhang), leite diese einfach an deine @inbox.kontera.ch Adresse weiter
- Wenn du Belege deiner Mitarbeiter:innen sammeln möchtest, können diese die Belege als Anhang weiterleiten
- Wenn du einen Scanner mit einer eingebauten Scan-to-Email Funktionalität hast, und Belege direkt ins Kontera scannen möchtest
Tipp: Nutze die E-Mail-Inbox in Kontera zu deiner eigenen E-Mail wie z. B.
billing@firmenname.ch. Die
billing@firmenname.ch teilst du extern. Die @
inbox.kontera.ch-E-Mail-Adresse nutzt du nur für Weiterleitungszwecke. So hast du Kontrolle, was du weiterleitest, und kannst es bei Bedarf anpassen.
Du findest die E-Mail-Inbox im Menü unter "E-Mails".
Jede eingegangene E-Mail ist ersichtlich, und ein Klick darauf erlaubt dir auch, den Inhalt der E-Mails zu sehen.
Wenn das Bild in meiner E-Mail-Signatur wird als Beleg verarbeitet wird
Jetzt wird es etwas technisch: Kontera verarbeitet Bilder, die in E-Mails mitgeschickt werden (egal ob Signatur oder nicht), und zwar sowohl eingebettet als auch im Anhang. Kontera kann dabei nicht feststellen, ob es sich um ein Bild auf einer Signatur oder nicht handelt, deshalb gelten folgende Regeln:
- Kontera verarbeitet alle Bilder, die vom E-Mail Programm als "eingebettet" verschickt werden und grösser als 100KB sein
- Kontera verarbeitet alle Bilder, die im Anhang verschickt werden, die grösser als 5KB sind
Bei E-Mails, gesendet via Outlook, fehlen die Anhänge
Microsoft nutzt stellenweise ein proprietäres Anhangformat, welches von Kontera nicht gelesen werden kann. Stelle bei Outlook sicher, dass die E-Mails im korrekten Format verschickt werden.
Für Outlook 2023 gilt: "File -> Options -> Mail -> Compose messages in this format..." -> "HTML"