Mit Kontera kannst du auch in Abacus buchen. Mit unserer Integration kannst du deine verbuchen Belege in Kontera exportieren und inkl. Belege ins Hauptbuch von Abacus importieren. Dies funktioniert ab Version 2021. Nutzt du eine frühere Version von Abacus, können wir dir einfach die Buchungen erstellen.
Inhalt
Bevor du loslegst
Folgendes solltest du beisammenhaben, damit du das Setup in einem Rutsch machen kannst:
- Abacus-XML-Export des Kontenplans (siehe etwas weiter unten für eine detaillierte Anleitung)
- Abacus-XML-Export der Mehrwertsteuersätze (siehe etwas weiter unten für eine detaillierte Anleitung)
- Abacus Mandantennummer
- Abacus-Geschäftsbereichsnummer (falls benutzt)
- Liste der Kostenstellen (falls benutzt)
- Liste der Projekte (falls benutzt)
Die beiden Exports sind relativ einfach zu schliessen. Solltest du dennoch in ein Problem laufen, kannst du einfach deinen Treuhänder fragen.
XML Export des Kontenplans
Es gibt mehrere Varianten, den Kontenplan zu exportieren.
Einfachste Variante via F554 - Kontenplan importieren/exportieren
Am einfachsten geht dies via der Funktion F554 - Kontenplan importieren/exportieren. Wähle dort einfach Export, und bei der EXPORTART klickst du auf XML. Im Anschluss klickst du auf den Blitz oben links und der Kontenplan ist exportiert.
Alternativ, wenn F554 nicht vorhanden, via F625 AbaConnect
Du kannst deinen Kontenplan auch via Funktion F625 AbaConnect exportieren. Dazu öffnest du F625, klickst dann auf Export. Dort wählst du unter Abacus-APPLIKATIONEN die Finanzbuchhaltung. Weiter auf Stammdaten -> Klassierung. Du klickst dann auf den Export, wählst ihn in der Exportselektion. Im Anschluss klickst du auf den Blitz oben links und der Kontenplan ist exportiert.
XML Export der Mehrwertsteuersätze
Die Mehrwertsteuersätze kannst du mit der Funktion F535 Import/Export Mehrwertsteuer-Codes exportieren. Das "Mecano" ist genau das gleiche wie bei F554 - Kontenplan importieren/exportieren.
Kontera mit Abacus verbinden
Klicke dazu bei der Auswahl des Buchhaltungssystems einfach auf Abacus:
Im Anschluss kannst du die unter Voraussetzung erzeugten Daten hochladen:
Möchtest du die Belege ebenfalls ins Abacus transferieren? Das ist kein Problem. Nötig dazu ist allerdings Version 2021 der Abacus Finanzbuchhaltung. Ausserdem musst du die Archivierung in deinem Abacus aktiviert bzw. lizenziert haben. Wähle dann bitte beide Häkchen aus.
Zur Geschäftsbereichsnummer: Die Geschäftsbereichsnummer gilt pro Mandant. Sie kann nicht pro Beleg verändert werden.
Kostenstellen / Projekte. Falls du diese Dimensionen in Abacus nutzt, klicke bitte die entsprechenden Häkchen an. Ansonsten kann es sein, dass Belege nicht korrekt verbucht werden, weil etwa eine KST fehlt. Leider gibt es unseres Wissens keinen automatischen Export von Kostenstellen und Projekten. Du diese im weiteren Verlauf noch kurz manuell hinzufügen.
Damit bist du fertig und kannst den Import starten. Du bist fertig und kannst nun anfangen, mit Kontera zu arbeiten … es sei denn, du nutzt Kostenstellen und Projekte:
Falls du Kostenstellen resp. Projekte nutzt
Kostenstellen und Projekte lassen sich in Abacus bedauerlicherweise nicht exportieren. Deshalb musst du diese rasch von Hand in Kontera nachtragen. Klicke dazu unter "Einstellungen -> Kostenstellen".
Mit ein paar Klicks hast du deine Kostenstellen in Kontera übertragen:
Die Verwaltung von Projekten funktioniert dabei nach dem gleichen Schema.
Solltest du nur eine einzige Kostenstelle oder ein einziges Projekt nutzen in diesem Mandat (beispielsweise, weil du Kontera zur Verbuchung von Kreditkarten nutzt, und alle Bezüge dabei auf eine einzige Kostenstelle gebucht werden), kannst du diese als Standardkostenstelle hinterlegen. Klicke dazu auf "Einstellungen -> Buchhaltungssystem". Dort hast du nun auch die Möglichkeit, diverse Einstellungen noch einmal nachzujustieren und unter anderem eben eine Standardkostenstelle auszuwählen, welche automatisch für alle Buchungen gesetzt wird.