In diesem Bereich erfährst du, wie Kontera deine Belege und Transaktionen verarbeitet. Beachte, dass ein automatischer Abgleich bei Abweichungen (wie Fälligkeit, Betrag oder fehlendem QR-Code) nicht erfolgt. Du kannst Belege einfach in der Übersicht zusammenfassen oder Dokumente manuell hinzufügen. Auch Ratenzahlungen lassen sich durch das manuelle Verknüpfen mehrerer Transaktionen mit einem Beleg exakt abbilden.
Warum wird mein Beleg und meine Transaktion nicht automatisch abgeglichen?
Konteras AI versucht immer, den passenden Beleg zur richtigen Transaktion zu finden. Manchmal fehlen jedoch eindeutige Informationen, oder die Daten weichen voneinander ab.
Die häufigsten Ursachen:
Das Fälligkeitsdatum wurde überschritten
Ein häufiger Grund ist ein überschrittenes Fälligkeitsdatum. Wenn die Zahlung einer Rechnung sehr viel später als das festgelegte Fälligkeitsdatum erfolgt, kann Kontera nicht sicher sein, ob die Transaktion wirklich zu diesem Beleg gehört. Es könnte sich um die Zahlung für eine andere Leistung handeln.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Eine Rechnung hat das Fälligkeitsdatum 03.06.2025. Die dazugehörige Zahlung geht aber erst am 18.06.2025 auf dem Konto ein. Da die Zeitspanne so gross ist, wird Kontera hier keinen automatischen Abgleich vornehmen.
Der Rechnungsbetrag stimmt nicht überein
Kontera prüft, ob der Betrag auf dem Beleg exakt mit dem Betrag der Transaktion übereinstimmt. Wenn es hier eine Abweichung gibt, findet kein automatischer Abgleich statt.
Gründe warum der Betrag nicht übereinstimmt:
Es ist kein Rechnungsdatum auf dem Beleg vorhanden
Das Datum auf dem Beleg ist ein wichtiges Merkmal für den Abgleich. Fehlt dieses Datum komplett, kann Kontera den Beleg zeitlich nicht einordnen und somit auch keiner Transaktion sicher zuordnen.
Die passenden Transaktionen sind noch nicht importiert
Stelle sicher, dass du auch die passenden Banktransaktionen in Kontera importiert hast. Ohne die Daten von der Bank kann Kontera natürlich keinen Abgleich mit den Belegen durchführen.
Belege ohne QR Code
Bei Belegen ohne QR Rechnung fehlen Kontera wichtige Anhaltspunkte für einen hundertprozentig korrekten Abgleich. Die AI hat in diesem Fall weniger Daten, um eine eindeutige Verbindung herzustellen. Das Risiko einer Fehlzuordnung ist höher, weshalb in unklaren Fällen kein automatischer Abgleich stattfindet.
Was kann ich tun?
Wenn Kontera einen Beleg und eine Transaktion aus den genannten Gründen nicht automatisch abgleichen konnte, kannst du den Abgleich einfach manuell vornehmen. Gehe dazu in den Arbeitsbereich Belege und Transaktionen und verbinde den offenen Beleg mit der entsprechenden Transaktion.
Wie ordne ich mehrere Dokumente einer einzigen Transaktion zu?
Alle zugehörigen Dokumente müssen zu einem einzigen Beleg zusammengefasst werden. Nur so kann eine saubere Zuordnung zu der einen Transaktion erfolgen.
Je nachdem, wie deine Dokumente vorliegen, gibt es zwei einfache Wege, dies zu erreichen.
Du hast bereits mehrere separate Belege hochgeladen
Dieser Weg ist ideal, wenn du bereits mehrere einzelne Belege in deiner Belegübersicht hast (z.B. verschiedene Taxi und Essensbelege einer Reise), die du nun kombinieren möchtest.
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Gehe in die Übersicht "Belege und Transaktionen".
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Wähle über die Checkbox alle Belege aus, die du zusammenfassen möchtest.
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Oben erscheint nun der Button "Buchungen..." und wähle "Zusammenführen" aus.
Was passiert jetzt? Kontera erstellt einen Sammelbeleg, das bedeutet:
Du hast einen Hauptbeleg und möchtest Dokumente hinzufügen
Nutze diesen Weg, wenn du einen Hauptbeleg hast und ihm weitere Seiten oder unterstützende Dokumente hinzufügen möchtest (z.B. eine Detailabrechnung zu einem Bewirtungsbeleg oder die zweite Seite einer Rechnung).
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Öffne den Hauptbeleg in der Bearbeitungsansicht.
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Unten links findest du die Option "Dokument hinzufügen". Klicke darauf und lade alle weiteren dazugehörigen Dokumente hoch.
Wichtige Hinweise für beide Fälle
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Beträge anpassen: Unabhängig vom gewählten Weg musst du am Ende sicherstellen, dass der Gesamtbetrag des finalen Belegs mit dem Betrag der Transaktion übereinstimmt. Manchmal ist es nötig, dass du manuell Positionen auf dem Beleg hinzufügst oder die Beträge korrigierst.
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Vollständige Datenübertragung: Keine Sorge, es gehen keine Informationen verloren. Bei beiden Wegen werden alle von dir hinzugefügten oder zusammengeführten Dokumente an dein Buchhaltungssystem übertragen.
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Beachte, dass es sein kann, dass deine Datei zu gross wird und nicht mehr in dein Buchhaltungssystem übertragen werden kann. In dem Fall musst du die Dokumente kurz entfernen und im Buchhaltungssystem wieder anhängen.
Wie verknüpfe ich einen Beleg mit mehreren Transaktionen (Ratenzahlungen)?
Es kommt vor, dass eine einzelne Rechnung in mehreren Teilen bezahlt wird. Beispielsweise eine Rechnung über 1.000 CHF, die in zwei Raten zu je 500 CHF beglichen wird.
In diesem Fall hast du in Kontera einen Beleg (die Gesamtrechnung), aber mehrere Transaktionen (die einzelnen Zahlungen) auf deinem Bankkonto oder deiner Kreditkartenabrechnung.
Kontera kann hier keine automatische Zuordnung vornehmen, da der Gesamtbetrag des Belegs (1.000 CHF) nicht mit den Beträgen der einzelnen Transaktionen (500 CHF) übereinstimmt.
Du kannst diese Verknüpfung jedoch ganz einfach manuell vornehmen und alle Teilzahlungen korrekt mit dem einen Beleg abgleichen.
Anleitung
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Beleg bearbeiten: Öffne den betreffenden Beleg in der Bearbeitungsansicht. Kontiere ihn wie gewohnt.
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Scrolle nach unten zum Abschnitt Zahlung/Abgleich und wähle die passende Methode aus, je nachdem, wo die Zahlungen eingegangen sind:
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Sobald du eine Methode gewählt hast, erscheint darunter das Feld Transaktion zum Abgleich auswählen.
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Klicke in dieses Feld. Es öffnet sich eine Liste deiner noch nicht verbuchten Transaktionen. Wähle die erste passende Teilzahlung aus.
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Klicke erneut in dasselbe Feld und wähle die zweite Teilzahlung aus.
- Wiederhole diesen Vorgang, bis du alle Transaktionen, die zu diesem Beleg gehören, ausgewählt hast.
Wichtiger Hinweis: Exakte Übereinstimmung erforderlich!
Der Abgleich funktioniert nur, wenn die Summe der von dir ausgewählten Transaktionen exakt mit dem Gesamtbetrag des Belegs übereinstimmt.Wenn dein Beleg 1.000,00 CHF beträgt, müssen die ausgewählten Transaktionen ebenfalls exakt 1.000,00 CHF ergeben. Selbst eine Abweichung von einem Rappen wird dazu führen, dass es Probleme beim Abgleich gibt.Sobald die Beträge übereinstimmen, kannst du den Beleg buchen. Alle ausgewählten Transaktionen sind nun sauber mit diesem einen Beleg verknüpft und abgeschlossen.
Mein CAMT enthält Sammelbuchungen für Löhne, obwohl ich das CAMT mit Details bestellt habe. Wieso?
Je nach Bank kann dies tatsächlich sein. Wenn Zahlungen für Gehälter als solche markiert geschickt werden (u.a. von deiner Lohnsoftware mit Category Purpose Code "SALA"), fasst die Bank diese Zahlungen zusammen und zeigt sie in den Kontoauszügen und auf einem Papierbeleg an, ohne genauere Informationen dazu zu geben, um die Privatsphäre zu schützen. Wenn du möchtest, dass deine Gehaltszahlungen nicht zusammengefasst, sondern mit Einzelheiten aufgeführt werden, muss der Auftrag anders erteilt werden: Als ganz normales Batchbooking (und ohne den Category Purpose Code "SALA"). Bei dieser Methode, musst du selbst sicherstellen, dass die Details nur berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen.