FAQ's zu bexio

Kontera ist das zentrale Tool für Import und Kontierung von Belegen aus bexio. Kreditoren können nicht als Aufwendungen in bexio erfasst werden. Dokumente aus dem bexio Posteingang werden in Kontera importiert und erst nach Verbuchung ins Archiv verschoben. Kontera benötigt spezifische Berechtigungen für den Datenabgleich, darunter für Kontakte, Bankzahlungen, Finanzdaten und Offline-Zugriff. Die Verbindung kann bei Synchronisierungsfehlern manuell aktualisiert werden. Der bexio Benutzer benötigt Berechtigungen für Einkauf, Banking, Belegupload und Buchhaltung.

Sep 10, 2026
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Titel

FAQ's zu bexio

Answer

Kontera dient als zentrale Schnittstelle für den effizienten Import sowie die Kontierung Ihrer bexio-Belege, wobei Kreditoren konsequent über das Tool und nicht als direkte Aufwendungen erfasst werden. Für einen reibungslosen Ablauf werden Dokumente aus dem bexio-Posteingang erst nach der erfolgreichen Verbuchung in Kontera ins Archiv verschoben. Damit der Datenaustausch funktioniert, müssen sowohl die erforderlichen Systemberechtigungen für Finanzdaten erteilt als auch die entsprechenden Nutzerrechte in bexio korrekt konfiguriert sein.

Aufwendung in bexio erstellen

Es ist momentan nicht möglich, Kreditoren via Kontera in bexio als Aufwendungen zu erfassen.

Belege aus bexio Posteingang importieren

Mittels dem bexio Posteingang kannst du deine Belege direkt aus bexio in Kontera importieren.

Du siehst auf einen Blick wann das Dokument in bexio hochgeladen worden ist, ob es bereits in Verwendung ist in bexio, sowie eine Vorschau und der Name der Datei.

Wähle einfach die entsprechenden Dokumente an und du kannst sie in Kontera importieren.

Deine Dokumente bleiben im bexio Posteingang in bexio selber sichtbar, solange du den Beleg noch nicht via Kontera synchronisiert hast. Danach verschieben wir das Dokument in bexio ins "Archiv".

Belege verschwinden nicht aus bexio Posteingang

Die Dateien im bexio Posteingang werden erst ins Archiv verschoben, wenn die entsprechenden Belege in Kontera kontiert und anschliessend verbucht werden. Vorher lassen wir die Belege in bexio unangetastet, für den Fall dass du den Beleg noch brauchen würdest in bexio.

Berechtigungen der bexio Verbindung

Kontera ruft nur soviele Berechtigungen ab, wie absolut notwendig fürs funktionieren. Hier im Detail die wichtigsten:

Kontakte abrufen & bearbeiten: Wir synchronisieren all deine Kontakte zu Kontera, damit du diese als Lieferanten auswählen kannst beim Kontieren eines Beleges. Ohne die Informationen zu den Kontakten können wir keine Lieferantenrechnungen erstellen.
Bankzahlungen abrufen & bearbeiten: Kontera liest ESR und QR Rechnungen aus, schlägt diese Informationen automatisch für die Zahlung vor. Damit wir eine Bankzahlung in bexio speichern können (die du anschliessend von bexio in deine Bank synchronisieren kannst) benötigen wir diese Rechte.
Finanzdaten abrufen: Diese Berechtigung gib uns Zugang zu den Stammdaten deiner Buchhaltung: Damit können wir den Kontenplan & Mehrwertsteuer Daten abrufen. Dies nutzen wir im Anschluss für die Kontierung. Hinter dieser Berechtigung verbirgt sich für uns ausserdem die Möglichkeit, manuelle Buchungen zu tätigen. Dies nutzen wir z.B. bei einer Lieferanten"gutschrift". Um ganz abschliessend und transparent zu sein: Diese Berechtigung erlaubt uns auch den Zugriff auf das Journal und würde uns damit grundsätzlich Einblick in deine Buchhaltung erlauben. Wir rufen dieses allerdings nicht ab. Leider erlaubt die bexio API keine andere Möglichkeit, die Stammdaten abzurufen ausser diese Berechtigung (welche ziemlich mächtig ist) anzufordern.
Auch offline zugreifen: Diese Berechtigung erlaubt uns, dass du nur einmal Kontera mit bexio verbinden musst, und wir nicht bei jeden Erstellen einer Lieferantenrechnungen nochmals deine Logindaten einfordern müssen. Dies ist also rein dafür gedacht, damit wir eine simplere Benutzerexperience machen können.

Berechtigungen vom bexio Benutzer

Dein Benutzer Account in bexio benötigt folgende Berechtigungen in der Benutzer Verwaltung:

Ausgaben - Lieferantenrechnungen

Banking

Belegupload

Buchhaltung

bexioGo App

In Kontera können Belege, die im bexio Posteingang gespeichert sind importiert werden. Damit ist es auch problemlos möglich, weiterhin das bexioGo App zu verwenden um Belege zu scannen. So funktionierts:

Beleg wie gewohnt mit dem bexioGo App scannen & nach bexio hochladen
In Kontera auf "Belege aus bexio Posteingang auswählen" klicken
Den zuvor gescannten Beleg auswählen - er wird importiert und kann wie gewohnt verarbeitet werden

Fehler- Die Belegnummer für manuelle Buchungen kann von bexio nicht erhöht werden

Wenn du beim exportieren von Buchungen welche als manuelle Buchung ins bexio exportiert werden diese Meldung erhältst, kannst du dies folgendermassen beheben:

Öffne den entsprechenden Mandant in bexio
Navigiere zu "Buchhaltung -> Manuelle Buchung"

Erstelle nun eine neue manuelle Buchung mit einer numerischen Belegnummer:

Drücke dann "Buchen" in bexio. Du musst die Buchung in bexio Speichern, ansonsten hat es keinen Effekt.

Exportiere nun deine Buchungen via Kontera erneut. bexio wird daraufhin als Belegnummer die Folgenummer deiner gerade vergebenen wählen (100 -> 101).

Du kannst die zuvor erstellte Buchung nun wieder löschen.

Interner Kontakt anpassen

Um deine Verbindung mit bexio zu verwalten, gehe auf "Einstellungen" -> "Verbindungen mit Drittsystemen".

Kontera benutzt standardmässig die beim initialen Setup hinterlegte Verbindung zu bexio.

Belege welche ins bexio exportiert werden, erhalten den "internen Kontakt" welcher auch die Verbindung zwischen Kontera und bexio hergestellt hat.

Als Beispiel: Die Verbindung ins bexio wurde ursprünglich via dem bexio-Nutzer "arthur.dent@kontera.ch" hergestellt:

Wenn nun Lieferantenrechnungen exportiert werden, erscheint dies in bexio auch als dazugehöriger interner Kontakt:

Kontera erlaubt dir allerdings eine zusätzliche und personalisierte Verbindung ins bexio herzustellen:

Klicke dafür auf "Verbindung einrichten" und verbinde dasselbe bexio Konto erneut. Achte darauf, mit welchem Benutzer du in bexio selber eingeloggt bist!

Nach dem erfolgreichen Herstellen der Verbindung, sind in Kontera beide ersichtlich.

Du siehst neu:

Welche Verbindung verwendet wird ("In Verwendung")
Welche Verbindung als Standard benutzt wird, falls keine personalisierte Variante verfügbar ist. Dies entspricht dem bisherigen Verhalten.

Synchronisationseinstellungen

Im Bereich Einstellungen -> Buchhaltungssystem können für die Lieferantenrechnungen in bexio noch zusätzliche Einstellungen gemacht werden. Folgendes ist möglich:

Lieferantenrechnung: Titel

In das Feld "Titel" der Lieferantenrechnung wird je nach ausgewählter Option folgendes abgefüllt:

Option Kontera Standard
Zusätzlicher Buchungstext (wenn vorhanden), Leistungsperiode (wenn vorhanden)
Option Nur zusätzlicher Buchungstext
Nur Zusätzlicher Buchungstext (wenn vorhanden)

Lieferantenrechnung: Nr.

In das Feld "Nr" der Lieferantenrechnung wird je nach ausgewählter Option folgendes abgefüllt:

Option bexio Standard
Die Nummer der Lieferantenrechnung wird von bexio selber gesetzt
Option Rechnungsnummer
Die Nummer der Lieferantenrechnung wird auf die Rechnungsnummer / Belegnummer gesetzt. Dies kann zur folgende haben, dass eine Lieferantenrechnung nicht gespeichert werden kann, wenn die Nummer bereits vergeben ist (weil beispielsweise eine Rechnungsnummer von mehreren Lieferanten vergeben werden kann)

Verbindung zu bexio neu herstellen

Falls du ungewöhnliche Fehler bei der Synchronisierung erhälst oder der bexio Posteingang nicht mehr lädt, kannst du deine Verbindung mit bexio selbstständig prüfen.

Gehe unter "Einstellungen" zu "Buchhaltungssystem".

Wenn du folgende Meldung siehst, stelle bitte die Verbindung mit bexio neu her:

URL-Name

000002510