Speichern Sie Ihre Geschäftsdokumente sicher und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz. Das Dokumenten-Archiv unterstützt eine GeBüV-konforme und revisionssichere Archivierung über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Dies gewährleistet Rückverfolgbarkeit und Integrität und reduziert gleichzeitig den physischen Speicherbedarf und den Verwaltungsaufwand.
Das Dokumenten-Archiv ist Teil der Abonnements bexio Optima und bexio Ultimate. Es kann nicht separat in Kombination mit einem anderen bexio-Abo erworben werden.
Inhalt
Vorteile vom Dokumenten-Archiv
- GeBüV-konforme Archivierung: Dokumente werden gemäss den gesetzlichen Anforderungen in der Schweiz manipulationssicher gespeichert.
- Effiziente Organisation: Ordnerstrukturen, Tags, benutzerdefinierte Attribute und eine intelligente Suche helfen Ihnen, Dokumente jederzeit schnell zu finden.
- Prüfungsbereit: Im Falle einer Steuerprüfung oder Revision können alle erforderlichen Dokumente vollständig, transparent und ohne Verzögerung vorgelegt werden.
Was ist das Dokumenten-Archiv?
Das Dokumenten-Archiv ist ein sicherer, vorschriftsmässiger Speicherort für Geschäftsdokumente. Nach der Archivierung sind die Dokumente gemäss den Anforderungen der GeBüV vor Änderungen oder Löschungen geschützt.
Während der festgelegten Aufbewahrungsfrist können Dokumente weder geändert noch gelöscht werden. Dies gewährleistet eine revisionssichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus des Dokuments.
Welche Dokumente sollten archiviert werden?
Die rechtlichen Anforderungen an eine gesetzeskonforme Archivierung variieren je nach Rechtsform, Branche und individuellen Geschäftsumständen. Aus diesem Grund kann keine allgemeingültige Liste von Dokumenten bereitgestellt werden.
Um die vollständige Einhaltung aller geltenden Vorschriften zu gewährleisten, empfehlen wir eine Abstimmung mit Ihrem Treuhänder. Dieser kann feststellen, welche Dokumente für Ihre spezifische Situation konform und revisionssicher archiviert werden müssen.
Rechtliche Compliance & Geltungsbereich der GeBüV
Alle im Dokumenten-Archiv gespeicherten Dokumente werden in Übereinstimmung mit schweizerischem Recht verwaltet. Unternehmen sind verpflichtet, buchhaltungsrelevante Geschäftsunterlagen gemäss Art. 958f des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) aufzubewahren.
Um die Prüfbarkeit und Integrität zu gewährleisten, müssen Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist zeitnah, ordnungsgemäss und nachvollziehbar archiviert werden. Diese Anforderung leitet sich aus der Schweizerischen Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Artikel 7–9, ab, die festlegen, dass archivierte Dokumente:
- Müssen nach dem Hochladen vor Änderungen geschützt sein (Unveränderbarkeit, Art. 7 GeBüV)
- Müssen mit einem Prüfpfad (Audit Trail) über Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar bleiben (Art. 8 GeBüV)
- Müssen regelmässig, ordnungsgemäss und zeitnah aufbewahrt werden (Art. 9 GeBüV)
Dies stellt sicher, dass alle archivierten Dokumente für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist revisionssicher und gesetzeskonform sind.
GeBüV Compliance in bexio
Es gibt derzeit keine automatisierte Schnittstelle zwischen bexio und dem Dokumenten-Archiv. Infolgedessen kann die Integrität der Dokumente zwischen der Erstellung in bexio und dem Hochladen in das Archiv technisch nicht garantiert werden. Dokumente werden erst ab dem Zeitpunkt der Archivierung GeBüV-konform.
Wir arbeiten derzeit an einer automatisierten Lösung für die Dokumentenablage. In Zukunft werden bestimmte Dokumente wie Rechnungen, Lieferantenrechnungen und Aufwendungen nach ihrer Erstellung direkt und automatisch in Ihrem Dokumenten-Archiv gespeichert.
Wir werden Sie informieren, sobald diese Funktion verfügbar ist. Bestehende Dokumente bleiben davon unberührt, und es werden keine Dokumenten-Duplikate erstellt.
Anforderung an die zeitnahe Archivierung
Die GeBüV verlangt, dass Dokumente zeitnah archiviert werden. Dies erfordert keine sofortige Archivierung nach der Erstellung, aber eine regelmässige und prompte Archivierung ohne lange ungeschützte Zeitspannen.
Empfohlene Archivierungsintervalle:
- Täglich oder wöchentlich bei hohem Belegaufkommen
- Wöchentlich oder zweiwöchentlich bei mittlerem Aufkommen
- Monatlich bei geringem Aufkommen
Dokumente müssen stets vor der MWST-Abrechnung oder dem Jahresabschluss archiviert werden. Eine Archivierung erst am Jahresende gilt gemäss GeBüV nicht als zeitnah.
Ältere Dokumente & rückwirkende Compliance
Dokumente aus den Vorjahren können in das Dokumenten-Archiv hochgeladen werden. Jedoch:
- Die GeBüV-Konformität gilt nicht rückwirkend
- Die Konformität beginnt ab dem Zeitpunkt des Hochladens
- Der Zeitraum vor der Archivierung bleibt ausserhalb des technischen Integritätsschutzes
Praktische Informationen:Andernorts gespeicherte ältere Dokumente sollten in das Dokumenten-Archiv kopiert werden, um die Aufbewahrung zu zentralisieren und den Zugriff zu vereinfachen. Die ursprüngliche Aufbewahrungsmethode und das Erstellungsdatum sollten dokumentiert werden, um den Nachweis der Aufbewahrungskette zu erleichtern. Eine GeBüV-Konformität über den gesamten Lebenszyklus hinweg – das heisst, eine garantierte Integrität ab der Erstellung des Dokuments – wird erst möglich sein, sobald die automatisierte Archivierung für die jeweiligen Dokumententypen eingeführt ist.
Zertifizierung
Die Dokumenten-Archiv Lösung wurde als konforme Methode für die Archivierung von Dokumenten gemäss GeBüV zertifiziert.
Diese Zertifizierung bestätigt, dass das Archiv die technischen und organisatorischen Anforderungen für eine rechtskonforme Dokumentenaufbewahrung in der Schweiz erfüllt.
- Sie müssen das bexio-Paket Optima oder Ultimate haben
- Nur Super-Admin Benutzer können das Dokumenten-Archiv aktivieren
Die Einrichtung ist ein einmaliger Vorgang.
Kündigung
Bitte beachten Sie, dass der Zugriff auf das Dokumenten-Archiv an ein aktives bexio-Konto gebunden ist. Im Falle einer Kündigung ist der Benutzer dafür verantwortlich, die Daten rechtzeitig zu archivieren und zu sichern.