Die Jahresmeldung an die Pensionskasse (BVG) via ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von anderen Versicherungen (wie AHV oder UVG): Sie dient oft der Voranmeldung der voraussichtlichen Löhne für das kommende Jahr.
Hier sind die wichtigsten Informationen, die du für die Durchführung in bexio kennen musst:
Inhalt
1. Der Zeitpunkt (Wichtig!)
Anders als die AHV-Meldung, die das vergangene Jahr abschliesst, wird die BVG-Jahresmeldung in der Regel anfangs Jahr (meist im Januar) gesendet.
- Ziel: Die Pensionskasse benötigt die voraussichtlichen Jahresgehälter Ihrer Mitarbeitenden, um die neuen Beitragsrechnungen für das laufende Jahr zu erstellen.
- Voraussetzung: Der Lohnlauf für den Monat Januar muss in bexio bereits abgeschlossen sein, bevor du die Meldung sendest.
2. Was wird gemeldet?
- Voraussichtliche Jahreslöhne: bexio berechnet basierend auf dem Januar-Lohn das voraussichtliche Jahreseinkommen.
- Manuelle Anpassung: Du hast in bexio die Möglichkeit, die BVG-Basis manuell zu überschreiben, falls du bereits weisst, dass sich der Lohn im Laufe des Jahres ändern wird (z.B. geplante Lohnerhöhung oder Pensumsänderung im Sommer).
- Vollständigkeit: Du kannst markieren, ob die Meldung bereits vollständig ist oder ob noch Daten für einzelne Mitarbeiter fehlen.
3. Der Rückfluss der Daten
Das Besondere am BVG-ELM-Verfahren ist die Bestätigung der Versicherung:
- Nach der Übermittlung erhältst du von der Pensionskasse eine Liste zurück.
- Diese Liste enthält die effektiven Jahresbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile), welche die Kasse berechnet hat.
- Diese Beträge können danach oft direkt ins bexio importiert werden, damit die monatlichen Abzüge exakt mit der Rechnung der Pensionskasse übereinstimmen.
4. EMA-Meldungen (Eintritt, Mutation, Austritt)
Seit der Swissdec Version 5.0 können Mutationen auch unterjährig gemeldet werden:
- Eintritte: Neue Mitarbeiter werden direkt gemeldet.
- Mutationen: Lohnänderungen oder Pensumsanpassungen.
- Austritte: Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Diese Meldungen findest du in bexio unter den Monatsmeldungen.
5. Voraussetzungen für den Versand
Damit der Versand via ELM funktioniert, müssen folgende Daten korrekt hinterlegt sein:
- Versicherungs-Profil: Die korrekte Kunden-Nummer und der Vertrag müssen bei der BVG-Versicherung in den Einstellungen erfasst sein.
- BVG-Codes: Jeder Mitarbeiter muss einer Versicherungsgruppe (z.B. A1) zugeordnet sein.
- ELM-Aktivierung: In den Versicherungseinstellungen muss der Übermittlungsweg auf "ELM" stehen.
Zusammenfassend: Schliesse den Januar-Lohn ab, prüfe die voraussichtlichen Jahresgehälter unter Dokumente > Jahresmeldungen und sende die BVG-Meldung ab, um die korrekten Beitragsdaten für das neue Jahr zu erhalten.
So kannst du die BVG-Basis für die Jahresmeldung in bexio anpassen:
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Navigieren: Wähle den Reiter Dokumente
- Jahresmeldungen: Klicke auf den Unterpunkt Jahresmeldungen
- Versicherung wählen: Wähle in der Liste deine BVG-Versicherung aus und klicke auf Senden.
- Bearbeitungsmodus: In der Liste der Mitarbeiter siehst du nun die Spalte Voraussichtlicher Jahreslohn. (bexio berechnet diese Wert automatisch: Januarlohn x 12)
- Manuelle Korrektur: Klicke direkt in das Feld des Betrags beim entsprechenden Mitarbeiter. Du kannst den Wert nun manuell überschreiben.
- Speichern: Achte darauf, die Änderungen zu speichern (meistens am Ende der Zeile oder unten auf der Seite), bevor du die Übermittlung startest
Warum sollte man das tun?
Die Pensionskasse stellt dir die Rechnung basierend auf diesem gemeldeten Betrag. Wenn du hier einen sehr genauen Wert angibst, verhinderst du grosse Differenzen am Jahresende (Rekapitulation) und sorgst dafür, dass die monatlichen Lohnabzüge deiner Mitarbeiter bereits sehr nah an der definitiven Abrechnung liegen.
Profi-Tipp:
Wenn du die BVG-Basis angepasst hast und die Meldung erfolgreich gesendet wurde, erhältst du oft ein Rückmeldungs-Dokument der Versicherung im System. Prüfe danach unter Lohn > Einstellungen > Versicherungen, ob du die neuen Prämienwerte (die berechneten Franken-Beträge der Kasse) direkt für die künftigen Lohnläufe übernehmen kannst.
1. Den Sendestatus prüfen
Nachdem du die Meldung abgeschickt hast, ändert sich der Status in bexio. Du findest diese Information unter: Dokumente > Jahresmeldungen
- Erfolgreich: Die Daten wurden technisch korrekt an den Swissdec-Distributor übermittelt.
- Fehler: Falls die Meldung abgelehnt wurde (z. B. wegen einer ungültigen Vertragsnummer), siehst du hier ein rotes Symbol mit einer Fehlermeldung.
2. Das Rückmelde-Protokoll (Der "Dialog")
Bei der BVG-Meldung via ELM findet ein echter Datenaustausch statt. Nachdem die Versicherung die Daten verarbeitet hat (das kann wenige Minuten bis zu einigen Tagen dauern), sendet sie eine Antwort zurück.
Du erkennst den Erfolg an zwei Dokumenten, die in der Übermittlungsübersicht erscheinen:
- Übermittlungsprotokoll: Die Bestätigung, dass die Meldung rausging.
- Rückmeldung / Resultate: Hier listet die Versicherung auf, welche Personen sie akzeptiert hat und welche Beiträge (in CHF) sie für das Jahr berechnet hat.
3. Import der Rückmeldung (Der wichtigste Schritt)
Sobald die Versicherung die Daten verarbeitet hat, bietet dir bexio oft die Option an, die Resultate zu übernehmen.
- Klicke in der Übermittlungsübersicht auf die entsprechende BVG-Meldung.
- Suche nach dem Button "Beiträge BVG importieren"
- Dadurch werden die von der Versicherung berechneten Franken-Beträge direkt in die Mitarbeiter-Stammdaten eingespielt. So stellst du sicher, dass der Abzug auf dem Lohnzettel exakt mit der Rechnung der Versicherung übereinstimmt.
Wichtiger Hinweis: Wenn im Rückmeldeprotokoll "Warnungen" stehen, bedeutet das oft, dass die Versicherung eine Person nicht zuordnen konnte (z. B. falsche AHV-Nummer). Diese Personen musst du manuell prüfen, da für sie sonst keine korrekten BVG-Abzüge berechnet werden können.