In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kontakte exportieren und wie Sie die Kontakt- und Adressdaten effizient finden können. Die Daten bestehen aus verschiedenen Spalten, die wesentliche Informationen über die Kontakte, ihre Adressen und die Unterscheidung zwischen Haupt- und Zusatzadressen für die Rechnungen enthalten.
Inhalt
1. Wie man die Kontaktliste exportiert
2. Welche Informationen werden exportiert
2.1 Adress informationen
2.2 Wie die Rechnungsadresse bestimmt wird
2.3 Address Details (Specific Fields)
2.4. Kontaktinformationen Übersicht
2.5. Kontaktinformationen für die Kommunikation
2.6. Weitere Bemerkungen
1. Wie man die Kontaktliste exportiert
- Gehen Sie im oberen Navigationsmenü zum Menü «Kontakte».
- Um alle Kontakte in Excel zu exportieren, klicken Sie auf die Checkbox oben in der Liste.
Um sicherzustellen, dass alle Adressen, auch die zusätzlichen Adressen, in Ihrem Export enthalten, wählen Sie:
Verwenden Sie für den Kontaktimport nicht den Export "Alle Adressen".
2. Welche Informationen werden exportiert
2.1 Adress informationen
Jeder Kontakt kann eine Hauptadresse und eine oder mehrere zusätzliche Adressen haben. Die folgenden Spalten helfen Ihnen zu verstehen, wie jede Adresse klassifiziert ist und welche für die Rechnungsstellung verwendet werden sollten.
Hauptadresse
Diese Spalten zeigt Ihnen, ob die Adresse die primäre Adresse des Kontakts ist.
Rechnungsadresse
Diese Spalte zeigt Ihnen, ob die Adresse für die Rechnungsstellung verwendet wird.
2.2 Wie die Rechnungsadresse bestimmt wird
Das System ermittelt die Rechnungsadresse automatisch anhand der folgenden Logik:
Wird eine zusätzliche Adresse = 0 als Rechnungsadresse = 1 explizit ausgewählt, so wird diese als Rechnungsadresse verwendet.
Wird keine zusätzliche Adresse für die Rechnungsstellung ausgewählt, so wird automatisch die Hauptadresse = 1 als Standard-Rechnungsadresse verwendet.
2.3 Details der Adressen (spezifische Felder)
Für jede Adresse werden die folgenden spezifischen Informationen ausgwiesen:
-
Strasse: Der Strassenname für die Adresse.
-
Haus Number: Die spezifische Nummer oder Kennung des Gebäudes.
-
Postcode: Der PLZ-Code, der mit der Adresse verknüpft ist.
-
Stadt: Die Stadt oder Gemeinde, die mit der Adresse verbunden ist.
-
Land: Das Land, in dem sich der Kontakt befindet.
2.4. Kontaktinformationen Übersicht
Jede Zeile der Daten repräsentiert eine Person oder einen Unternehmenskontakt und enthält mehrere wichtige Informationen, die Ihnen helfen, die Daten zu organisieren und zu klassifizieren. Nachstehend sind die wichtigsten Felder aufgeführt:
-
Vorname: Der Vorname der Kontaktperson.
-
Nachname: Der Nachname der Kontaktperson.
-
Firma: Der Name der Firma, dem der Kontakt angehört.
-
Firmennamen-Zusatz: Gegebenenfalls der Name der Tochtergesellschaft oder Abteilung, die mit dem Kontakt verknüpft ist.
-
Kontakt Nr. der verknüpften Firma: Wenn ein privater Kontakt mit einem Unternehmen verknüpft ist, wird in dieser Spalte die Kontaktnummer des verknüpften Unternehmens angezeigt. Wenn beispielsweise der Kontakt 5 verknüpft ist und der private Kontakt 4 mit diesem Unternehmen verknüpft ist, wird in dieser Spalte unter Kontakt 4 die Kontaktnummer angezeigt.
-
Name des Empfängers: Die Person oder Firma, an die der Brief oder das Paket adressiert ist.
- Namens-Zusatz (Nur zusätzliche Adresse): Alle zusätzlichen Namen, die mit dem Kontakt verknüpft sind, wie Abteilungen oder andere Personen.
2.5. Kontaktinformationen für die Kommunikation
Dieser Abschnitt enthält verschiedene Möglichkeiten, den Kontakt zu erreichen:
-
Email / Email 2: E-Mail-Adressen für den Kontakt. Wenn es mehrere Adressen gibt, werden diese in diesen Feldern angezeigt.
-
Telefon: Die Haupt-Telefonnummer für den Kontakt.
-
Telefon 2: Eine zweite Telefonnummer.
-
Mobile: Die Mobilnummer für den Kontakt.
-
Sprache: Die bevorzugte Sprache für die Kommunikation mit dem Kontakt.
2.6. Weitere Bemerkungen
Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, den Kontaktdatensatz über die grundlegenden Informationen hinaus anzupassen und zu ergänzen, was für eine effektive Verwaltung der Beziehungen, sei es auf persönlicher oder beruflicher Ebene, unerlässlich ist.
- Branche: Der Sektor, zu dem der Kontakt gehört (z. B. Finanzen, Gesundheitswesen usw.).
- Kategorie: Die Kundenkategorie dient dazu, Kontakte in Gruppen zu segmentieren, um die Kommunikation zu personalisieren, das Produktangebot anzupassen und den Kundenservice zu priorisieren.
- Bemerkungen: Weitere Hinweise oder Kommentare zum Kontakt. Dazu können spezielle Anweisungen, Präferenzen oder andere relevante Informationen gehören.
- Korrespondenzweg : Die bevorzugte Kontaktmethode, z. B. E-Mail, Telefon oder Post.
- Ansprechpartner: Die Person oder Abteilung, die für die Kommunikation mit diesem Kontakt zuständig ist.
Durch die Organisation und Nutzung dieser Daten können Sie Ihre Fähigkeit zur effektiven Kommunikation mit Kontakten verbessern, Rechnungsabläufe effizienter gestalten und sicherstellen, dass Ihre Unterlagen auf dem neuesten Stand sind.
Achten Sie darauf, die Hauptadresse und die Rechnungsadresse sorgfältig zu überprüfen, um zu vermeiden, dass Rechnungen an die falsche Adresse gesendet werden.