Bei einer Postadresse sind oft zusätzliche nicht-geografische Angaben erforderlich, wie zum Beispiel: Abteilung, Gebäudename oder Altersheim, um eine korrekte Zustellung oder Korrespondenz zu gewährleisten. Diese wichtigen Adressinformationen passen jedoch nicht immer in die verfügbaren Standardfelder für die Adresse. Bis zu einer Einführung spezieller Adressfelder durch bexio empfehlen wir Ihnen, diese Angaben im Feld "Zusätzliche Adresse" im Kontakt zu erfassen.
Inhalt:
Verschiedene Szenarien für Zusatzadressen
Spezifischer Wohnort/ Altersheim/ Pflegeheim
Der Adresse muss der Name der Einrichtung vorangehend oder ergänzend hinzugefügt werden. Beispiel: Alterszentrum Prosenio Bethseda (für Herrn Müller)
Hochhaus / Gebäudekomplex / Gebäude
Für die interne Weiterleitung muss das Gebäude, die Etage oder die Wohnungsnummer angegeben werden. Beispiel: Gebäude A, Wohnung 305 (für Herr Müller)
Organisation mit internem Service
Die Adresse muss an eine bestimmte Abteilung innerhalb einer grossen Einrichtung (z. B. einem Krankenhaus oder einer Universität) gerichtet sein.
Beispiel: Hinzufügen von „Kardiologischer Dienst“ zum Empfänger.
Zusatzadresse erstellen und in Rechnung verwenden
- Gehen Sie zum Modul «Kontakte» und wählen Sie den gewünschten Kontakt aus.
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Klicken Sie in den Reiter «Zusatzadressen» (oben rechts)
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Klicken Sie auf «Adresse hinzufügen»
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Füllen Sie folgende Felder aus
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Name des Empfängers: Geben Sie diesem Adresseintrag einen eindeutigen Namen (z. B. „Universitätsspital“).
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Namens-Zusatz: Differenzieren Sie weiter und wählen Sie entsprechende Abteilung (z. B. “Kardiologie-Abteilung").
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Füllen Sie die Standard-Adressdaten (Strasse, Ort, Postleitzahl) in die restlichen Felder ein.
- Stellen Sie sicher, dass das Kästchen mit der Bezeichnung «Ist Rechnungsadresse» für diese neu erstellte zusätzliche Adresse angewählt ist.
Sobald diese Adresse als Rechnungsadresse festgelegt wurde, wird sie vom System automatisch ausgewählt, wenn eine neue Rechnung für den Kontakt erstellt wird. Bestehende Rechnungen werden nicht automatisch angepasst.
Die von Ihnen eingetragenen Angaben (z. B. «Universitätsspital» – «Abteilung Kardiologie») werden auf der Rechnung im zusätzlichen Adressfeld angezeigt. Beim Versand der Rechnung per E-Mail verwendet das System den Namen, der für den Ansprechpartner in dieser Zusatzadresse angegeben wurde.