Nous vous recommandons de vérifier les éventuelles spécificités ou cas particuliers propres à votre banque.
Sommaire
Facture QR en détail
La facture QR est le standard suisse pour le traitement automatisé des paiements. Elle se compose de deux éléments indissociables :
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Un récépissé et une section de paiement : Les deux volets nécessaires pour le client et la banque.
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Une double lecture : Les informations figurent en texte clair pour une lecture visuelle et sont encodées dans le code QR pour un traitement numérique.
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Une intégrité des données : L'ensemble des informations requises pour l'exécution du paiement est contenu dans ces deux parties.
Seules les factures émises en CHF ou EUR peuvent inclure un code QR. Le système ne générera aucun code QR pour les autres devises (ex: GBP, USD, AED, etc.), même si le compte bancaire (IBAN) lié est en CHF. La devise de la facture doit impérativement être le CHF ou l'EUR pour que la section de paiement soit créée.
Comment activer une facture QR ?
Si vous souhaitez ajouter des QR à vos factures, rendez-vous dans l'onglet banking et cliquez sur «Ajouter un compte bancaire» dans le coin supérieur droit.
Si vous souhaitez configurer la QR-facture dans un compte déjà existant, cliquez sur «Modifier le compte bancaire».
Cochez la case «Oui, ajouter des bulletins de versements» en bas de la page. Dès que vous cliquez sur oui, vous allez avoir plusieurs options de QR codes.
Les types d'options QR
Vous pouvez configurer la facture QR de trois façons différentes:
Notre recommandation: Vous avez proposé jusqu’à présent à vos clients le bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR) comme moyen de paiement? Le mieux est d’activer le code QR équivalent de la 2e configuration «QR-IBAN» (nº 2).
1. «IBAN avec référence du créancier»
Convient aux émetteurs de factures avec de petits volumes de factures et des numéros de référence internationaux. Peut également être utilisé pour la facturation à l'étranger. Vous ne recevrez pas nécessairement en retour le numéro de référence du créancier, ce qui peut rendre le rapprochement plus difficile dans certains cas. Sinon, cette option permet de garantir le rapprochement automatique avec un haut degré de probabilité. (Si les critères ne sont pas remplis, une affectation manuelle en vue du rapprochement est toujours possible.)
2. «QR-IBAN» (+ Référence-QR)
Convient aux émetteurs de factures avec des volumes de factures importants. Correspond au bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR). Cette option permet de garantir le rapprochement automatique des notes de crédit, à condition bien entendu que le destinataire de la facture fournisse des données de paiement correct. Le QR-IBAN et le QR-ID sont fournis par votre banque.
❯ Le QR-IBAN est un IBAN ordinaire dont l'ID de l'institution financière est compris entre 30 000 et 31 999. (Exemple: CH44 3015 7123 0008 8901 2). Cet IBAN vous est communiqué par votre banque et doit être saisi.
❯ Référence QR: Si vous avez déjà travaillé avec la procédure BVR dans bexio, la «référence QR» sera automatiquement récupérée. Sinon, ce champ peut être laissé vide.
3. «IBAN uniquement»
Convient aux émetteurs de factures avec des volumes de factures peu importants. Correspond au bulletin de versement rouge et utilise l'IBAN ordinaire. Un paiement IBAN peut ne pas être automatiquement affecté à une facture en cas de numéro de référence manquant. Le rapprochement automatique n'est donc pas possible. (Une affectation manuelle en vue du rapprochement est toujours possible.)
Procédure à suivre en cas d'écart entre le montant versé et le total de la facture
En utilisant la facture QR, vous pouvez autoriser le système à valider et rapprocher automatiquement un paiement, même si le montant reçu est inférieur au total de la facture (par exemple, en cas d'escompte ou de remise accordée).
Exemple: bexio applique la règle la plus favorable pour le rapprochement selon les critères suivants :
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Rapprochement réussi (Écart fixe) : Une facture de 100 CHF réglée 96 CHF est rapprochée automatiquement, car l'écart (4 CHF) est inférieur au seuil de 5 CHF.
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Rapprochement réussi (Pourcentage) : Une facture de 1 000 CHF réglée 986 CHF est rapprochée automatiquement, car l'écart (14 CHF) est inférieur à 2 % du montant total (soit 20 CHF).
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Échec du rapprochement : Une facture de 500 CHF réglée 470 CHF ne sera pas rapprochée automatiquement. L'écart de 30 CHF dépasse à la fois le seuil fixe (5 CHF) et le seuil de 2 % (10 CHF).
Créer un paiement avec la facture QR
Pour saisir un nouveau paiement, vous pouvez sélectionner le format Facture QR sous l'onglet Banking > Décaissements > Nouveau paiement.
Lors de la saisie d'un paiement avec QR-IBAN, veuillez noter les points suivants:
- Les paiements QR-IBAN ne peuvent être saisis qu'avec un numéro de référence (référence QR)
Exemple de paiement QR-IBAN :
Lorsque vous saisissez un paiement par facture QR en utilisant un IBAN quelconque, veuillez noter ce qui suit:
- Le paiement par IBAN peut contenir un numéro de référence, mais il n'est pas obligatoire. Le champ Numéro de référence peut également être laissé vide.
Exemple de paiement IBAN :
Imprimer la facture avec le code QR
Assurez-vous que le compte bancaire sélectionné pour votre facture est celui configuré pour les paiements QR. Une fois l'option activée dans vos paramètres bancaires, bexio génère automatiquement le code QR sur tous les documents émis en CHF ou en EUR. Veuillez noter que le système ne génère aucun code QR pour les autres devises.
Dans vos modèles de documents, vous pouvez activer l'option permettant d'afficher la facture QR sur une page séparée. Ce réglage se trouve dans paramètres > tous les paramètres > modèles de documents > choisir le modèle de votre choix.
Standardisation et impression de la facture QR
Positionnement automatique Le positionnement de la facture QR ne peut pas être modifié manuellement dans bexio. Le système génère automatiquement la mise en page afin de garantir la stricte conformité avec les normes officielles de SIX. Si le document semble coupé ou mal aligné à l'impression, nous vous recommandons de vérifier les paramètres de votre imprimante (par exemple, régler l'échelle sur "100 %" ou "Taille réelle").
Symbole des ciseaux et papier perforé Lors de l'impression sur papier blanc, le symbole des ciseaux est obligatoirement affiché. Cette mention est indispensable pour valider la conformité du document si celui-ci n'est pas pré-perforé.
- Sur papier vierge : Les ciseaux doivent impérativement figurer sur l'impression.
- Sur papier perforé : Si vous utilisez des feuilles avec micro-perforations, vous pouvez ajuster vos paramètres d'impression pour aligner parfaitement les zones de découpe. Le symbole des ciseaux restera visible, car bexio ne peut pas détecter automatiquement le type de papier inséré dans votre imprimante.
L'adresse « Payable par » ne s'affiche pas sur ma facture QR
Si les coordonnées du destinataire n'apparaissent pas dans la section « Payable par », cela signifie que les données de votre contact sont incomplètes. Pour garantir la validité du document, bexio masque automatiquement l'adresse si l'un des éléments suivants est manquant :
- Pays
- Rue et numéro
- NPA (Code postal) et localité
Solution : Rendez-vous sur la fiche du Contact concerné pour compléter les informations de l'adresse. Une fois les données enregistrées, le bloc « Payable par » s'affichera correctement sur votre facture QR, évitant ainsi un refus de traitement par les institutions financières.