Important : Veuillez vous assurer que vous avez installé la dernière version de notre application mobile bexio Go. Sinon, vous risquez de ne pas voir les dernières fonctionnalités. Vous pouvez la télécharger facilement ici.
Sommaire
Scanner un nouveau document
Assurez-vous que vous êtes connecté au bon compte d'entreprise. Si vous gérez plusieurs entreprises, vous pouvez passer de l'une à l'autre en sélectionnant « Accueil », puis le bouton « Paramètres » dans le coin supérieur droit.
Il y a deux façons de scanner un nouveau document. Vous pouvez naviguer vers « Accueil », appuyer sur « Scanner », ou sélectionner « Achats » et appuyer sur le « bouton + » dans le coin supérieur droit. Par défaut, le scanner est réglé sur le mode automatique. Cela signifie que les bordures du document sont détectées et que le déclencheur est activé automatiquement. Pour des résultats de numérisation optimaux, placez la facture ou le reçu sur un fond sombre afin que les coins soient simplement détectés. Vous pouvez passer en mode manuel si vous le souhaitez. Après la numérisation, appuyez sur « Enregistrer » pour télécharger le document dans votre boîte de réception.
Pour les factures ou dépenses de plusieurs pages, scannez la première page et attendez qu'elle apparaisse dans la bibliothèque en bas à gauche avant de scanner la page suivante. À partir de la bibliothèque de documents, vous pouvez supprimer ou modifier n'importe quelle page scannée si nécessaire. Si vous scannez plusieurs factures ou dépenses, appuyez sur « Scan suivant » pour chaque nouveau document. Une fois terminé, sélectionnez « Traiter le scan », et le dernier scan sera traité immédiatement. Les documents précédemment scannés resteront dans votre « Boîte de réception » pour un traitement ultérieur. Pour accéder aux documents scannés, sélectionnez « Achats » et votre « Boîte de réception » s'ouvrira.
Lors du traitement du scan, vous devez préciser s'il s'agit d'une facture ou d'une dépense.
Facture - Crée une facture directement avec le document joint. S'il s'agit d'une facture QR, les détails de paiement sont automatiquement extraits.
Dépense - Crée une dépense directement avec le document joint.
Bon à savoir : Les dépenses sont des sorties d'argent payées directement, comme un ticket de caisse. Les factures sont des dépenses que vous payez à une date ultérieure.
Après avoir fait votre choix, vous sélectionnez un contact. Notre système détecte intelligemment si le contact sélectionné a déjà été lié à des dépenses ou des factures. Dans ce cas, les données pertinentes, telles que le compte bancaire, sont automatiquement remplies. Si vous ajoutez un nouveau contact ou si vous en sélectionnez un pour la première fois, seules des informations limitées peuvent être remplies automatiquement.
Le processus d'extraction des données peut prendre de quelques secondes à une minute. Une fois terminé, sélectionnez le document, qui aura désormais le statut « Brouillon ». Vérifiez l'exactitude des données remplies automatiquement. Après vérification :
Pour les factures : Remplissez les champs requis pour créer un ordre de paiement. Le statut du document passera à « Paiement créé » directement après la création de l'ordre de paiement.
Pour les dépenses : Sélectionnez « Enregistrer comme terminé », et le statut du document passera automatiquement à « Terminé ».
Remarque : Si vous faites une erreur : vous pouvez faire repasser une dépense de « Terminé » à « Brouillon ». Pour les factures avec des paiements incorrects, les ajustements doivent être effectués dans l'application web bexio.
Téléchargement de documents
Pour télécharger un document (ex : PDF) sur bexio Go, ouvrez-le dans votre pellicule, votre bibliothèque ou tout autre emplacement de stockage. Sélectionnez ensuite l'option « Partager » et recherchez l'application « bexio Go ». Le processus doit être lancé directement à partir du document que vous souhaitez partager et non à partir de l'application bexio Go.
Numérisation de plusieurs pages
Lors de la numérisation de la deuxième page d'une facture, lorsqu'elles sont attachées l'une à l'autre, il peut arriver que le cadre ne soit pas capturé correctement. Ce problème peut être facilement résolu en ajustant manuellement le cadre lorsque vous rappelez le scan en bas à gauche après la numérisation. Pour ce faire, faites glisser les coins ou les bords du cadre vers la position souhaitée afin de recadrer le document de manière optimale. Si nécessaire, vous pouvez effectuer de petites corrections pour obtenir le meilleur résultat de numérisation.
Enregistrement automatique des documents dans la boîte de réception
Les documents scannés sont automatiquement enregistrés dans la boîte de réception. Cela signifie que vos documents sont disponibles pour un traitement ultérieur dans la boîte de réception de l'application mobile et web immédiatement après la numérisation.
Le quota mensuel d'extractions
Selon votre pack d'abonnement, vous disposez des extractions suivantes.
| Nouveaux Packs | Anciens Packs |
| Basic : Non inclus | |
| Advanced : 50 extractions par mois | Starter : 5 extractions par mois |
| Optima : 100 extractions par mois | Pro : 20 extractions par mois |
Ultimate : Extractions illimitées par mois*
(*La politique d'utilisation équitable s'applique max. 1000/mois) | Pro+ : 50 extractions par mois |
Si ce quota est épuisé, vous pouvez saisir les données manuellement. Vous pouvez passer à un pack d'abonnement supérieur pour profiter de plus d'extractions pour la lecture automatique. Si vous avez des questions sur les packs d'abonnement, notre gestion des comptes se fera un plaisir de vous aider à l'adresse accountmanagement@bexio.com.
Remarque : Si votre quota mensuel d'extractions est épuisé, vous verrez le message suivant : Veuillez noter : le quota d'extractions ne s'applique pas aux factures (documents) avec un QR code. Il n'y a pas de limite au nombre d'extractions QR incluses.
Questions & réponses sur la sélection intelligente de documents
Pourquoi la lecture intelligente de documents ne parvient-elle pas parfois à reconnaître les informations ?
Le système en arrière-plan est intelligent et « apprend » des dépenses et factures fournisseurs précédentes pour certains contacts. Il s'améliore donc avec le temps. Les reçus très froissés peuvent causer des difficultés lors de l'extraction des informations.
La lecture intelligente des reçus fonctionne-t-elle également dans l'application web ?
Actuellement, seules les factures QR peuvent être téléchargées et lues dans l'application web bexio. Les autres reçus et justificatifs ne peuvent pour l'instant être lus automatiquement que dans l'application mobile « bexio Go ». Les reçus et justificatifs peuvent bien sûr être traités manuellement dans l'application web, c'est-à-dire que vous saisissez toutes les informations manuellement dans une facture fournisseur ou une dépense.
Quand une extraction est-elle « comptabilisée » ?
Si les données ont été lues automatiquement, cela compte toujours comme une extraction. C'est aussi le cas si le document est supprimé ultérieurement ou si des corrections ont été apportées manuellement.
Comment puis-je saisir un reçu avec plusieurs taux de TVA ?
Ceci n'est présentement pas possible dans l'application mobile. Cette fonction n'est disponible que dans l'application web et uniquement pour les factures (pas les dépenses).
Conseil : Puis-je lire automatiquement les factures de carte de crédit avec bexio ? Cette fonction n'est actuellement pas disponible. Si vous souhaitez lire automatiquement les reçus de carte de crédit, nous vous recommandons notre application Marketplace « Kontera ».
Messages d'erreur possibles
| Erreur | Signification |
| « Vous n'êtes actuellement pas connecté à Internet ! Vous ne pourrez télécharger les nouvelles données créées que lors de votre prochaine connexion. Certaines fonctions de l'application ne peuvent être utilisées que de manière limitée en mode hors ligne. » | Il n'y a pas de connexion Internet sur votre téléphone, ce qui empêche l'application d'exécuter certaines fonctions. |
| « Taille maximale du fichier dépassée. Veuillez supprimer quelques pages pour réduire la taille du fichier. » | La taille maximale du fichier de 12 Mo a été dépassée. Nous recommandons de diviser les documents en deux scans. |
| « Échec du téléchargement du document 'Nom du document'. Veuillez réessayer ou contacter notre équipe d'assistance. » | Une erreur s'est produite lors de l'envoi de votre document. Si le message se répète, veuillez contacter notre équipe d'assistance. |
| « Vous n'avez pas les droits nécessaires pour télécharger un document. Veuillez contacter votre administrateur bexio afin qu'il puisse vous accorder les droits requis. » | Pour télécharger des documents, vous avez besoin du droit d'utilisateur « Télécharger des documents ». Celui-ci peut être accordé sous « Paramètres > Forfaits, add-ons, utilisateurs > Gérer les utilisateurs ». |
| "Veuillez accorder à l'application l'accès à votre appareil photo et ouvrez à nouveau bexioGo pour scanner des documents." | Vous n'avez pas accordé à l'application les droits d'accès requis sur votre téléphone. Autorisez l'accès aux droits nécessaires pour faire disparaître le message d'erreur. |
| "Veuillez nous autoriser l'accès à la bibliothèque de photos afin que nous puissions enregistrer vos documents." | Vous n'avez pas accordé à l'application les droits d'accès requis sur votre téléphone. Autorisez l'accès aux droits nécessaires pour faire disparaître le message d'erreur. |