Diese Funktion ist ideal für die regelmässige Verrechnung gleicher Leistungen: Abonnemente, Mieten, Lizenzen oder Wartungsverträge. Durch das Einrichten eines wiederkehrenden Auftrags automatisieren Sie die Erstellung Ihrer Rechnungen in regelmässigen Abständen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alle notwendigen Schritte.
Inhalt
1. So konfigurieren Sie eine wiederkehrende Rechnung 1.1 Den wiederkehrenden Auftrag erstellen 1.2 Wiederholungseinstellungen konfigurieren 2. Zwei Methoden zur Rechnungserstellung aus dem wiederkehrenden Auftrag 2.1 Methode A: Manuelle Erstellung (einzeln) 2.2 Methode B: Sammellauf für wiederkehrende Aufträge (Massenverarbeitung) 2.3 Sammeldruck und Versand 3. So löschen Sie wiederkehrende Aufträge
Video Auftrag mit Wiederholung
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1. So konfigurieren Sie eine wiederkehrende Rechnung
1.1 Den wiederkehrenden Auftrag erstellen
Dazu müssen Sie zuerst einen normalen Auftrag erstellen.
Gehen Sie zu Verkauf → Aufträge . Klicken Sie auf Neuer Auftrag Fügen Sie die zu verrechnenden Positionen hinzu. Sobald der Auftrag erstellt ist, klicken Sie auf Wiederholung . Für wiederkehrende Rechnungen müssen Sie Positionen (Produkte) vom Typ "Dienstleistung" verwenden.
1.2 Wiederholungseinstellungen konfigurieren
Legen Sie unter dem Reiter Wiederholungstyp das gewünschte Intervall fest:
Wiederholungsart: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.Wiederholen alle: Wählen Sie den spezifischen Tag (z. B. jeden Montag, jeden 1. des Monats oder am Monatsende).Dauer: Geben Sie ein Start- und Enddatum an. Für einen unbefristeten Vertrag wählen Sie Unbegrenzte Dauer .
Visuelle Indikatoren in Ihrer Auftragsliste:
Doppelpfeil: Zeigt an, dass für diesen Auftrag eine aktive Wiederholung eingerichtet ist.Schwarzes Ausrufezeichen im Dreieck: Signalisiert, dass eine Rechnung fällig ist und erstellt werden muss.
2. Zwei Methoden zur Rechnungserstellung aus dem wiederkehrenden Auftrag
Sobald die Wiederholung und der Auftrag konfiguriert sind, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese Aufträge in Rechnungen umzuwandeln.
2.1 Methode A: Manuelle Erstellung (einzeln)
Wenn Sie einen spezifischen Kunden bearbeiten möchten:
Öffnen Sie den entsprechenden wiederkehrenden Auftrag. Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen für... (das Datum der nächsten Fälligkeit wird automatisch angezeigt). 2.2 Methode B: Sammellauf für wiederkehrende Aufträge (Massenverarbeitung)
Um alle Ihre Abonnemente gleichzeitig zu verarbeiten, nutzen Sie den Assistenten:
Gehen Sie zu Verkauf → Weitere → Wiederkehrende Aufträge . Klicken Sie auf Neuer Lauf . Einstellungen des Zyklus:
Offene wiederkehrende Aufträge suchen bis: Geben Sie das Zieldatum an. Alle Fälligkeiten vor diesem Datum werden aufgelistet.Startstatus der Rechnung: Wählen Sie, ob Rechnungen als "Entwurf" oder direkt als "Offen" erstellt werden sollen.Kontaktadressen: Wählen Sie, ob Sie die Adressen von Auftrag übernehmen oder Adressen von Kontaktverwaltung übernehmen.Wrot mit einem Dreieck erscheint, bedeutet dies, dass eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Rechnungen erstellt wird (z. B. mehrere Monate Rückstand, die auf einmal nachgeholt werden). Prüfen Sie dies vor der Bestätigung.
2.3 Sammeldruck und Versand
Sobald die Rechnungen durch den Sammellauf generiert wurden:
PDF-Export: Sie können eine Sammeldatei mit allen Rechnungen (mit oder ohne Briefpapier) für den Druck herunterladen.E-Mail-Versand: 1. Gehen Sie zu Verkauf → Rechnungen . 2. Filtern Sie nach Status "Offen" und nach Datum. 3. Markieren Sie alle betreffenden Rechnungen. 4. Nutzen Sie die Sammelaktion, um sie per E-Mail zu versenden.
Wichtiger Hinweis: Bei Massenversand-Aktionen wird ausschliesslich der Network Link (Online-Link zur Rechnung) versendet und keine PDF-Datei angehängt. Möchten Sie die Rechnung als PDF-Anhang versenden? In diesem Fall muss die Rechnung einzeln versendet werden: Öffnen Sie die entsprechende Rechnung und nutzen Sie direkt den Button «Rechnung senden» .Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktstämme eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.
3. So löschen Sie wiederkehrende Aufträge
Die Automatisierungen können nur im ursprünglichen Auftrag geändert oder gelöscht werden.
Wie finde ich alle meine wiederkehrenden Aufträge? Um eine Übersicht über alle aktiven Automatisierungen zu erhalten:
Gehen Sie zum Menüpunkt Verkauf > Aufträge . Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche «Filter» . Suchen Sie in der Liste nach dem Filter: «Handelt es sich um einen wiederkehrenden Auftrag?» . Wählen Sie den Wert «Ja» aus. Das System zeigt Ihnen nun alle Ihre wiederkehrenden Aufträge an, damit Sie die gewünschten Anpassungen vornehmen können.
Wie finde ich den Quell-Auftrag? Wenn Sie eine Rechnung vor sich haben, aber den Auftrag nicht finden:
Gehen Sie in der Rechnung auf den Reiter belegfluss . Klicken Sie auf den verknüpften Auftrag , um diesen zu öffnen. Klicken Sie auf Wiederholung löschen , um zukünftige Rechnungen dauerhaft zu stoppen.