Liaison des transactions bancaires en détail
Liaison des transactions dans bexio
Notre section bancaire vous offre la possibilité de lier vos transactions bancaires (crédits et débits) avec vos opérations comptables. Vous pouvez lier vos factures, vos factures de fournisseurs, vos dépenses et vos paiements de salaires avec les opérations comptables appropriées dans bexio.
Le principal avantage c’est que vous aurez un aperçu complet de vos finances et que vous serez en mesure de maintenir une comptabilité sans erreurs. Ainsi, vos finances seront toujours sous contrôle et vous n’aurez plus besoin d’effectuer des comparaisons manuelles fastidieuses.
Veuillez visualiser notre vidéo, qui vous expliquera tout ce que vous devez savoir au sujet de la liaison des transactions bancaires.
Comment puis-je accéder à mes transactions bancaires?
Si vous avez déjà lié votre compte bancaire en ligne avec bexio, vous trouverez vos opérations bancaires en cours dans la section Banking de bexio et vous pouvez commencer immédiatement à lier les transactions.
Si vous voulez télécharger les données bancaires vers bexio manuellement, vous devez d'abord exporter un fichier camt.053 ou ZIP à partir de votre service bancaire en ligne. Vous trouverez plus d'informations ici.
Sélectionnez votre/vos fichier(s) en cliquant sur "Sélectionner un fichier". Sont pris en charge jusqu'à 30 camt.053 ou camt.054 ou 1 fichier ZIP contenant jusqu'à 30 camt.053 / camt.054.
Ensuite, "importer transactions bancaires".
Maintenant, cliquez sur "Rapprocher transactions" et vous serez redirigé vers la page de liaison des transactions bancaires de bexio.
Sur le côté gauche, vous verrez vos transactions bancaires, et sur la droite, vos transactions bexio.
Comment puis-je lier mes factures (comptes débiteurs)?
Information concernant la date d'écriture comptable
Pour les transactions, nous utilisons par défaut la date d'écriture comptable. Celle-ci correspond à la date des mouvements dans votre e-banking. Si vous préférez que la date de valeur soit utilisée, activez l’option «Utiliser la date de valeur». Si vous choisissez cette option, il est possible que la date de transaction diffère de la date de votre e-banking lors du rapprochement.
Dans la colonne de gauche, vous verrez les créances de clients (montants positifs), et sur la droite, les opérations de bexio. Si la
- Date
- Le montant
- et le numéro de référence QR
sont identiques, nous lierons automatiquement le paiement. Après que vous aurez vérifié la suggestion de bexio et que vous soyez sûr que tout est en ordre, tout ce que vous avez à faire c’est de cliquer sur le bouton "rapprocher maintenant" et la facture prendra le statut "payé" dans bexio, avec la date appropriée.
Si un paiement ne peut être clairement lié, vous pouvez utiliser le moteur de recherche pour trouver le client approprié et consulter toutes ses factures en cours, ou recherchez un numéro de facture. Sélectionnez la facture appropriée et faites la liaison. Seules les factures avec le statut "En suspens" et "Partiellement" sont présentées.
Lorsqu'un client effectue un paiement qui couvre plusieurs factures, vous pouvez diviser le montant pour lier toutes les factures appropriées. Veuillez noter que le montant total dans les deux colonnes doit être identique afin de rapprocher les transactions.
Cette capture d'écran vous indique comment diviser le montant:
Rapprochement automatique
Les informations transmises par les banques dans le cadre de l’utilisation des QR-factures nous permettent d’effectuer un rapprochement automatique dans bexio. Même si vous importez manuellement des transactions bancaires, les crédits QR sont automatiquement rapprochés.
Vous avez également la possibilité de relancer la synchronisation automatique si celle-ci n'a pas fonctionné. Vous pouvez sélectionner les transactions non rapprochées ; vous trouverez ci-dessous une option de menu vous permettant de sélectionner la commande « Rapprocher automatiquement » ; pour finir, confirmez la commande en cliquant sur « GO ».
Un rapprochement automatique ne peut être effectué que si une facture client ou fournisseur correspondante est présente dans le système.
Comment puis-je lier mes factures des fournisseurs (comptes créditeurs)?
Dans la colonne de gauche vous verrez les débits pour l'argent que vous avez transféré (montants négatifs), et sur la droite, les opérations de bexio. Si la
- Date
- Le montant
- et le numéro de référence QR
nous vous ferons automatiquement une proposition de rapprochement. Si cela vous convient également, il vous suffit de cliquer sur "Rapprocher maintenant". La fonction fonctionne en principe de la même manière que pour les débiteurs. Avec "Comparer maintenant", la facture du fournisseur est automatiquement mise à jour avec la date correspondante. La facture fournisseur peut également être rapprochée automatiquement si vous avez saisi les paiements dans le module d'achat et les avez transmis à la banque.
Si la reconnaissance automatique échoue, vous pouvez utiliser le moteur de recherche pour trouver des fournisseurs et consulter leurs factures en cours, ou rechercher un numéro de facture : vous pouvez alors les sélectionner et les lier. Seules les factures des fournisseurs avec le status "en suspens" et "partiellement" sont affichées. Toutes les autres factures ne sont pas répertoriées.
Comparaison automatique des créanciers
Les conditions suivantes doivent être remplies pour que la comparaison automatique des factures des fournisseurs fonctionne.
- Créer une facture fournisseur dans le module d'achat.
- Saisir le paiement directement sur la facture du fournisseur dans bexio.
- Transmission des paiements à la banque - soit via l'interface bexio, soit via un fichier pain.001.
- Importation des mouvements de compte dans bexio - automatiquement par interface ou en téléchargeant un fichier camt.053 ou ZIP.
Important : la banque doit fournir les bons identifiants lors de l'importation (c'est généralement le cas, mais cela peut varier d'une banque à l'autre).
Comment puis-je comptabiliser les dépenses (comptes créditeurs)?
Les dépenses peuvent également être liées. Cliquez sur l'onglet « Dépenses » et recherchez un contact, une description ou un montant et nous vous fournirons une liste des dépenses possibles. Comme décrit ci-dessus, faites la liaison en sélectionnant la dépense correspondante en cliquant sur le bouton "Rapprocher maintenant"
Comment les transactions en monnaie étrangère sont-elles traitées ?
Pour les transactions en monnaie étrangère, le montant en monnaie étrangère est toujours indiqué. Lors de la comptabilisation, le taux de change est appliqué par la banque. Le montant correspondant dans la monnaie de la banque se trouve dans la vue de la transaction. Si la banque ne fournit pas le taux de change dans le fichier de transaction, il faut s'assurer que le taux de change correct est défini dans les paramètres sous "Fonctions et modules -> Monnaies et cours", afin que le montant correct en CHF soit comptabilisé.
Que dois-je faire si aucune transaction liée n’existe dans bexio?
Dans ce cas, nous vous recommandons de saisir la transaction manuellement afin qu'elle soit incluse dans votre système de comptabilité et que votre comptabilité financière soit complète et exacte.
Cliquez sur l'onglet "comptabilisation manuelle". Ce masque de saisie ne diffère que légèrement de celui se trouvant à l'onglet "Journal". Sélectionnez le compte approprié et entrez une description (si nécessaire). Ensuite, sélectionnez le taux de TVA et cliquez sur "Rapprocher maintenant".
Qu'est-ce qu'une comptabilisation client ?
Si vous avez un crédit ou un débit qui doit parvenir à un client, même si aucun document n'a été enregistré dans bexio, vous pouvez également créer une soi-disant "comptabilisation client". La différence par rapport a une opération manuelle c’est que l'utilisation d’un "contact" est obligatoire et que la réservation est allouée à ce dernier.
Ensuite, cette réservation apparaîtra dans la vue détaillée du contact, sous l'onglet "Finances", et aussi dans le "Journal".
Comment modifier ou annuler une transaction?
Vous pouvez modifier à nouveau un rapprochement bancaire si, par exemple, vous avez utilisé un compte de comptabilité incorrect lors du rapprochement ou si vous souhaitez compléter un texte.
Allez pour ce faire dans le module bancaire («Banking») et cliquez sur «Afficher les transactions bancaires».
Recherchez l’écriture correspondante, puis cliquez sur «Actions» et sur «Modifier le rapprochement» ou «Annuler le rapprochement».
En cas de modification du rapprochement, les écritures sont conservées et peuvent être modifiées en quelques clics.
En cas d’annulation, tout le rapprochement est supprimé, et vous pouvez le saisir à nouveau.
La transaction s'ouvre et vous devriez voir toutes les informations que vous avez saisies, que vous pouvez maintenant modifier. Les positions individuelles peuvent être supprimées, et d’autres peuvent être ajoutées. Enregistrez ensuite la modification. La transaction sera à nouveau comptabilisée et rapprochée.
Important !
Si vous avez réparti la transaction sur plusieurs écritures (factures, factures fournisseurs, dépenses, etc.), notez que l’annulation du rapprochement entraînera la perte de toutes les écritures
Comment puis-je ignorer une transaction?
Si vous ignorez une transaction, elle restera non liée et ne sera pas enregistrée dans votre système de comptabilité. Si vous ne savez pas comment traiter une transaction ou sur quel compte réserver une transaction, veuillez demander à votre conseiller financier, ignorez temporairement la transaction, puis réservez-la plus tard.
Dans la liste des transactions bancaires, le statut de cette ligne sera désormais "ignoré". Si vous cliquez sur "Actions ", vous pouvez annuler le statut et faire de nouveau la réservation.
