Was enthält eine Offene-Posten-Liste (OP)?

Eine OP-Liste beinhaltet alle offenen Posten per Stichtag. Dabei kann der Stichtag frei gewählt werden, z. B. beim Jahresabschluss per 31.12.20XX. Dabei wird zwischen drei Arten von offenen Posten unterschieden: Debitoren (Rechnungen und Gutschriften an ihre Kunden), Kreditoren (Lieferanten, deren Rechnungen Sie erhalten) und Kundenkontenbuchungen (manuelle Kundenbuchungen oder Buchungen, die durch Überzahlungen von Rechnungen entstanden sind)

Zusammengefasst:

OP-Liste Debitoren enthält:

• Rechnungen
• Gutschriften

OP-Liste Kreditoren enthält:

• Lieferantenrechnungen
• Lieferantengutschriften

OP-Liste Debitoren Kundenkonto enthält:

• Gutschriften auf dem Kundenkonto
• Belastungen auf dem Kundenkonto
• Überzahlungen, die durch Rechnungen entstanden sind

Was wird in bexio auf dem Debitoren- oder Kreditorenkonto und dem Kundenkonto auf welcher Seite gebucht?

Was erscheint nicht in der OP-Liste?

• Eröffnungsbuchungen
• Provisorische Saldovorträge
• Manuelle Buchungen (diese sind nicht in der Debitorenbuchhaltung erfasst)

Was kann ich tun, wenn ich eine Differenz zwischen OP-Liste und Debitoren- oder Kreditorenkonto erhalte?

Die Bilanzkonten werden jedes Jahr fortgeführt. Gibt es also unter anderem eine Differenz im Jahr 2024, wird sie automatisch ins Jahr 2025 vorgetragen (Saldovortrag). Somit liegt in diesem Beispiel die Ursache der Differenz im Jahr 2024 und nicht im Jahr 2025.

Grundsatz: bexio ermöglicht, direkt auf Sammelkonten, z. B. 1100 Debitoren, zu buchen (mit Warnhinweis). Weil die Daten der OP-Listen aus den Modulen "Verkauf" und "Ausgaben" stammen, werden manuelle Buchungen nicht berücksichtigt. Dies kann zu Differenzen führen.

Es gibt verschiedene Ursachen für eine Differenz zur OP-Liste. Folgende Situationen können Gründe dafür sein: 

Ich habe die Schlussbestände (Debitoren-  und Kreditorensaldis) aus einem anderen Buchhaltungsprogramm übernommen

Bei Bestandesübernahme aus einer Drittbuchhaltung müssen die Zahlungen mit manuellen Buchungen gebucht werden. Grund: Übernommene Debitoren sind in der bexio-Debitorenbuchhaltung nicht bekannt, ausser sie wurden explizit als Rechnungen nacherfasst. Bis zum endgültigen Ausgleich der übernommenen Debitorenbestände kann es zu einer Differenz zwischen OP-Liste und Debitorenbestand kommen.

Ich stelle Rechnungen in bexio und nutze bereits die Finanzbuchhaltung

Wurden die OP-Listen jemals mit den Debitoren- oder Kreditorenkonten abgestimmt?
Wenn nein, dann müssen Sie diese von Beginn an überprüfen. Arbeiten Sie beispielsweise seit 2025 mit bexio und der Finanzbuchhaltung, müssen Sie dort beginnen. 

Ich stelle Rechnungen in bexio und nutze die Finanzbuchhaltung zu einem späteren Zeitpunkt

Wenn Sie in den Jahren 2024 und 2025 Rechnungen mit bexio gestellt haben und die Finanzbuchhaltung erst ab 2026 verwenden, kann dies zu Differenzen führen. Es handelt sich somit um eine Bestandsübernahme aus einer Drittbuchhaltung.

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie machen sollen, empfehlen wir Ihnen, sich an Ihren Treuhänder zu wenden.

Ich stelle Rechnungen und buche Zahlungseingänge vor dem Rechnungsdatum

Wenn Sie eine Rechnung mit Datum 31.07.2026 gestellt haben, der Zahlungseingang aber bereits am 01.07.2026 war, kann dies zu Differenzen führen, da bexio zuerst die Rechnung und dann den Zahlungseingang erwartet.