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Allgemeine Informationen
Was ist das "Einheitliche Lohnmeldeverfahren"?
Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren, kurz ELM, kann Ihnen viel Zeit sparen, wenn es um die Meldung von obligatorischen Daten an die AHV, Ihre Unfallversicherung, die Quellensteuerbehörde etc. geht.
Swissdec-zertifizierte Lohnprogramme wie bexio können selbständig Daten für verschiedene Empfänger aufbereiten.
Sie können die Daten an folgende Empfänger übermitteln:
- Ausgleichskassen (Alters- und Hinterlassenenversicherung – AHV)
- Familienausgleichskasse (FAK)
- Berufliche Vorsorge (BVG)
- Unfallversicherung (UVG)
- Unfallzusatzversicherung (UVGZ)
- Krankentaggeldversicherung (KTG)
- Lohnstrukturerhebung (LSE)
- Quellensteuer
Wie funktioniert das "Einheitliche Lohnmeldeverfahren"?
Sie erfassen die Daten, die Sie von den Empfängern erhalten haben, einmalig in der bexio Lohnbuchhaltung. Nach dem letzten Lohnlauf vor der Datenbereitstellung können Sie die gewünschten Empfänger per Klick auswählen und die Daten dann übermitteln.
Nach der Übermittlung der Belege erhalten Sie immer eine "Quittung" mit dem Ergebnis der gesendeten Belege. Diese werden von der Versicherung geprüft und entweder akzeptiert oder abgelehnt. Dementsprechend können auch Korrekturen vorgenommen und bereits übermittelte Daten erneut gesendet werden.
ELM einrichten
Versicherungsstammdaten
Die Informationen für das Elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) werden angezeigt, wenn Sie auf dem Bildschirm Versicherungen die Ansicht Erweitert wählen.
Für jede Versicherungsart (AHV, FAK, BVG, UVG, UVGZ, KTG) haben Sie die Möglichkeit, zwischen der Variante ohne elektronische Lohnmeldung oder mit elektronischer Meldung (ELM) zu wählen.
Für die Variante ohne ELM können Sie den Namen der Versicherungsart frei eingeben. Für die Variante mit ELM müssen Sie die Versicherungsart aus einer Liste auswählen.
Ausgleichskasse (AHV etc.) & Familienausgleichskasse (FAK)
Die Eingabe der Mitglieds-/Versicherungsnummer wird für die Ausgleichskasse erwartet.
Sie müssen die Daten für Ihre BVG und UVG Hauptversicherung innerhalb der AHV eingeben. Entweder seit wann Sie versichert sind oder einen Grund, warum Sie dies nicht angeben können.
Berufliche Vorsorge (BVG)
Dies ist neu seit der Zertifizierung auf Version 5.0. Sie können nun auch BVG-Anbieter auswählen, die die elektronische Übermittlung unterstützen.
Die Felder Kundennummer und Vertrags-/Unternummer sind auf dem jährlichen Beleg-PDF aufgeführt.
Unfallversicherung (UVG)
Kundennummer sowie Vertrags- und Unternummer können für jede Unfallversicherung hinterlegt werden. Pro Versicherung können mehrere Lösungen hinzugefügt werden, wobei jede Lösung einen eigenen Code für einen Geschäftsbereich erhält. Diese Codes sind die Buchstaben A bis Z.
Für jede Unfallversicherungslösung kann definiert werden, ob der Arbeitgeber 50 % des NBU (Nichtberufsunfall) Abzugs des Arbeitnehmers übernimmt. Diese Einstellung muss für alle Arbeitnehmer gleichermassen gelten, weshalb sie in der Versicherungslösung und nicht in den Arbeitnehmerstammdaten zu finden ist.
Die Einstellung, ob für einen Arbeitnehmer nur Beiträge für Berufsunfall (BU) oder Nichtberufsunfall (NBU) abgezogen werden, muss direkt beim jeweiligen Arbeitnehmer konfiguriert werden. Diese Auswahl ergibt zusammen mit dem für die betreffende Unfallversicherungslösung gewählten Betriebszweigcode den zusammengesetzten Code A0, A1, B0 usw.
Unfallzusatzversicherung (UVGZ) & Krankentaggeld (KTG)
Ähnlich wie bei der Unfallversicherung (UVG) kann für die Lösungen Unfallzusatzversicherung (UVGZ) und Krankentaggeld (KTG) ein zweistelliger Code hinterlegt werden, z.B. A1. Dieser besteht aus Ihrem Buchstaben oder einer Zahl an erster Stelle und nur einer Zahl an zweiter Stelle, wobei die Zahl 0 die besondere Bedeutung hat, dass keine Abzüge erfolgen.
Elektronische Meldungen
Jahresmeldung
Jahresmeldungen werden im Bereich Dokumente – Jahresmeldung eingereicht. Wählen Sie zuerst die Empfänger aus, an die Sie eine Meldung senden möchten. Ist für eine Versicherung die Variante ohne ELM gewählt, ist die Eingabe grau hinterlegt und kann nicht ausgewählt werden.
neuer Screenshot Jahresmeldungen
Ebenso können Institutionen, an die bereits eine Jahresmeldung gesendet wurde, nicht erneut ausgewählt werden.
Für jede gesendete Meldung erscheint ein Eintrag unter Gesendete Meldungen mit Datum und Uhrzeit. Meldungen können als Ersatzmeldung erneut gesendet werden, wenn sich beispielsweise ein Fehler in den Zahlen eingeschlichen hat. Es können beliebig viele Ersatzmeldungen gesendet werden, wobei es der Institution obliegt, ob sie die Ersatzmeldung akzeptiert.
Für die einzelnen Institutionen innerhalb einer gesendeten Meldung können die Ergebnisse über die Schaltfläche Ergebnisabfrage abgerufen werden.
Einige Institutionen benötigen eine Freigabe, die über den Freigabe-Button erfolgt. Hierfür gibt es zwei verschiedene Wege. Entweder werden Sie auf eine Seite der Institution weitergeleitet, auf der Sie den Genehmigungsprozess abschliessen müssen. Oder Sie erhalten eine Meldung innerhalb der Software, um Ihre Daten zu vervollständigen.