Inhalt:

1. E-Mail-Vorlagen erstellen
2. Dokumentenversand vorbereiten
3. Empfänger und Kopien verwalten
4. Online-Dokument (bexio network link) vs. PDF-Anhang
5. Versand abschliessen und Status verfolgen
6. Versandverlauf (Postausgang)
7. Option: Über Ihr eigenes E-Mail-Programm senden
8. Sammelversand

E-Mail-Vorlagen erstellen

Sie können Ihre E-Mail-Vorlagen personalisieren, indem Sie Platzhalter (dynamische Felder) einfügen, um die Empfängerinformationen automatisch zu füllen.

Dokumentenversand vorbereiten

1. Wenn Ihr Dokument bereit ist, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Schaltfläche Rechnung per E-Mail senden (oder Angebot / Auftrag).
2. Im sich öffnenden Pop-up-Fenster wird die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts automatisch angezeigt.
3. Die Vorschau des Dokuments erscheint unterhalb des Formulars, sodass Sie alle Informationen vor dem Versand nochmals überprüfen können.

Empfänger und Kopien verwalten

• Hauptempfänger: Fügen Sie bis zu 5 Empfänger im Empfängerfeld hinzu.
• Kopie (CC): Klicken Sie auf CC, um bis zu 4 zusätzliche Empfänger hinzuzufügen.
• Akzeptierte Trennzeichen: Um die Eingabe einer Adresse zu bestätigen, verwenden Sie ein Semikolon (;), ein Komma (,), ein Leerzeichen, die Eingabetaste oder wechseln Sie das Feld.
• Option «Kopie an mich senden»: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen «Kopie an [Ihre-Adresse] senden», um ein Duplikat zu erhalten. Die Nachricht wird an die im Feld «Antwort an» definierte Adresse gesendet.

Online-Dokument (bexio network link) vs. PDF-Anhang

Standardmässig enthält die E-Mail beim Einzelversand einen Link zum Online-Dokument (bexio network link) sowie die PDF-Datei als Anhang.

• PDF entfernen: Wenn Sie nur den Online-Link senden möchten, klicken Sie auf das Kreuz neben dem Anhang, um diesen zu entfernen.

• Vorteile des bexio Network Links:

  • Lesebestätigung: Erfahren Sie genau, wann Ihr Kunde das Dokument anseiht.
  • Integrierte Nachrichtenfunktion: Ermöglicht es Ihrem Kunden, Ihnen direkt aus dem Dokument zu antworten.
  • Online-Zahlung: Bieten Sie die sofortige Zahlung per Kreditkarte oder über Worldline, Stripe und PayPal an.
  • Zusätzliche Dateien: Gewähren Sie Zugriff auf ergänzende Anhänge.

Wie füge ich zusätzliche Anhänge hinzu?

Wenn Sie weitere Dateien zum Dokument in bexio hochladen und diese als «Sichtbar» markieren, können Ihre Kunden diese direkt über den bexio Network Link herunterladen.

Versand abschliessen und Status verfolgen

1. Klicken Sie auf Rechnung senden.
2. Die Nachricht wird gesendet und der Status der Rechnung wechselt automatisch von «Entwurf» auf «Offen».
3. Ein grüner Haken erscheint neben dem Status «Pendent», um die erfolgreiche Zustellung zu bestätigen.

Versandverlauf (Sendezentrale)

Der Postausgang ermöglicht es Ihnen, den Überblick über alle gesendeten Dokumente und deren Versandarten zu behalten.

• Zugriff: Einstellungen > Alle Einstellungen > Sendezentrale.
• Filter: Sie können die Ergebnisse nach Dokumententyp filtern (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen).
• Empfangsstatus: Sobald der Empfänger auf den Link zum Online-Dokument klickt, wechselt der Status automatisch von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten».

Option: Über Ihr eigenes E-Mail-Programm senden

Wenn Sie bevorzugen, Ihr eigenes E-Mail-Programm zu verwenden (Outlook, Apple Mail, Thunderbird usw.):

1. Fahren Sie mit der Maus über den Pfeil rechts von der Schaltfläche Rechnung per E-Mail senden.
2. Wählen Sie Rechnung über E-Mail-Programm senden.
3. Wählen Sie, ob Sie das Dokument als «Gesendet» markieren möchten (wodurch der Status von Entwurf auf Pendent wechselt).
4. Klicken Sie auf Senden: Ihr Standard-E-Mail-Programm öffnet sich mit vorausgefülltem Empfänger, Betreff und Nachrichtentext. Sie können die Nachricht vor dem Senden überprüfen.

Sammelversand

Bei einem Sammelversand erhalten Ihre Kunden nur den Link zum Online-Dokument (network link). PDF-Dateien werden nur bei Einzelversendungen automatisch angehängt.