Wenn Sie mit einem externen Mitarbeiter oder einem Teammitglied zusammenarbeiten, das keinen direkten Zugriff auf bexio benötigt, aber dennoch als Verkäufer oder Ansprechpartner auf Ihren Dokumenten erscheinen soll, können Sie einen Ansprechpartner ohne Login erstellen. Diese Option hat den Vorteil, dass keine zusätzliche Lizenz erforderlich ist, was dieses Profil völlig kostenlos macht.
Wann ein Ansprechpartner ohne Login sinnvoll ist
Ein Ansprechpartner ohne Login kann sich nicht bei bexio anmelden. Dieser Profiltyp wird primär verwendet für:
- Einen Ansprechpartner oder Verkäufer auf Dokumenten wie Angebote, Projekten oder Rechnungen zuweisen.
- Eine Person (z. B. Besitzer oder Ansprechpartner) innerhalb Ihrer Kontakte zu identifizieren.
- Zuständigkeiten für bestimmte Dokumente zu klären, ohne einen kostenpflichtigen Benutzer mit bexio-Zugriff hinzufügen zu müssen.
Auch wenn die auf einem Verkaufsdokument (Angebote, Auftrag, Rechnung) eingetragene zuständige Person kein eigenes bexio-Login besitzt, kann sie dennoch E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.
Sobald Ihr Kunde einen Kommentar über den Network Link hinterlässt (oder eine Angebote akzeptiert oder abgelehnt), sendet das System automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an die im Dokument hinterlegte Ansprechpartner – unabhängig davon, ob diese über einen Benutzerzugang verfügt oder nicht.
Um diese Information zu überprüfen oder zu aktualisieren, öffnen Sie einfach das entsprechende Dokument (Offerte, Auftrag oder Rechnung) und gehen Sie auf den Reiter "Einstellungen" des Dokuments: Der Name der verantwortlichen Person ist dort im Feld "Ansprechpartner" aufgeführt.
So fügen Sie einen Ansprechpartner ohne Login hinzu
Um einen Korrespondenten ohne Zugriff hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:
1. Gehen Sie zu «Einstellungen» - «Alle Einstellungen» - «Funktionen & Module» - «Ansprechpartner (ohne Login)».
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Neuer Ansprechpartner».
3. Geben Sie Vorname, Nachname und eine eindeutige E-Mail-Adresse ein.
Bitte beachten Sie: Die verwendete E-Mail-Adresse darf nicht mit einem bestehenden bexio-Konto verknüpft sein (egal ob als Benutzer mit Login oder als anderer Ansprechpartner ohne Login). Falls die Adresse bereits im System registriert ist, erscheint eine Fehlermeldung, dass dieser Benutzer bereits existiert.
3. Klicken Sie auf Speichern.