L’un des principes comptables les plus importants peut se formuler de la manière suivante : « Pas de comptabilisation sans pièce justificative. » Sur ce point, bexio vous facilite les choses en vous permettant de joindre directement vos justificatifs (fichiers) à l'endroit où vous saisissez les documents associés dans le système et où l’écriture est générée. Vous avez également la possibilité de partager les fichiers joints avec vos clients afin qu’ils puissent les visualiser en ligne.
Sommaire
Vous souhaitez sauvegarder toutes vos données de la boîte de réception ?
Contactez notre support via le formulaire de contact. Nous vous proposons volontiers un service où nous exportons vos données et les mettons à votre disposition
Généralités sur le téléchargement de fichiers
Formats de fichiers acceptés : PNG, JPG, JPEG, GIF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF
Taille max. de fichier autorisé : La taille du fichier ne doit pas dépasser 12 Mo
Quantité maximale : Vous pouvez télécharger jusqu’à 25 fichiers à la fois.
Télécharger des fichiers dans la boîte de réception
Pour télécharger un fichier dans votre boîte de réception afin de le joindre à une écriture ou à un document, vous pouvez procéder de trois manières différentes. La boîte de réception se trouve sous « Apps » → « Boîte de réception ».
Si la boîte de réception n'est pas visible, vérifiez que le droit d'utilisateur « Téléchargement de documents » est bien activé sous « Paramètres » → « Packages > Apps > Utilisateurs » → « Gérer les utilisateurs ». Les trois procédures possibles sont les suivantes.
Via un téléchargement de fichiers
Dans la boîte de réception, cliquez sur « Télécharger » pour importer des fichiers par « glisser-déposer » ou en les sélectionnant sur votre ordinateur.
Via un envoi par e-mail
L'adresse e-mail que vous pouvez utiliser pour importer des documents par e-mail est indiquée en haut à droite.
Notez que cette adresse e-mail peut être personnalisée. Pour ce faire, cliquez sur la roue dentée à droite de l'adresse.
Saisissez un suffixe sous « Code pour boîte de réception » pour personnaliser votre « E-mail pour la boîte de réception ». Exemple : Le suffixe « Entreprise » donne → « upload.company@bexiofiles.com ».
Votre suffixe peut contenir les caractères suivants :
- 3 caractères minimum, 12 caractères maximum
- A-Z, a-z, 0-9, -, _
- Pas de caractères spéciaux ni d'espaces
Information concernant l’« adresse e-mail individuelle »
→ Si un fichier est envoyé à l'adresse e-mail individuelle, l'adresse e-mail de l'expéditeur est affichée dans bexio sous « Importé par ».
Informations sur l’« adresse e-mail codée »
→ L'adresse e-mail attribuée est attribuée par utilisateur. Si un autre utilisateur envoie un fichier via la même adresse électronique, le nom associé au document importé sera toujours celui de l'utilisateur auquel l'adresse est attribuée.
→ L'ancienne adresse e-mail codée est masquée, mais peut toujours être consultée via le symbole « Info ».
À noter pour l’envoi des fichiers : utilisez uniquement les formats de fichiers pris en charge. Pour que le téléchargement s’effectue correctement, n’ajoutez pas de fichiers supplémentaires en pièce jointe ni de texte dans le corps de l’e-mail.
N'envoyez pas de contenu avec un style spécifique ni d’autres fichiers dans l’e-mail. Il arrive par exemple qu’Outlook envoie un fichier « winmail.dat » dans les e-mails (vous pouvez l’en empêcher dans les paramètres du logiciel).
Via bexio Go (app Scanner)
Si vous souhaitez utiliser bexioGo pour importer des fichiers, consultez l’article suivant : « Guide d’utilisation bexioGo»
La boîte de réception
Une fois le fichier téléchargé, celui-ci apparaît dans la liste de votre boîte de réception. Cliquez sur le menu latéral (3 points) pour effectuer les opérations suivantes:
Les fichiers joints aux documents (bon de commande/facture fournisseur par exemple) ne peuvent pas être supprimés dans la boîte de réception. Les liens des fichiers joints s’affichent dans la vue d'ensemble. Notez qu’un fichier peut être lié à plusieurs documents.
Signification des symboles
 | → Le fichier a été importé dans la boîte de réception par e-mail. |
 | → Le fichier a été importé via le téléchargement de fichier. |
 | → Le fichier a été importé à l’aide de bexio Go. |
Télécharger une pièce jointe dans un document existant
Cliquez d’abord sur l’icône de document. Vous pouvez alors joindre votre fichier de deux façons différentes.
1ʳᵉ possibilité : « Ajouter des fichiers depuis la boîte de réception »
Cette action vous permet de joindre un fichier directement à partir de votre boîte de réception. Sélectionnez-le ou les fichiers souhaités et cliquez sur « Ajouter des fichiers ».
2ᵉ possibilité : « Importer des fichiers »
Cette option vous permet de sélectionner et de télécharger un fichier à partir de votre ordinateur. Cliquez sur « Sélectionner des fichiers » pour rechercher le ou les fichiers souhaités sur votre ordinateur.
Partager des fichiers avec vos clients
Le bouton de visibilité vous permet de mettre la pièce jointe à disposition de votre client sous forme de téléchargement dans bexio network.
Questions fréquentes sur la boîte de réception
Je n’arrive pas à importer de fichiers dans ma boîte de réception par e-mail. Que se passe-t-il ?
Ce problème est généralement causé par les signatures et les pièces jointes dans le logiciel de messagerie. Par défaut, de nombreux programmes de messagerie attachent des signatures et d'autres fichiers aux e-mails. Or, ceux-ci peuvent ne pas être traités correctement par bexio. Assurez-vous qu'aucune pièce jointe ou signature supplémentaire n'est envoyée par votre programme de messagerie (Outlook, Apple Mail, Gmail, etc.).
L'envoi par l’app Scanner est impossible
Vérifiez que les paramètres d'envoi d'e-mails ont été correctement définis dans l’app. Nous vous recommandons de tester l'envoi à deux ou trois autres adresses e-mail.
Information concernant l'imprimante OKI:
La série d'imprimantes OKI n’est malheureusement pas prise en charge par bexio. En effet, les imprimantes OKI envoient les documents numérisés dans un format qui ne peut pas être traité dans le logiciel. (Notez que cela peut également se produire avec d'autres modèles anciens d’imprimantes.)
Vous pouvez toutefois importer vos pièces justificatives dans votre boîte de réception à l'aide de l’app bexio Go ou à partir de votre ordinateur (Télécharger des fichiers dans la boîte de réception). Autre possibilité : envoyer directement les scans à votre propre adresse e-mail afin de les transférer ensuite vers votre boîte de réception.