In bexio wird jedem Kontakt eine eindeutige Nummer zugewiesen, um Ihre Administration zu vereinfachen. Standardmäßig beginnt die Nummerierung bei 1 (diese Nummer ist in der Regel dem Systemkontakt "bexio AG" zugewiesen). Sie können diese Nummern jedoch jederzeit an Ihr eigenes Ablagesystem anpassen.
Inhalt:
Kontaktnummer ändern
Funktionsweise der automatischen Nummerierung
Konkrete Beispiele
Wichtige Regeln
Kontaktnummer ändern
Um eine bestehende Kontaktnummer zu ändern:
- Gehen Sie zum Reiter "Kontakte".
- Öffnen Sie die gewünschte Kontaktseite.
- Klicken Sie oben rechts auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
- Geben Sie den gewünschten Wert im Feld "Kontakt-Nr." ein.
- Speichern Sie die Änderungen.
Funktionsweise der automatischen Nummerierung
Beim Erstellen eines neuen Kontakts generiert bexio automatisch die nächste Nummer nach folgender Regel:
- Das System identifiziert die höchste Nummer, die aktuell in Ihrer aktiven Datenbank verwendet wird, und addiert 1 hinzu.
Diese Regel gilt für alle Kontaktarten, auch für Personen, die mit einem Unternehmen verknüpft sind (Ansprechpartner).
Konkrete Beispiele
Logische Abfolge (+1)
Wenn die höchste Nummer in Ihrer Liste 105 ist, weist bexio dem nächsten erstellten Kontakt automatisch die Nr. 106 zu.
Verknüpfter Kontakt
Die Nummerierung erfolgt fortlaufend für alle Profile. Wenn Sie die Firma „Bäckerei Sonne“ erstellen (Nr. 200) und anschließend deren Geschäftsführer hinzufügen, erhält dieser die Nr. 201.
Serienwechsel
Um eine neue Nummernserie zu beginnen (z. B. für ein neues Jahr), ändern Sie manuell einen Kontakt auf die Nummer 202601. Der nächste Kontakt erhält dann automatisch die Nr. 202602.
Archivierung
Das System orientiert sich an den aktiven Kontakten. Wenn Sie die Nummern 101, 102 und 103 haben und die Nr. 103 archivieren, wird der nächste neu erstellte Kontakt wieder die Nr. 103 erhalten.
Wichtige Regeln
- Nur Zahlen: Buchstaben und Symbole sind nicht zulässig.
- Eindeutige Nummer: Zwei aktive Kontakte können nicht dieselbe Nummer haben.
- Wiederverwendung nach Archivierung: Wenn Sie einen Kontakt archivieren, wird seine Nummer für einen anderen Kontakt frei.
- Manuelle Änderung: Eine Massenbearbeitung von Nummern ist nicht möglich; jede Änderung muss manuell im jeweiligen Kontakt vorgenommen werden.
Der Kontakt-Import kann nicht dazu verwendet werden, bestehende Kontaktnummern zu "aktualisieren" oder zu ändern:
Wenn Sie einen Kontakt (z. B. "bexio") mit der Nr. 5 importieren, obwohl dieser bereits mit der Nr. 1 existiert, erstellt das System einen zweiten Kontakt, anstatt den alten zu ändern. Um Duplikate zu vermeiden, müssen Sie zuerst den bestehenden Kontakt (Nr. 1) archivieren und erst dann den Import mit der neuen Nummer (Nr. 5) durchführen.