Sobald Sie die monatliche Lohnabrechnung fertig gestellt haben, können Sie die Lohnabrechnung sperren. So verhindern Sie, dass noch nachträglich Änderungen vorgenommen werden, obwohl die Löhne bereits ausbezahlt wurden und die Lohnabrechnung verschickt wurde.
Mitarbeiter einzeln abschliessen
Sie können die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter abschliessen. Wenn beim Mitarbeiter noch ein rotes Ausrufezeichen ersichtlich ist, kann der Monat nicht abgeschlossen werden, da noch lohnrelevante Daten fehlen. Diese werden direkt in der Lohnabrechnung gekennzeichnet und können erfasst werden.
In diesem Beispiel fehlt für die Mitarbeitern Heidi Meier die Anzahl Stunden, welche Sie im August 2017 für das Unternehmen gearbeitet hat. Aus diesem Grund können Sie auch den Button "Lohnabrechnung abschliessen" nicht anklicken.
Sobald ich die Stunden noch eingetragen und gespeichert habe, wird der Button automatisch grün und ich kann die Mitarbeitern Heidi Meier abschliessen.
Alle Mitarbeiter abschliessen
Wenn alle Löhne für einen Monat erfasst sind, können Sie auch direkt alle Mitarbeiter mit einem Klick abschliessen. Gehen Sie dazu zu "Alle Mitarbeiter" und klicken Sie dort auf "Alle abschliessen".
Darstellung der abgeschlossenen Löhne
Sobald Sie die Lohnabrechnung als abgeschlossen markiert haben, wird das einerseits beim Mitarbeiter entsprechend dargestellt und andererseits sehen Sie auch direkt bei der Lohnabrechnung, welche Monate vollständig abgeschlossen sind und bei welchen zum Beispiel erst einen Teil der Mitarbeiter abgerechnet sind. In diesem Beispiel sind die Monate Januar - Juli vollständig abgerechnet und im Monat August ist 1 von 2 Mitarbeitern abgeschlossen.
Lohnabrechnung öffnen
Die Empfehlung von bexio ist mit Korrekturen im Folgemonat zu arbeiten und eine bereits abgeschlossene Lohnabrechnung nicht erneut zu öffnen!
Sie können grundsätzlich die Lohnabrechnung auch wieder öffnen. Geöffnet werden kann nur die unmittelbar vorgänige Lohnabrechnung. Es können keine Monate übersprungen werden.
Die Lohnabrechnung kann sich durch das Öffnen ändern, wenn sich die Stammdaten des Mitarbeiters oder des Unternehmens geändert haben.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat ab September einen neuen Monatslohn (Lohnerhöhung) erhalten und Sie haben diese bereits beim Mitarbeiter entsprechend eingetragen. Wenn Sie den August nochmals öffnen und Anpassungen vornehmen, wird dem Mitarbeiter bereits mit dem August Lohn eine höhere Lohnsumme ausbezahlt.
Mit Klick auf "Alle öffnen" oder direkt beim Mitarbeiter durch Klick auf "Lohnabrechnung öffnen" können Sie nochmals Anpassungen vornehmen.
Die Lohnabrechnung kann nicht geöffnet werden?
Die Lohnabrechnungen in bexio werden bei der «Übertragung der Buchungen» in die Finanzbuchhaltung gesperrt. Wenn Sie also zum Beispiel die Lohnabrechnung vom Monat November abschliessen und daraufhin in die Finanzbuchhaltung übertragen, können Sie diese erst wieder öffnen, wenn Sie die durchgeführte Buchung unter «Lohnabrechnung» → «Finanzbuchhaltung» → «November» storniert haben.