bexio vous donne la possibilité d’automatiser le processus des relances. Vous pouvez également continuer à exécuter vos relances manuellement (directement à partir d'une facture spécifique ou en créant des relances groupées via la procédure de relance).
Dans cet article, nous vous expliquons comment configurer et utiliser les relances automatiques.
Attention: Si vous activez le processus de relance automatique, ne déclenchez pas les relances manuellement en parallèle. Exécuter une relance manuelle alors que l'automatisation est active risque de générer des doublons et d'envoyer plusieurs rappels inutiles à vos clients.
Sommaire:
- Configurer les niveau de relances automatiques
- Comprendre le calcul des délais et des dates d'envoi
- Logique "Avant échéance"
- Logique "Après échéance" (Standard recommandé)
- Configurer les modèles d'e-mails de relance
- FAQ - Questions fréquentes
Configurer les niveau de relances automatiques
Pour activer et paramétrer l'automatisation pour l'ensemble de vos factures :
- Rendez-vous dans Paramètres > Tous les paramètres > Fonctions & modules > Niveaux de relance.
- Vous arrivez sur la vue d'ensemble de vos niveaux de relance (ex. Rappel de paiement, Rappel 1, Rappel 2).
- Cliquez sur le niveau de relance que vous souhaitez configurer.
- Dans la configuration, sous Envoyer des rappels de paiement automatiques par e-mail :
- Cochez la case Envoyer la relance.
- Indiquez le nombre de jours (ex. 10 jour(s)).
- Sélectionnez si le déclenchement se fait par exemple
après ou avant la date d'échéance
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez cette opération pour chacun de vos niveaux de relance.
Comprendre le calcul des délais et des dates d'envoi
Le système s'appuie sur deux champs pour planifier les envois :
- Délai par défaut en jours: Nombre de jours accordés au client pour payer une fois le rappel émis.
- Envoyer la relance [X] jours après/avant : Délai de temporisation avant le déclenchement automatique de l'e-mail.
Nous vous recommandons d'accorder 3 à 5 jours de marge après la date d'échéance théorique avant d'envoyer le premier rappel. Cela laisse le temps nécessaire au traitement bancaire des virements et évite d'envoyer un rappel injustifié si le client a payé au dernier moment.
Logique "Avant échéance"
Cette option permet de programmer des relances préventives avant l'échéance d'une facture ou d'un rappel.
Configuration des niveaux de relance
- Rappel de paiement : 5 jours avant la date d'échéance de la facture (+14 jours de délai de paiement)
- Relance 1 : 5 jours avant la date d'échéance du 1er rappel (+10 jours de délai de paiement)
- Relance 2 : 5 jours avant la date d'échéance du 2ème rappel (+7 jours de délai de paiement)
Exemple : Date d'échéance de la facture initiale = 24.07.2026
Rappel de paiement :
- Envoi : 5 jours avant le 24.07.2026 → 19.07.2026
- Nouvelle échéance (+14 jours) : 01.08.2026
Rappel 1 :
- Envoi : 5 jours avant le 01.08.2026 → 27.07.2026
- Nouvelle échéance (+10 jours) : 05.08.2026
Rappel 2 :
- Envoi : 5 jours avant le 05.08.2026 → 31.07.2026
- Nouvelle échéance (+7 jours) : 06.08.2026
Dans l'onglet Relances de la facture, les dates d'envoi automatique programmées s'afficheront ainsi :
Logique "Après échéance" (Standard recommandé)
Il s'agit du comportement classique : les rappels s'enchaînent naturellement après le dépassement des dates d'échéance.
Configuration des niveaux de relance
- Rappel de paiement : 5 jours après la date d'échéance de la facture (+14 jours de délai de paiement)
- Rappel 1 : 5 jours après la date d'échéance du 1er rappel (+10 jours de délai de paiement)
- Rappel 2 : 5 jours après la date d'échéance du 2ème rappel (+7 jours de délai de paiement)
Exemple : Date d'échéance de la facture initiale = 24.07.2026
Rappel de paiement :
- Envoi : 5 jours après le 24.07.2026 → 29.07.2026
- Nouvelle échéance (+14 jours) : 11.08.2026
Rappel 1 :
- Envoi : 5 jours après le 11.08.2026 → 16.08.2026
- Nouvelle échéance (+10 jours) : 25.08.2026
Rappel 2 :
- Envoi : 5 jours après le 25.08.2026 → 30.08.2026
- Nouvelle échéance (+7 jours) : 05.09.2026
Dans l'onglet Relances de la facture, l'échéancier s'affiche de manière claire et chronologique :
Configurer les modèles d'e-mails de relance
Pour que l'e-mail accompagnant vos relances soit prêt à l'envoi :
- Rendez-vous sous : Paramètres > Tous les paramètres > Fonctions et modules > Modèles d'e-mail.
- Modifiez un modèle existant ou créez-en un nouveau.
Veillez à ce que vos modèles d'e-mails soient définis comme modèles "Standard" et associés au bon niveau de relance correspondant afin que les relances s'envoient automatiquement.
Questions fréquentes - FAQ
Q1. Peut-on ajouter une relance automatique uniquement pour une facture spécifique ?
Oui, si vous ne souhaitez pas automatiser les relances pour l'ensemble de vos clients, vous pouvez configurer l'automatisation directement au cas par cas.
- Ouvrez la facture souhaitée.
- Accédez à l'onglet « Relances ».
- Cliquez sur le symbole du crayon à côté du niveau concerné pour activer l'automatisation et définir la date d'échéance spécifique.
Fonctionnement des rappels séquentiels (Rappels 2 et 3)
En raison de la gestion chronologique des échéances :
- Seul le 1er rappel est modifiable initialement.
- Le 2ème rappel devient modifiable uniquement après l'envoi effectif du 1er rappel.
- Vous ne pouvez pas adapter un rappel tant que le rappel précédent n'a pas été déclenché.
Q2. Puis-je repousser ou désactiver une relance pour un client particulier ?
Oui. Ouvrez la facture en question, allez dans l'onglet « Relances », puis cliquez sur le crayon pour ajuster la date d'envoi prévue ou décocher l'automatisation pour cette facture.
Q3. Peut-on appliquer des frais de relance payants ?
Vous découvrirez comment ajouter des frais de rappel dans bexio dans cet article de support : Frais de rappel
Q4. Pourquoi est-il fortement recommandé d'utiliser la logique « Après échéance » ?
Le mode « Après échéance » suit une chronologie classique et intuitive. À l'inverse, avec la logique « Avant échéance », le 3ème rappel risque d'être envoyé avant même que la date limite du 2ème rappel ne soit dépassée, ce qui peut désorienter vos clients.
Q5. Que se passe-t-il si le client règle sa facture entre-temps ?
Dès qu'un paiement total est saisi sur la facture ou rapproché automatiquement depuis votre e-banking, l'envoi automatique des relances suivantes est immédiatement interrompu.
Q6. Comment le jour de réception est-il compté dans le délai de paiement d'un rappel ?
Le jour d'émission du rappel est inclus dans le calcul du délai de paiement : la journée où le client reçoit la relance compte donc comme le premier jour.
Q7. Comment est calculée la date d'envoi d'un rappel ?
Pour déterminer la date d'envoi, bexio ne compte pas le jour de départ :
- Jour J : Date d'échéance de référence (ne compte pas)
- Jour J+1 : Début du décompte du nombre de jours configuré (avant ou après)
Q8. Que devient l'historique de mes documents lorsque j'active la fonction de relance automatique ?
Lorsque vous activez les relances automatiques, le système s'applique de manière rétroactive, mais uniquement sur une période de 7 jours dans le passé. Tout rappel dont la date théorique d'envoi dépasse ces 7 jours ne sera pas envoyé automatiquement et devra être exécuté manuellement.
Exemple:
- Date d'échéance de la facture (Payable jusqu'au) : 20 juillet 2026
- Activation des relances automatiques : 26 juillet 2026
Dans ce scénario, la relance automatique sera déclenchée et envoyée :
- Le 20 juillet 2026 compte comme le 1er jour.
- Les 6 jours suivants couvrent la période jusqu'au 26 juillet 2026 (soit 7 jours au total).
Si l'échéance de votre facture est antérieure au 20 juillet 2026 (plus de 7 jours révolus), la relance ne sera pas envoyée automatiquement. Vous devrez effectuer l'envoi manuellement depuis la facture ou la procédure de relance.