bexio bietet Ihnen die Möglichkeit, den Mahnprozess zu automatisieren. Sie können Ihre Mahnungen weiterhin auch manuell versenden (direkt aus einer bestimmten Rechnung oder durch Erstellung von Sammelmahnungen über den Mahnlauf).
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie automatische Zahlungserinnerungen einrichten und nutzen.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie den automatischen Mahnprozess aktivieren, lösen Sie parallel keine manuellen Mahnungen aus. Das manuelle Ausführen einer Mahnung bei aktiver Automatisierung birgt das Risiko von Duplikaten und dem Versand mehrerer unnötiger Erinnerungen an Ihre Kunden.
Inhalt:
- Automatische Mahnstufen einrichten
- Berechnung von Fristen und Versanddaten verstehen
- Logik «Vor Fälligkeit«
- Logik «Nach Fälligkeit« (Empfohlener Standard)
- E-Mail-Mahnvorlagen einrichten
- FAQ - Häufig gestellte Fragen
Automatische Mahnstufen einrichten
Um die Automatisierung für alle Ihre Rechnungen zu aktivieren und einzurichten:
- Gehen Sie zu «Einstellungen» - «Alle Einstellungen» - «Funktionen & Module» - «Mahnstufen».
- Sie gelangen zur Übersicht Ihrer Mahnstufen (z. B. Zahlungserinnerung, Mahnung 1, Mahnung 2).
- Klicken Sie auf die Mahnstufe, die Sie einrichten wollen.
- In der Konfiguration unter Automatische Zahlungserinnerungen per E-Mail senden:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Mahnung.
- Standardfrist in Tagen: Geben Sie die Anzahl der Tage an (z. B. 14 Tag(e)). - heisst wie lange Zeit hat Ihr Endkunde diese Mahnstufe zu bezahlen. In diesem Beispiel 14 Tage
- Wählen Sie aus, ob die Auslösung zum Beispiel
nach oder vor dem Fälligkeitsdatum erfolgt. Dies bezieht sich auf das vorherige Dokument. Bei der Zahlungserinnerung würde das die eigentliche Rechnung betreffen.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Ihrer Mahnstufen.
Berechnung von Fristen und Versanddaten verstehen
Das System nutzt zwei Felder zur Terminierung des Versands:
- Standardfrist in Tagen: Anzahl der Tage, die dem Kunden nach Ausstellung der Mahnung zur Zahlung gewährt werden.
- Mahnung [X] Tage nach/vor senden: Pufferzeit vor der automatischen Auslösung der E-Mail.
Wir empfehlen Ihnen, eine Toleranz von 3 bis 5 Tagen nach dem theoretischen Fälligkeitsdatum einzuräumen, bevor Sie die erste Mahnung senden. Dies gibt Banküberweisungen ausreichend Zeit zur Verarbeitung / Wochenende und Feiertage und verhindert unberechtigte Mahnungen, falls der Kunde im letzten Moment bezahlt hat.
Logik «Vor Fälligkeit«
Diese Option ermöglicht es Ihnen, vorbeugende Erinnerungen zu planen, bevor eine Rechnung oder eine vorherige Mahnung fällig wird.
Einrichtung der Mahnstufen
- Zahlungserinnerung: 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung (+14 Tage Zahlungsziel)
- Mahnung 1: 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der 1. Mahnung (+10 Tage Zahlungsziel)
- Mahnung 2: 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der 2. Mahnung (+7 Tage Zahlungsziel)
Beispiel: Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung = 24.07.2026
Zahlungserinnerung:
- Versand: 5 Tage vor dem 24.07.2026 → 19.07.2026
- Neue Fälligkeit (+14 Tage): 01.08.2026
Mahnung 1:
- Versand: 5 Tage vor dem 01.08.2026 → 27.07.2026
- Neue Fälligkeit (+10 Tage): 05.08.2026
Mahnung 2:
- Versand: 5 Tage vor dem 05.08.2026 → 31.07.2026
- Neue Fälligkeit (+7 Tage): 06.08.2026
Im Tab Mahnungen der Rechnung werden die geplanten automatischen Versanddaten wie folgt angezeigt:
Logik «Nach Fälligkeit« (Empfohlener Standard)
Dies ist das Standardverhalten: Die Mahnungen folgen natürlich aufeinander, nachdem die Fälligkeitsdaten überschritten wurden.
Einrichtung der Mahnstufen
- Zahlungserinnerung: 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung (+14 Tage Zahlungsziel)
- Mahnung 1: 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der 1. Mahnung (+10 Tage Zahlungsziel)
- Mahnung 2: 5 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der 2. Mahnung (+7 Tage Zahlungsziel)
Beispiel: Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung = 24.07.2026
Zahlungserinnerung:
- Versand: 5 Tage nach dem 24.07.2026 → 29.07.2026
- Neue Fälligkeit (+14 Tage): 11.08.2026
Mahnung 1:
- Versand: 5 Tage nach dem 11.08.2026 → 16.08.2026
- Neue Fälligkeit (+10 Tage): 25.08.2026
Mahnung 2:
- Versand: 5 Tage nach dem 25.08.2026 → 30.08.2026
- Neue Fälligkeit (+7 Tage): 05.09.2026
Im Tab Mahnungen der Rechnung wird der Zeitplan klar und chronologisch dargestellt:
E-Mail-Mahnvorlagen einrichten
Damit die E-Mail, die Ihre Mahnungen begleitet, versandbereit ist:
- Gehen Sie zu: «Einstellungen» - «Alle Einstellungen» - «Funktionen & Module» - «E-Mail-Vorlagen».
- Bearbeiten Sie eine bestehende Vorlage oder erstellen Sie eine neue.
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Vorlagen als „Standard“-Vorlagen definiert und der entsprechenden Mahnstufe zugewiesen sind, damit die Mahnungen automatisch versendet werden
FAQ - Häufig gestellte Fragen
F1. Kann eine automatische Mahnung nur für eine bestimmte Rechnung hinzugefügt werden?
Ja, wenn Sie Mahnungen nicht für alle Ihre Kunden automatisieren möchten, können Sie die Automatisierung direkt von Fall zu Fall einrichten.
- Öffnen Sie die gewünschte Rechnung.
- Gehen Sie zum Tab «Mahnungen».
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der entsprechenden Stufe, um die Automatisierung zu aktivieren und das spezifische Fälligkeitsdatum festzulegen.
Funktionsweise der sequenziellen Mahnungen (Mahnungen 2 und 3)
Aufgrund der chronologischen Verwaltung der Fälligkeiten:
- Initial ist nur die 1. Mahnung bearbeitbar.
- Die 2. Mahnung wird erst nach dem tatsächlichen Versand der 1. Mahnung bearbeitbar.
- Sie können eine Mahnung erst anpassen, wenn die vorherige ausgelöst wurde.
F2. Kann ich eine Mahnung für einen bestimmten Kunden verschieben oder deaktivieren?
Ja. Öffnen Sie die betreffende Rechnung, gehen Sie zum Tab «Mahnungen» und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um das geplante Versanddatum anzupassen oder die Automatisierung für diese Rechnung zu deaktivieren.
F3. Können Mahngebühren automatisch erhoben werden?
Wie Sie in bexio Mahngebühren hinzufügen können, erfahren Sie in diesem Support-Beitrag: Mahngebühren
F4. Warum wird dringend empfohlen, die Logik «Nach Fälligkeit» zu verwenden?
Der Modus «Nach Fälligkeit» folgt einer chronologischen und intuitiven Abfolge. Im Gegensatz dazu besteht bei der Logik «Vor Fälligkeit« das Risiko, dass die 3. Mahnung gesendet wird, bevor die Frist der 2. Mahnung abgelaufen ist, was Ihre Kunden verwirren kann.
F5. Was passiert, wenn der Kunde die Rechnung in der Zwischenzeit bezahlt?
Sobald eine vollständige Zahlung für die Rechnung erfasst oder automatisch über Ihr E-Banking abgeglichen wurde, wird der automatische Versand nachfolgender Mahnungen sofort gestoppt.
F6. Wie wird der Empfangstag bei der Zahlungsfrist einer Mahnung gezählt?
Der Tag der Ausstellung der Mahnung ist in der Berechnung der Zahlungsfrist enthalten: Der Tag, an dem der Kunde die Mahnung erhält, zählt somit als erster Tag.
F7. Wie wird das Versanddatum einer Mahnung berechnet?
Zur Bestimmung des Versanddatums zählt bexio den Starttag nicht mit:
- Tag T: Referenz-Fälligkeitsdatum (zählt nicht)
- Tag T+1: Beginn der Countdown-Zählung der konfigurierten Anzahl von Tagen (vor oder nach)
F8. Was passiert mit der Historie meiner Dokumente, wenn ich die automatische Mahnfunktion aktiviere?
Wenn Sie die automatischen Mahnungen aktivieren, wendet das System diese rückwirkend an, jedoch nur über einen Zeitraum von 7 Tagen in der Vergangenheit. Jede Mahnung, deren theoretisches Versanddatum diese 7 Tage überschreitet, wird nicht automatisch versendet und muss manuell ausgeführt werden.
Beispiel:
- Fälligkeitsdatum der Rechnung (Zahlbar bis): 20. Juli 2026
- Aktivierung der automatischen Mahnungen: 26. Juli 2026
In diesem Szenario wird die automatische Mahnung ausgelöst und versendet:
- Der 20. Juli 2026 zählt als 1. Tag.
- Die folgenden 6 Tage decken den Zeitraum bis zum 26. Juli 2026 ab (insgesamt 7 Tage).
Wenn das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung vor dem 20. Juli 2026 liegt (mehr als 7 volle Tage vergangen), wird die Mahnung nicht automatisch versendet. Sie müssen den Versand manuell aus der Rechnung oder über den Mahnlauf vornehmen.