La fonctionnalité Analyse des ventes (accessible depuis le menu Ventes) vous permet d'exporter les données de vos factures, commandes et offres sous forme de fichier Excel sur une période sélectionnée. Toutes les données relatives aux positions de vos opérations y sont intégrées en temps réel.
Sommaire :
Structure du fichier
Le fichier généré comprend 4 feuilles de calcul :
- Données brutes : contient l'intégralité des positions exportées. Idéal pour réaliser vos propres formules ou analyses sur mesure.
- Tableaux croisés dynamiques (Pivot Tables) : trois feuilles de synthèse préconfigurées (Clients, Produits, Factures) offrant une vue d'ensemble personnalisable.
Créer une exportation
L'exportation s'effectue en temps réel. Lorsque vous enregistrez un nouveau document, celui-ci est disponible dans l'analyse après un court instant.
- Allez dans Ventes > Analyse.
- Sélectionnez la période souhaitée.
- Cliquez sur le bouton d'exportation Excel.
- Le fichier se télécharge automatiquement sur votre ordinateur.
Gestion des droits des utilisateurs
Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à l'analyse et télécharger le fichier.
Configurer les droits pour un utilisateur spécifique :
Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs > Gérer les utilisateurs et ajustez les autorisations suivantes :
- Module : définit si le collaborateur a accès au menu Analyse (Oui / Non).
- Télécharger : autorise le téléchargement de l'exportation Excel (Oui / Non).
Si un utilisateur dispose du droit de téléchargement, l'ensemble des données de l'entreprise sera exporté. L'exportation ne restreint pas les données selon la visibilité habituelle de l'utilisateur. Exemple : même si un collaborateur est configuré pour ne consulter que ses propres factures dans l'application, l'exportation Excel contiendra toutes les factures de l'entreprise.
Exemples pratiques
Les statuts disponibles dans le fichier d'exportation sont les suivants : Brouillon, En suspens, Payée, Partiellement payée, Annulée, Non payée, Confirmée, Terminée.
Les étapes de relance ne sont pas exportées et restent consultables uniquement sur bexio office.
Avant d'analyser vos données, assurez-vous que les prérequis de votre évaluation sont bien configurés. En haut de chaque feuille de calcul, les premières lignes indiquent les paramètres appliqués par défaut (par exemple, l'année civile en cours ou le type de document « Facture »).
Si vous souhaitez analyser d'autres données, ajustez ces filtres de départ selon vos besoins (sélection d'une autre période ou d'un autre type de document, par exemple).
Identifier vos 10 meilleurs clients (Utile pour préparer une opération de fidélisation ou des cadeaux de fin d'année)
- Ouvrez la feuille de calcul « Évaluations clients ».
- Par défaut, les clients sont automatiquement triés par chiffre d'affaires décroissant : vos meilleurs clients apparaissent ainsi en tête de liste.
- Observez simplement les 10 premières lignes du tableau.
Quels produits ont généré moins de 1 000 CHF de chiffre d'affaires ? (Utile pour identifier et retirer de votre catalogue les articles les moins rentables)
Par défaut, la feuille « Évaluation des produits » classe vos articles par chiffre d'affaires décroissant (du plus rentable au moins rentable).
- Ouvrez la feuille de calcul « Évaluation des produits ».
- Cliquez sur le bouton de filtre de la colonne du chiffre d'affaires (ou des produits).
- Sélectionnez Filtres numériques > Inférieur à (ou Moins de).
- Saisissez 1000 et validez.
- Le tableau affichera uniquement les articles ayant généré un chiffre d'affaires strictement inférieur à 1 000 CHF.
Quel était le volume des commandes sur une période donnée (ex. juillet 2026) ?
(Utile pour mesurer l'impact d'une campagne commerciale ou d'une action marketing)
- Ouvrez la feuille de calcul « Évaluation des factures ».
- Dans le filtre Type de document, sélectionnez « Commande ».
- Filtrez ensuite la période souhaitée (ex. « Juillet 2026 »).
- Le tableau croisé dynamique affiche automatiquement le volume total des commandes générées sur cette période.
Quels clients ont acheté un produit spécifique ? (Ex. pour effectuer un rappel de produit ou envoyer une information ciblée)
Par défaut, la feuille « Évaluation des produits » présente la liste globale des articles vendus et le chiffre d'affaires correspondant. Vous pouvez facilement ajouter le détail des clients pour chaque produit.
- Ouvrez la feuille de calcul « Évaluation des produits ».
- Cliquez sur le tableau croisé dynamique pour afficher la Liste des champs.
- Glissez-déposez le champ « Société ou nom » dans la zone Lignes (sous le champ du produit).
- Le tableau se met à jour et affiche désormais la liste des clients ayant acheté chaque produit.
Quel est le montant total des factures ouvertes ? (Avoir une vue d'ensemble des encaissements à venir)
Par défaut, la feuille affiche le montant cumulé de toutes les factures, quel que soit leur statut (y compris les factures annulées, payées, partiellement réglées, etc.). Pour obtenir les encaissements attendus, vous devez filtrer par statut.
- Ouvrez la feuille de calcul « Évaluation des factures ».
- Affichez la liste des champs du tableau croisé dynamique.
- Glissez-déposez le champ « Statut » dans la zone Filtres.
- Dans le filtre qui apparaît au-dessus du tableau, sélectionnez uniquement le statut « Ouverte ».
Aide à la lecture des tableaux croisés dynamiques
Pour en savoir plus sur le fonctionnement et la personnalisation des tableaux croisés dynamiques dans Microsoft Excel, vous pouvez consulter le support officiel de Microsoft.
L'assistance bexio couvre l'exportation des données mais ne propose pas de support technique avancé sur l'utilisation et la personnalisation du logiciel Microsoft Excel.