Mit bexio können Sie den Versand Ihrer monatlichen Lohnabrechnungen automatisieren. Die Dokumente werden als verschlüsselte PDFs direkt an die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden gesendet.
1. Voraussetzungen für den Versand
Bevor Sie den Sammelversand starten können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Abschluss: Alle Lohnabrechnungen des entsprechenden Monats müssen den Status "Abgeschlossen" haben.
- Mitarbeiter-Daten: Unter Mitarbeiter > Personalien muss für jede Person eine E-Mail-Adresse sowie eine AHV-Nummer hinterlegt sein.
- Lohnverantwortung: Unter Dokumente > Unternehmen > Unternehmen > Angaben Lohnausweis muss eine E-Mail-Adresse für die lohnverantwortliche Person hinterlegt sein (für den Erhalt der Kopien/CC).
2. Den Versand auslösen
Sie finden die Funktion unter: Lohnabrechnungen > Monat wählen > Alle Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf den Button "E-Mail an alle".
- Validierung: bexio prüft nun automatisch, ob alle Voraussetzungen (E-Mail-Adressen, AHV-Nummern etc.) erfüllt sind.
- Fehlermeldung: Sollten Daten fehlen, zeigt bexio eine Liste der betroffenen Mitarbeitenden an. Klicken Sie direkt auf den Namen, um die fehlende Angabe zu ergänzen.
- Bestätigung: Sind alle Daten korrekt, wird der Versand geplant.
3. Status und Planung („Warum geplant?“)
Nach dem Klick wird der Versand in eine Warteschlange eingereiht, um die Systemstabilität zu gewährleisten. Der eigentliche Versand erfolgt meist innerhalb weniger Minuten.
- 🟡 Gelbes Symbol: Die E-Mails befinden sich in der Warteschlange.
- 🟢 Grünes Symbol: Der Versand wurde erfolgreich abgeschlossen.
- Kontrolle: Die lohnverantwortliche Person erhält jede versendete E-Mail in Kopie (CC) als Beleg für den erfolgten Versand.
Wichtig: Der E-Mail-Versand über diese Funktion ist nur einmal pro Monat möglich. Ein Testlauf ist nicht vorgesehen.
4. Individuelle Anpassungen & Sicherheit
Passwort für das PDF definieren
Die Lohnabrechnungen sind standardmässig passwortgeschützt. Sie können das Format unter Unternehmen > Emailing paystubs wählen:
- AHV-Nummer: Ohne Punkte (z. B. 7561234567890).
- Geburtsdatum: Ohne Punkte (z. B. 10041987).
- Einheitliches Passwort: Ein festes Passwort für alle Mitarbeitenden.
E-Mail-Texte und Sprache
bexio erkennt die unter „Personalien“ hinterlegte Sprache des Mitarbeitenden und versendet die E-Mail automatisch in Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Die Texte können unter Unternehmen > Der E-Mail-Versand von Lohnabrechnungen individuell angepasst werden.
5. Unterschied: E-Mail-Versand vs. Manueller Download
Es ist wichtig zu verstehen, wann Sie welche Funktion nutzen:
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Funktion
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Sammelversand per E-Mail
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Manueller Download (Sonstiges/Export)
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Zielgruppe
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Alle Mitarbeitenden gleichzeitig.
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Einzelne Dokumente oder interne Ablage.
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Sicherheit
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Verschlüsseltes PDF (Passwortschutz).
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Standard-PDF (kein Passwortschutz).
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Zustellung
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Direkt per E-Mail aus bexio.
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Manueller Versand via eigenes Mailprogramm.
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Häufigkeit
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Nur einmalig pro Monat möglich.
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Beliebig oft möglich.
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Profi-Tipp für den Support:
Sollte ein Mitarbeiter sein PDF nicht öffnen können, prüfen Sie zuerst unter Unternehmen > Der E-Mail-Versand von Lohnabrechnungen, welches Passwortformat aktuell eingestellt ist. Oft wurde das Passwort individuell geändert, während der Mitarbeiter noch versucht, die AHV-Nummer einzugeben.