Questo articolo spiega come modificare o eliminare una fattura in base al suo stato. Nella gestione quotidiana della tua attività, una fattura potrebbe contenere un errore o dover essere annullata. A seconda del suo stato, alcune modifiche rimangono possibili, mentre altre sono limitate per motivi legali e contabili.
Prima di apportare qualsiasi modifica o eliminare una fattura, tieni presente quanto segue:
- L'eliminazione di una fattura è irreversibile.
- Una fattura eliminata non può essere recuperata.
- Il numero di una fattura eliminata non viene riassegnato automaticamente.
Sommario:
- Modificare una fattura in base al suo stato
- Stato "Bozza"
- Stato "In sospeso" o "Scaduta"
- Stato "Parzialmente pagata" o "Pagata"
- Eliminare una fattura
- Fatture con stato "Bozza"
- Fatture con stato "In sospeso", "Scaduta" o "Pagata"
- La fattura è stata eliminata e desideri riutilizzare lo stesso numero?
1. Modificare una fattura in base al suo stato
Il livello di modifica consentito dipende interamente dallo stato attuale della fattura.
Stato "Bozza"
Puoi modificare tutto (dati del cliente, posizioni, prezzi, condizioni).
Stato "In sospeso" o "Scaduta"
Una fattura finalizzata non può più essere modificata direttamente. Per apportare correzioni, devi prima riportarla allo stato Bozza.
Prerequisito: La fattura deve essere completamente non pagata; non deve essere stato registrato alcun pagamento.
Procedura:
- Apri la fattura in questione.
- Clicca sul pulsante d'azione Modifica di nuovo la fattura.
- Lo stato della fattura torna a "Bozza": ora puoi modificare tutte le informazioni.
Stato "Parzialmente pagata" o "Pagata"
Per motivi legali e contabili, una fattura pagata non può più essere modificata nel suo contenuto (importi, posizioni, informazioni sul cliente). Tuttavia, è possibile correggere gli errori di registrazione contabile.
Puoi correggere i conti di imputazione.
Prerequisiti:
- Devi disporre del permesso utente "Modifica fattura".
- L'anno contabile in questione deve essere aperto.
- Il periodo IVA in questione deve essere aperto.
Procedura:
- Apri la fattura in questione (che deve avere lo stato "Pagata" o "Parzialmente pagata"), quindi clicca sul pulsante "Modifica conti di registrazione".
- Modifica il conto per le posizioni desiderate.
- Clicca su Salva. La modifica si rifletterà automaticamente nella fattura e nella contabilità
Tutte queste modifiche sono tracciate. Puoi vedere quale utente ha modificato i conti contabili e quando, direttamente nella Cronologia della fattura.
Nota relativa alle note di credito: Se la tua fattura è stata compensata con una nota di credito, quest'ultima non viene influenzata dalla modifica. È necessario correggere i conti di imputazione della nota di credito separatamente.
2. Eliminare una fattura
L'eliminazione di una fattura è possibile solo se non ha un'esistenza legale o contabile definitiva.
Fatture con stato "Bozza"
Una fattura nello stato bozza può essere eliminata in qualsiasi momento.
Procedura:
- Apri la fattura corrispondente.
- Clicca sull'icona del cestino per eliminarla.
Fatture con stato "In sospeso", "Scaduta" o "Pagata"
Le fatture che sono già state finalizzate o pagate non possono essere eliminate direttamente.
Alternativa raccomandata
Se la fattura è già stata inviata al cliente o è stato registrato un pagamento, si consiglia di procedere come segue:
- Clicca sul pulsante "Annulla fattura" (se l'option è disponibile).
- Oppure crea una nota di credito nella scheda "Pagamento in entrata & crediti" per stornare la fattura nella contabilità.
Se di conseguenza hai la necessità di effettuare delle registrazioni manuali prima nota, ti consigliamo vivamente di consultare il tuo fiduciario o contabile per garantire la conformità delle tue registrazioni contabili e dell'IVA.
3. La fattura è stata eliminata e desideri riutilizzare lo stesso numero?
Se hai eliminato una fattura e hai l'assoluta necessità di riassegnare il suo numero a un nuovo documento, ecco la procedura alternativa da seguire:
- Vai su "Impostazioni" → "Tutte le impostazioni" → "Funzioni & Modeli" → "Fattura".
- Nelle impostazioni predefinite del documento, deseleziona la casella "Assegna i numeri automaticamente", quindi clicca su "Salva".
- Successivamente, crea un nuovo documento e inserisci manualmente il numero della fattura precedentemente eliminata.
Importante: Una volta creata la fattura con il numero desiderato, non dimenticare di tornare alle impostazioni standard per riattivare la numerazione automatica.